Miksi projektit epäonnistuvat? 5 + 1 vinkkiä sisäiseen viestintään.

Strategia on mietitty ja kauaskantoinen, mutta toteutus ei etene. Uudesta tietojärjestelmästä on maksettu maltaita, mutta sitä ei haluta käyttää. Uuden tuotteen myynti ei ota kipinää alleen. Organisaatiouudistus saa osakseen kohtuutonta kritiikkiä. Mikä yhdistää kaikkia näitä epäonnistuneita muutostilanteita?

Sisäinen viestintä.

Organisaation muutos- tai kehityshankkeet kaatuvat tämän tästä sisäiseen viestintään. Se on sääli, sillä sisäinen viestintä ei ole erityisen vaikeaa tai monimutkaista. Sitä pitää vain tehdä.

On käsittämätöntä, kuinka moni johtaja edelleen luulee organisaationsa koostuvan ajatustenlukijoista, joiden aivokuorelle johtoryhmän tai projektitiimin ajatukset siirtyvät ikään kuin itsestään. Voin kertoa salaisuuden: eivät ne siirry.

Johtaminen on viestintää. Ihmisten saaminen mukaan on viestintää. Muutoksen eteenpäin vieminen on viestintää. Ja sen pitäisi olla jokaisen johtajan ja esimiehen tärkein prioriteetti.

Kun kyse on muutos-, strategia- tai uudistushankkeista, sisäistä viestintää on ryhdyttävä suunnittelemaan hankkeen alusta alkaen. Ja sitä on ryhdyttävä myös tekemään heti. Viestinnän tulee kuulua olennaisena osana projektin vetäjän ja muiden projektissa työskentelevien rooliin. Ja heidän tulee saada siihen apua ja tukea.

Kun siis johdat hanketta, johda myös viestintää. Ja muista nämä asiat:

Tee asiasta viestittävä

Viestintä on muutoksen onnistumisen tärkein yksittäinen tekijä. Ykkösenä tulee kysymys ”Miksi?” Jokaisessa  projektissa tuleekin miettiä: Voiko tämän viestiä? Ihmiset kaipaavat selityksiä: Mitä tämä tarkoittaa? Miten tähän ajatteluun on päädytty? Mitä tämä muuttaa?

Panosta ymmärrettävään kieleen ja muotoon

On tärkeää, että kaikki sisäinen viestintä  on mahdollisimman ymmärrettävällä kielellä. Kommunikointi vaatii iskulauseita ja rohkeutta yksinkertaistaa, jotta ydinkohdat painuvat henkilöstön mieleen. Kielen lisäksi pitää pohtia muita keinoja, kuten esimerkiksi sitä, miten strategia tai avaintavoitteet visualisoidaan.

Osallista ja kuuntele

Sisäinen viestintä ei ole koskaan yksisuuntaista. Ihmisten on helpompi omaksua asioita, joissa he saavat olla mukana. Työntekijöille tärkeää on vuorovaikutus ja epämuodollinen viestintä. On päätettävä, mihin osiin muutoksen toimeenpanossa ihmiset voivat itse vaikuttaa? Osallistamista kannattaa tehdä eri tasoilla: johto, esimiehet, tiimit, eri ammattiryhmät.

Vedä tunteella!

Sisäisessä viestinnässä tunteiden herättämiselle on paljon mahdollisuuksia. Tärkeät ja tunnepitoiset asiat jäävät mieleen. Esimerkiksi strategiaviestinnässä kannattaa käyttää metaforia, tarinoita ja luoda “sense of urgency”. Kehitä viestinnästä hauskaa pelillistämällä, sarjakuvalla, toiminnallistamalla ja arjen yllätyksillä. Myös oikeanlainen kilpailu ja palkitseminen ovat tärkeitä osia viestintää.

Toista. Toista. Ja toista.

Minkä tahansa asian läpi saaminen vaatii pitkäjänteisyyttä ja toistoja. Kun siis tuntuu, että olet sanonut asian kymmenen kertaa, sano se vielä toiset kymmenen hieman eri sanoilla. Tärkeintä on varmistaa, että jokainen asiaan liittyvä kulma kytketään jollain tavalla aina samaan pääviestiin. Siksi hankkeiden sisäisen viestinnän suunnitelma kannattaa tehdä pitkälle ajanjaksolle.

Ja lopuksi vielä yksi extravinkki.

Valmenna avainhenkilöt

Monikaan ei ole viestijä luonnostaan. Lukemattomia kertoja olen nähnyt asiantuntijan ahdistuneen katseen, kun hänelle kerrotaan, että hänen vastuulleen kuuluu myös viestintää. Hanke- ja projektivastaavien, johtoryhmien ja esimiesten valmiuksia viestiä arjessa voidaan kuitenkin vahvistaa ja innostaa. 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä >>