Ylin johto puhuu – kuuleeko kukaan?

Maailmassa, jossa joka päivä silmille tulee loputon määrä sisältöä, monimutkaista viestiä ei ymmärretä eikä ehkä edes lueta loppuun. Viestin kiteytys ja kirkastaminen sekä tekstin helppolukuisuus nousevat lähettäjän kannalta koko ajan tärkeämmäksi. 

Vuosikertomuksissa julkaistavat johdon katsaukset ovat luonteeltaan lähes yhtä kompleksisia kuin akateemiset julkaisut, ja pystyäkseen ymmärtämään näitä tekstejä, on takana oltava keskimäärin 13,7 vuotta opintoja. Tyyliltään tekstit ovat muodollisia ja persoonattomia. Teksteissä esiintyi pitkiä sanoja, monimutkaisia ja pitkiä lauserakenteita ja erikoistermejä. Tilanne ei juuri ollut parempi verkkosivuilla, joiden lyhyiden yrityskuvausten ymmärtäminen edellytti tutkimuksen mukaan lukijalta lähes 12 vuotta kouluopintoja.

Tällaisia tuloksia julkisti alkuvuonna englantilainen Insight Agents, joka tekstianalyysin keinoin selvitti yhdessä Sussexin yliopiston ja Catelyst Scheme -laitoksen tutkijoiden kanssa, kuinka helposti ymmärrettäviä toimitusjohtajan katsaukset vuosikertomuksissa ja yrityskuvaukset verkkosivuilla ovat. Tarkastelussa oli 50 suurinta pörssiyhtiötä Lontoon pörssistä, FTSE-listalta.

Tarinat koukuttavat

Miksi tämä on tärkeää? Koska me kaikki – työntekijät, asiakkaat, yhteistyökumppanit – olemme ihmisiä ja me kuuntelemme tarinoita, joita toiset ihmiset kertovat. Yrityksinä me haluamme saada aikaan kauppaa, muuttaa asenteita ja mielikuvia, vahvistaa yhteenkuuluvuutta… yritysviestinnän tavoitteena on saada aikaan jokin vaikutus kuulijassa. Jos perusviestin ymmärtäminen edellyttää lukio-opintoja ja toimitusjohtajan strategiaviestin lukeminen alempaa korkeakoulututkintoa, on riski, että teksti ei tavoita kohderyhmää halutulla tavalla – strategia ei jalkaudu, asiakas ei pyydä tarjousta.

Vaikeasti ymmärrettävää viestiä ei ehkä ymmärretä tai edes lueta loppuun. Viestin kiteytys ja kirkastaminen ja tekstin helppolukuisuus nousevat siksi koko ajan tärkeämmäksi. Jos vastaanottaja ymmärtää viestin kerralla ja oikein, vaikutus on todennäköisemmin sellainen kuin toivoit.

Selkeä ja yksinkertainen viesti on paras viesti. Miten sellainen viesti sitten syntyy? Selkeän tekstin kirjoittaakseen kirjoittajalla itsellään pitää olla viesti kirkastettuna mielessään. Useimmat tekstit jalostuvat hitaasti, joten tekstin muokkaamiseen kannattaa varata aikaa. Kannattaa myös luetuttaa tekstiä eri tahoilla. Ulkopuolinen näkökulma auttaa usein selkeyttämään tekstiä, ja meiltä Avidlystä löytyy kynäniekkoja, jotka voivat auttaa kiteyttämisessä. Luemme vuosittain kymmeniä johdon katsauksia ja löydämme tekstistä helposti ne kohdat, joita kannattaa korostaa.

Millaisia tekstejä sinä kirjoitat? Tallenna tästä muistilista tekstin vaikuttavuuden parantamiseksi.