Hvis du nogensinde er blevet stillet den opgave, at producere cases til din virksomheds website, så...
Når vi taler ansigt til ansigt, spiller den non-verbale kommunikation en stor rolle. Kropssprog, ansigtsudtryk, toneleje og fagter taler sit helt eget sprog. Men når vi kommunikerer online, mister vi meget af den non-verbale kommunikation – eller også bliver den erstattet af andre non-verbale virkemidler som billeder giffer, fonte, emojis eller andet. Derfor er det vigtigt, at du har gjort dig nogle tanker om virksomhedens tone of voice. Det er nemlig ikke, hvad du siger, men måden du siger det på, der afgør, hvordan dit budskab bliver modtaget.
Imens vi lærer at afkode non-verbale virkemidler som kropssproget fra vi er små, så er de digitale non-verbale virkemidler mere diffuse, og de kan variere alt efter hvilken omgangskreds, de benyttes i. Din tone of voice hjælper modtagerne til bedre at forstå og aflæse dig. Derudover hjælper den rette tone of voice dig også til at:
- Give personlighed til din virksomheds brand
- Skabe genkendelighed
- Sikre effektiv kommunikation
- Virke troværdig og autentisk
- Adskille din virksomhed fra konkurrenterne
Måske har du ikke truffet et bevidst valg om, hvordan du gerne vil lyde, når du kommunikerer på vegne af din virksomhed. Men det betyder ikke, at I ikke har en tone of voice. Det betyder blot, at du ikke er bevidst om den, eller i værste fald, at den stikker i flere forskellige retninger.
Nedenfor finder du de områder, du bør gennemgå for at skabe en tone of voice, der er særlig, konsistent, klar – og ikke mindst relevant for din virksomheds målgruppe.
1. Hav fokus på målgruppen
Start med at afgøre, hvem du taler til – her kan du med fordel bruge dine personaer. At have en persona i baghovedet vil hjælpe dig til at finde en tone of voice, der passer til dem, der skal læse dine tekster.
Når du ved, hvem du taler til, kan du bruge følgende metoder til at grave lidt dybere i, hvilken type tekster, de kan lide:
- Interviews med folk i din målgruppe: Spørg f.eks. ind til, hvad de foretrækker at læse, og hvorfor det lige netop er det, de kan lide.
- Fokusgrupper: Lad en gruppe af folk, som passer på din målgruppe, diskutere eksempler på tekster med forskellig tone of voice.
- Gennemgang af eksisterende indhold: Er der en uskreven tone of voice at finde i det indhold, I har, og hvordan fungerer den på jeres målgruppe?
2. Find stemmen og tonen i jeres tone of voice
Når du har et godt billede af, hvad din målgruppe er til, kan du blive mere konkret på, hvordan din tone of voice skal være. Start med stemmen:
Stemmen
Jeres stemme er konstant og rummer stil og holdning til læseren, produktet, markedet og konkurrencen. Den er så at sige dit brands personlighed. Spørg dig selv:
- Hvis min virksomhed var en person, hvilken personlighed ville den så have?
- Hvilke karaktertræk er typiske for den?
- Er den afslappet eller formel?
- Bruger den slang eller indforståede ord, der er branchespecifikke?
Stræb ikke efter at være noget, som din virksomhed ikke er. Sørg i stedet for at din stemme er konsistent. Det virker mere autentisk.
Tonen
Tonen beskriver hvilken fornemmelse eller hvilke følelser, der ligger bag det, du siger. Er den selvsikker, sarkastisk, udfordrende, opmuntrende eller ligefrem. Eller noget helt andet?
Vælg tre, der bedst beskriver tonen, hvis du har svært ved at beslutte det. Eventuelt med gradbøjninger såsom ’selvsikker, men ikke arrogant’. Det altafgørende er troværdigheden, så sørg for, at tonen passer til din virksomhed. Hvor din stemme altid skal være den samme, så kan tonen variere i forhold til kontekst. Det kan derfor give god mening at diskutere, hvordan tonen skal være i en given kontekst. Spørg dig selv:
- Hvad er formålet med dette indhold?
- Hvem skriver jeg til?
- Hvordan har de det følelsesmæssigt?
- Hvad forsøger de at forstå?
Når du har svarene, kan du nemt konkludere, hvilken tone du bør bruge.
3. Definer sprogbrugen
Hvilke ord er essentielle, og hvilke ord skal ikke bruges. Er du i tvivl, så kig på indhold, der minder om det, du gerne vil lave, lige fra hjemmesider til aviser og romaner. Derudover skal du også kigge på, hvor teknisk sprogbrug du har, og hvor tæt op ad hverdagssprog, det ligger. Skal det være sjovt, fantasifuldt, nytænkende eller inspirerende?
Struktur
Lige som når en journalist benytter sig af forskellige fortællemodeller, skal du også finde ud af, hvilken struktur du skal have på dit indhold. Har det struktur af en samtale, svares der på spørgsmål, er det journalistens omvendte trekant, hvor man fortæller det vigtigste først, eller skal I bruge anekdoter i jeres indhold?
Ordvalg
Det er også vigtigt at få klarlagt, hvilke ord og vendinger din virksomhed bruger – og hvilke I ikke bruger. Også i forhold til jeres produktnavne. Eksempelvis kunne et it-firma vælge, at de ikke omtaler deres produkt som et ’program’, men som en ’service’. Tænk også over, om I bruger mange engelske ord, gammeldags udtryk eller slang. Det er alt sammen med til at forme jeres tone of voice.
4. Beslut, hvordan jeres tone of voice skal bruges
Den vigtigste del af hele arbejdet med tone of voice er implementeringen. Det nytter ikke noget at have nedfældet gyldne guidelines, hvis ingen følger dem. Her kommer 6 ting, der skal være på plads.
1. Tilgængelighed
Hvis du vil sikre dig, at de ansatte forstår jeres tone of voice, skal du ikke alene forklare den, bruge den og referere til den, men også sikre dig, at den ligger åben og tilgængelig for alle involverede, både online og på skrift.
2. Træning
Nogle skal hjælpes mere på vej end andre med tone of voice. Især hvis I markant ændrer den. Sørg for at alle er klædt på til at producere indhold, der viser jeres tone of voice på bedste vis.
3. Korrektur
Alle laver fejl eller slår forkert på tastaturet ind imellem, og ofte har man som skribent set sig blind på egne fejl. Derfor er det vigtigt at få læst ordentligt korrektur på teksterne. Websites fyldt med sjuskefejl virker ganske enkelt mindre troværdige.
4. Inspiration
For at få implementeret en guide til tone of voice i en virksomhed, kan det også være en stor hjælp at linke til en brand book, der blandt andet viser grafiske elementer og typografi, da dette også kan hjælpe til forståelsen og dermed udførelsen af jeres tone of voice.
5. Style guide
Denne hjælper med at sikre, at I er konsekvente med jeres stavning, tegnsætning, måde at skrive datoer og telefonnumre osv. Hvis ikke I selv har mod på at gennemgå alt fra brug af adverbier til udråbstegn, kan I inkorporere en allerede eksisterende fra en tredje part.
Ok, jeg har lavet min tone of voice - hvad så nu?
Din tone of voice er ikke mejslet i sten – og kan og vil formentlig ændre sig over tid. Så sørg for jævnligt at tjekke, om den stadig er relevant, og om den afspejler jeres kultur, personlighed og målgruppe.
Sørg også for, at den afspejles i alle lag af jeres kommunikation, så I fortsat cementerer jeres autencitet overfor målgruppen med jeres tone of voice.
