Tone of voice er din virksomheds stemme og personlighed. I online kommunikation kan det være særligt svært at styre, hvordan vi bliver opfattet, fordi vi mangler vores naturlige kropssprog. Derfor er det vigtigt, at virksomheder tænker over deres tone of voice. Læs med her – og find din virksomheds stemme. 

Når vi taler ansigt til ansigt, spiller den non-verbale kommunikation en stor rolle. Kropssprog, ansigtsudtryk, toneleje og fagter taler sit helt eget sprog. Men når vi kommunikerer online, mister vi meget af den non-verbale kommunikation – eller også bliver den erstattet af andre non-verbale virkemidler som billeder giffer, fonte, emojis eller andet. 

Imens vi lærer at afkode non-verbale virkemidler som kropssproget fra vi er små, så er de digitale non-verbale virkemidler mere diffuse, og de kan variere alt efter hvilken omgangskreds, de benyttes i. Derfor er det helt afgørende, at du tænker over din tone of voice. Det er nemlig ikke, hvad du siger, men måden du siger det på, der afgør, hvordan dit budskab bliver modtaget.

Din tone of voice hjælper modtagerne til bedre at forstå og aflæse dig. Derudover hjælper den rette tone of voice dig også til at:

  • Give personlighed til din virksomheds brand

  • Skabe genkendelighed

  • Sikre effektiv kommunikation

  • Virke troværdig og autentisk

  • Adskille din virksomhed fra konkurrenterne


Måske har du ikke truffet et bevidst valg om, hvordan du gerne vil lyde, når du kommunikerer på vegne af din virksomhed. Men det betyder ikke, at I ikke har en tone of voice. Det betyder blot, at du ikke udnytter potentialet eller i værste fald, at den stikker i flere forskellige retninger, afhængigt af hvem der taler og dermed mudrer billedet af din virksomhed.

I dette blogindlæg lister vi en række områder, du kan gennemgå, så du lynhurtigt kan komme i gang med at skabe en tone of voice, der er særlig, konsistent, klar – og ikke mindst relevant for din virksomheds målgruppe.

Hvem taler I til?

Start med at researche. Du skal have klargjort – hvis ikke du allerede ved det – hvem I taler til – altså dine personaer. Det vil senere hjælpe dig til at finde en tone of voice, der passer til dem. Men husk på, at den stadig skal passe til din virksomheds kultur og værdier. Derudover kan I også kigge på følgende:

  • Interviews med interesserenter vil give et mere bredt billede af, hvem I taler til

  • Fokusgrupper kan give en mere kvantitative svar

  • Eksisterende indhold vil afsløre, om der er gode eksempler på content, som I gerne vil lave mere af. Måske følger I allerede en uskreven tone of voice, som I kan udbygge?

Husk på, at jo mere indsigt, du kan få, des bedre. Det er ikke kun din målgruppe, der spiller ind på din tone of voice, men også hvad dine forretningsmål er, hvem dine konkurrenter er, hvad dine konkurrenter gør, der virker – og hvor I vil kunne adskille jer i forhold til dem. Spørg dig selv følgende:

  • Hvad vil I gerne kommunikere?

  • Hvad gør jer unikke?

  • Hvad står I for?


Er der en sammenhæng i disse svar – og kommunikerer I det, I gerne vil? Inddrag gerne dele af organisationen i denne lille rundspørge. De afslører, hvis der ikke er sammenhæng og indstiller desuden dine kolleger på, at de snart skal til at arbejde med netop jeres tone of voice. 

Få værktøjerne til at afholde en workshop for jeres salgs- og marketingteam, så  I sammen kan finde frem til jeres personas og deres købsrejser.

Hvad er jeres tone of voice?

Nu kan du blive mere klar på din virksomheds stemme. Hvem taler og hvordan? Kig på følgende:

Stemmen

Jeres stemme er konstant og rummer stil og holdning til læseren, produktet, markedet og konkurrencen. Den er så at sige dit brands personlighed. Spørg dig selv:

  • Hvis min virksomhed var en person, hvilken personlighed ville den så have?

  • Hvilke karaktertræk er typiske for den?

  • Er den afslappet eller formel?

  • Bruger den slang eller indforståede ord, der er branchespecifikke?

Stræb ikke efter at være noget, som I alligevel ikke er. Sørg i stedet for at din stemme er konsistent. Det virker mere autentisk.

Tonen

Handler mere om attituden, og kan godt ændre sig alt efter budskabet i forskellige stykker content. Den beskriver hvilken fornemmelse eller følelser, der ligger bag det, du siger. Er den selvsikker, sarkastisk, udfordrende, opmuntrende eller ligefrem. Eller noget helt andet?

Vælg tre, der bedst beskriver tonen, hvis du har svært ved at beslutte det. Eventuelt med gradbøjninger såsom ’selvsikker, men ikke arrogant’. Det altafgørende er troværdigheden, så sørg for, at tonen passer til din virksomhed. Hvor din stemme altid skal være den samme, så kan tonen variere i forhold til kontekst. Det kan derfor give god mening at diskutere, hvordan tonen skal være i en given kontekst. Spørg dig selv:

 

  • Hvad er formålet med dette indhold?

  • Hvem skriver jeg til?

  • Hvordan har de det følelsesmæssigt?

  • Hvad forsøger de at forstå?

 

Når du har svarene, kan du nemt konkludere, hvilken tone du bør bruge.

Sprog

Hvilke ord er essentielle, og hvilke ord skal ikke bruges. Er du i tvivl, så kig på indhold, der minder om det, du gerne vil lave, lige fra hjemmesider til aviser og romaner. Derudover skal du også kigge på, hvor teknisk sprogbrug du har, og hvor tæt op ad hverdagssprog, det ligger. Skal det være sjovt, fantasifuldt, nytænkende eller inspirerende.

Struktur

Lige som når en journalist benytter sig af forskellige fortællemodeller, skal du også finde ud af, hvilken struktur du skal have på dit content. Har det struktur af en samtale, svares der på spørgsmål, er det journalistens omvendte trekant, hvor man fortæller det vigtigste først, eller vrimler jeres indhold med anekdoter.

Ordvalg

Det er også vigtigt at få klarlagt, hvilke ord og vendinger din virksomhed bruger – og hvilke I absolut ikke bruger. Også i forhold til jeres produktnavne. Eksempelvis kunne et it-firma vælge, at de ikke omtaler deres produkt som et ’program’, men som en ’service’. Tænk også over, om I bruger mange engelske ord, gammeldags udtryk eller slang. Det er alt sammen med til at forme jeres tone of voice.

Hvordan bruger I jeres tone of voice?

Den vigtigste del af hele arbejdet med tone of voice er implementeringen. Det nytter ikke noget at have nedfældet gyldne guidelines, hvis ingen følger dem. Her kommer 6 ting, der skal være på plads.

1. Tilgængelighed

Hvis du vil sikre dig, at de ansatte forstår jeres tone of voice, skal du ikke alene forklare den, bruge den og referere til den, men også sikre dig, at den ligger åben og tilgængelig for alle involverede, både online og på skrift. 

2. Træning

Nogle skal hjælpes mere på vej end andre med tone of voice. Især hvis I markant ændrer jeres tone of voice. Sørg for at alle er klædt på til, hvad definitionen er på godt content, der viser jeres tone of voice på bedste vis. 

3. Tekstforfattere

De fleste kan skrive, men det det de færreste, der er trænet i at skrive godt som journalister eller tekstforfattere. Sørg for, at det vigtigste content, som kunden ser i løbet af salgscyklussen, er skrevet af professionelle.

4. Korrektur

Sørg nu for at få læst ordentligt korrektur på teksterne. Alle laver fejl eller slår forkert på tastaturet, og der er ikke noget værre end hjemmesider fyldt med sjuskefejl. Sørg for at få læst korrektur på alt, før det publiceres – enten in-house eller eksternt.

5. Inspiration

For at få implementeret en tone of voice guide i en virksomhed, kan det også være en stor hjælp at linke til en brand bible, der blandt andet viser grafiske elementer og typografi, da dette også kan hjælpe til forståelsen og dermed udførelsen.

6. Style guide

Denne hjælper med at sikre, at I er konsekvente med jeres stavning, tegnsætning, måde at skrive datoer og telefonnumre osv. Hvis ikke I selv har mod på at gennemgå alt fra brug af adverbier til udråbstegn, kan I inkorporere en allerede eksisteren fra en tredje part.

Hvad skal der ske videre?

Din tone of voice ikke hugget i sten – og kan og vil formentlig ændre sig over tid. Så sørg for jævnligt at tjekke, om den stadig er relevant, og om den afspejler jeres kultur, personlighed og målgruppe.

Sørg for, at den afspejles i alle lag af jeres kommunikation, så I fortsat cementerer jeres autencitet overfor målgruppen med jeres tone of voice. På den måde vil de blive ved med at engagere sig i din virksomhed, føles sig knyttet til den og blive ved med at komme tilbage efter mere.

Test: Hvor godt passer inbound til din virksomhed?

Let’s stay in touch. Subscribe to Avidly’s blog