Avidly Oyj:n tietosuojaseloste

Yleistä

Tämä tietosuojaseloste kuvaa sitä, miten Avidly Oyj (jäljempänä ”Avidly”) käsittelee palveluidensa käyttäjinä olevien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja omassa toiminnassaan. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Avidlyn liiketoimintaprosesseihin ja sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin, pilvipalveluihin ja muihin tämän tarjoamiin palveluihin. Ellei toisin ole erikseen todettu, tämä tietosuojaseloste soveltuu myös muiden Avidly –ryhmään kuuluvien yhtiöiden suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

Avidlyn verkkosivustot sekä muut palvelut saattavat lisäksi aika ajoin sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sosiaalisiin verkostoihin. Näihin kolmansien osapuolten sosiaalisiin verkostoihin sekä niiden kautta tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia tietosuojaselosteita.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Avidlyn tekemästä henkilötietojen käsittelystä silloin, kun Avidly tai Avidly –ryhmään kuuluva yhtiö toimii rekisterinpitäjänä. Käsittelemme aina henkilötietojasi ainoastaan siinä määrin kuin tarpeellista esimerkiksi palveluidemme toimittamiseksi ja aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Antamalla meille henkilötietosi ilmaiset lukeneesi ja olevasi tietoinen tämän tietosuojaselosteen mukaisista henkilötietojen käsittelyä koskevista menettelytavoista ja ehdoista. Mikäli et hyväksy tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käsittelyn periaatteita, älä luovuta meille henkilötietojasi.

Rekisterinpitäjä

Ellei toisin ole erikseen todettu, tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii:

Avidly Oyj
Y-tunnus: 2018481-2
Osoite: Konepajankuja 1, 00510 Helsinki
Puhelin: +358 10 231 9000
Sähköposti: gdpr(a)avidlyagency.com

Ja/tai (tapauksen mukaan):

Se Avidly –ryhmään kuuluva yhtiö, jolle olet luovuttanut henkilötietojasi tai jolta olet vastaanottanut markkinointiviestintää.

Jos et ole varma siitä, kuka toimii henkilötietojesi osalta rekisterinpitäjänä, voit ottaa yhteyttä Avidlyyn tässä tietosuojaselosteessa annettuja yhteystietoja käyttäen kysyäksesi asiaa.

Henkilötietojen käsittelystä vastaava henkilö

Sami Savolainen
IT Manager

Avidly Oyj
Konepajankuja 1
00510 HELSINKI
FINLAND

Puhelin:  +358 10 231 9000
Email gdpr(a)avidlyagency.com

Henkilötietojen käsittelytarkoitukset ja oikeusperuste

Avidly käsittelee henkilötietoja seuraavissa alla listatuissa tarkoituksissa.

Asiakkuussuhteet

Avidly käsittelee keräämiään henkilötietoja ensisijaisesti niiden Avidlyn palveluiden toimittamiseksi ja tuottamiseksi, jotka henkilö on tilannut tai joita käyttämään henkilö on rekisteröitynyt. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Markkinointi

Avidly saattaa käsitellä henkilöiltä keräämiään henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin, mikäli henkilö on tähän antanut suostumuksensa tai tietyissä tapauksissa ei ole tätä erikseen kieltänyt. Henkilöillä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus tietojensa käyttö markkinointitarkoituksiin joko ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa annettuihin yhteystietoihin tai käyttäen markkinointiviestinnässä annettua opt-out mahdollisuutta (kuten esim. peruuta tilaus –linkkiä).

Avidly ei myy tai luovuta käsittelemiään henkilötietoja kolmansille tahoille näiden omia markkinointitarkoituksia varten, ellei henkilö ole tähän erikseen antanut suostumustaan. Avidlyn toisten rekisterinpitäjien puolesta näiden käsittelijänä suorittamat markkinointitoimenpiteet on kuvattu alla.

Sijoittajat

Avidly käsittelee keräämiään sijoittajien henkilötietoja osakeyhtiölain mukaisesti. Tämän rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa Avidlyn osakkeenomistajien ilmoittautuminen yhtiökokoukseen. Henkilötietoja tarvitaan, jotta voidaan varmistua ilmoittautujan henkilöllisyydestä, osakeomistuksesta sekä tarkistaa henkilön oikeus osallistua yhtiökokoukseen.Osakkeenomistajien luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.Tietoja ei siirretä.

Käsittelyn oikeusperuste

Avidly käsittelee henkilötietojasi nojaten eri oikeusperusteeseen riippuen siitä, toimiiko Avidly käsittelemiesi henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä vai käsittelijänä. Avidlyn toimiessa itse rekisterinpitäjä henkilötietojesi käsittely perustuu joko a) rekisteröidyn Avidlyn kanssa Avidly-palveluiden tilauksesta tekemän sopimuksen toteuttamiseen, b) Avidlyn rekisteröidyn asiakassuhteeseen liittyvien oikeutettujen etujen toteuttamiseen, tai c) rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Avidlyn toimiessa käsittelijänä rekisterinpitäjänä toimivalle asiakasyritykselleen Avidlyn henkilötietojesi käsittely perustuu Avidlyn ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen palveluiden tilaamisesta.

Henkilötietojen antaminen Avidlylle ei pääsääntöisesti ole sopimuksen tai palveluiden toimittamisen ehto. Mikäli näin kuitenkin on, eikä Avidly voi esim. toteuttaa tilaamiasi palveluita ilman henkilötietojasi, on näiden tietojen antaminen merkitty erikseen pakolliseksi. Tällaisten pakollisiksi merkittyjen tietojen antamatta jättäminen voi estää Avidlyä toimittamasta tilaamiasi palveluita tai huomattavasti rajoittaa niiden toimittamista.

Käsiteltävät henkilötiedot

Avidly voi käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja asiakkuudenhoito- ja markkinointitarkoituksissa:

  •    etu- ja sukunimi
  •    yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  •    asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  •    suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  •    Y-tunnus (yritykset)
  •    sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)
  •    markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen

Lisäksi Avidly voi yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä kerätä seuraavia henkilön yksilöintitietoja:

  • etu- ja sukunimi

  • henkilötunnus/y-tunnus

  • osoite

  • puhelinnumero

  • sähköpostiosoite

  • arvo-osuustilinumero

  • osake- ja äänimäärät

  • mahdollinen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus

Lisäksi Avidly voi asiakkuussuhteiden hoitamisen yhteydessä käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

  •    asiakasnumero
  •    y-tunnus
  •    laskutustiedot
  •    yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
  •    asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään muun muassa silloin, kun rekisteröity itse luovuttaa henkilötietojaan esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä, erilaisten rekisteröityjen käyttämien Avidlyn -palveluiden välityksellä sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä, joille rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa luovuttamiselle. Tällaisia kolmansia tahoja, joilta Avidly saattaa kerätä rekisteröityjen tietoja, voivat olla esimerkiksi erilaiset luottotietoja tai osoitetietoja tarjoavat yritykset.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Avidly luovuttaa henkilötietoja ainoastaan niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen palveluiden asianmukaiseksi toimittamiseksi. Avidly noudattaa aina asianmukaisia suojaustoimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen suojan luovutusten yhteydessä.

Avidly voi aika ajoin joutua luovuttamaan käsittelemiään henkilötietoja toimivaltaisille viranomaisille tai muille vastaaville tahoille tällaisten  toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme uudelleen, käyttäjien henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille tai mahdollisille ostajille ja näiden neuvonantajille.

Tietoja voidaan luovuttaa Avidlyn valikoimille yhteistyökumppaneille sekä palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällaisissa tilanteissa Avidly huolehtii aina siitä, että sen henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat ovat sopimuksin sidottuja noudattamaan luottamuksellisuutta ja tietosuojaa, ja että henkilötietoja käsitellään ainoastaan Avidlyn tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Lisäksi Avidly luovuttaa säännöllisesti tietoja Avidly –ryhmään kuuluvien yhtiöiden sisällä. Osa Avidly –ryhmään kuuluvista yhtiöistä sijaitsee myös Suomen ulkopuolella, mistä johtuen tietoja saatetaan luovuttaa tai käsitellä myös Suomen ulkopuolella. Avidly –ryhmään kuuluvat yhtiöt eivät kuitenkin sijaitse EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Saatamme joissain tilanteissa (esim. tilanteissa joissa palveluntarjoajamme tai palvelimemme sijaitsevat ETA:n ulkopuolella) kuitenkin joutua siirtämään keräämiemme henkilötietoja myös ETA:n ulkopuolisiin maihin, joissa tietosuojan taso ei välttämättä ole todettu riittäväksi Euroopan Komission puolesta (esim. USA).

Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tällaisiin riittämättömän tietosuojan tason maihin, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen taikka muita vastaavia suojamekanismeja käyttäen. Euroopan komission mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilla ja muista siirtoperusteista voit pyytää kopion ottamalla yhteyttä Avidlyyn.

Henkilötietojen suojaus

Käytämme tarpeellisia ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

Henkilötietojen säilytysaika

Avidly säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Kun keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita, tuhoamme tai poistamme ne turvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidyille useita oikeuksia henkilötietojensa suhteen, jotka myös Avidly on sitoutunut toteuttamaan. Avidlyn palveluiden käyttäjällä on muun muassa oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot sekä pyytää jäljennös käyttäjästä kerätyistä henkilötiedoista. Milloin Avidlyn käyttäjän henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen, on käyttäjällä milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelylle antamansa suostumus.

Käyttäjän pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Käyttäjällä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi), mikäli käsittely on perustunut käyttäjän suostumukseen ja käyttäjä peruuttaa suostumuksensa, käyttäjän henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai käyttäjä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelylle ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi käyttäjällä on oikeus tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai toiselle rekisterinpitäjälle. Käyttäjällä voi olla tällainen oikeus muun muassa tilanteissa, joissa käsittelylle ei ole enää laillista perustetta mutta tietojen poiston sijaan käyttäjä haluaa ainoastaan rajoittaa käsittelyä tai kun käsittely on perustunut suostumukseen ja käsittely on ollut automaattista.

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle koskien Avidlyn toimesta tapahtuvaa käyttäjän henkilötietojen käsittelyä, mikäli käyttäjä kokee, ettei Avidly ole käsitellyt käyttäjän tietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla taikka jos käyttäjän lain takaamiin oikeuksiin liittyviä pyyntöjä ei ole asianmukaisesti toteutettu. Kaikkien ETA maiden toimivaltaisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot löydät täältä.

Mikäli haluat käyttää jotain yllä kuvattua soveltuvan lain sinulle takaamia oikeuksia, voit tehdä niin ottamalla yhteyttä Avidlyyn (tai tapauksesta riippuen rekisterinpitäjänä toimivaan Avidly –ryhmään kuuluvaan yhtiöön) tässä tietosuojaselosteessa annettuja yhteystietoja hyödyntäen. Avidly saattaa joutua pyytämään joissain tapauksissa sinulta lisätietoja varmistuakseen siitä, että olet se henkilö kuka sanot olevasi. Mikäli Avidly toimii henkilötietojesi osalta ainoastaan toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, Avidly ohjeistaa sinua olemaan yhteydessä kyseiseen rekisterinpitäjään pyyntöihisi liittyen. Joidenkin palveluiden osalta Avidly tarjoaa sinulle lisäksi mahdollisuuden tarkastella, muuttaa ja poistaa omia tietojasi kirjautumalla Avidlyn käyttäjäportaaliin. Silloin kuin sinulla on tähän mahdollisuus, Avidly suosittelee ensijaisesti esim. päivittämään tietosi kyseisen käyttäjäportaalin välitykselllä.

Automaattinen tietojenkeruu

Avidly käyttää yleisesti käytössä olevia digitaalisen markkinoinnin menetelmiä ja työkaluja kerätessään tietoja liikkumisestasi verkkosivuillamme. Näitä tietoja kerätään sivustojemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseksi sekä kävijän mielenkiinnon kohteiden selvittämiseksi. Pääasiallisesti tietojen kerääminen tapahtuu evästeiden avulla (ks. alla), eikä niitä voi yhdistää henkilöön.

Avidlyn käyttämät evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta ymmärrämme paremmin millaisesta sisällöstä sivustomme kävijät ovat kiinnostuneita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.

Javascriptin ja palvelinlokien avulla voimme kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.

Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Voimme kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.

Käytämme sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka säilyvät vain sen kertaisen vierailusi ajan, että pysyviä evästeitä, joita säilytetään pitempiä aikoja useiden selailukertojen yli. Osa näistä evästeistä on suoraan vierailemallasi sivustoa hallinnoivan toimijan (kuten Avidly) evästeitä ja osa sivustolla palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten (kuten analytiikkayhtiöt) evästeitä. Lisätietoja Avidlyn sivustolla käytetyistä evästeistä saat selaimesi eväste –asetusten kautta.

Voit estää tai poistaa evästeet käytöstä taikka muutoin hallinnoida evästeitä käyttämäsi selaimen asetuksista. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeiden käytön estäminen voi vaikuttaa sivuston joihinkin toiminnallisuuksiin etkä eston jälkeen enää välttämättä pääse hyötymään kaikista verkkosivustomme ominaisuuksista.

Tietosuojaselosteen muuttaminen  

Avidly kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Mikäli teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen, julkaisemme muutetun selosteen ja muutoksentekopäivämäärän tällä sivustolla. Tästä johtuen suosittelemme, että käyttäjämme tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti sivustoltamme.

Jos teemme ilmoituksemme merkittäviä muutoksia, jolloin yksityisyydensuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostiviestin, julkaisemalla ilmoituksen konsernimme sivustossa ja/tai sosiaalisen median sivulla ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä  tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.11.2018.

Yhteydenotot

Jos mielessäsi on tietosuojasuojaselostettamme koskevia kommentteja tai kysymyksiä tai jos olet huolissasi yksityisyyden suojaamisesta tai tietojen käyttämisestä tai epäilet, että yksityisyyden suojaasi on loukattu, lähetä viesti osoitteeseen gdpr(a)avidlyagency.com  Voit myös lähestyä kirjeitse osoitteeseen Avidly Oyj, tietosuoja, Konepajankuja 1, 00510 Helsinki.

Käsittelemme pyyntösi luottamuksellisesti ja edustajamme ottaa tarvittaessa yhteyden antamaasi osoitteeseen. Pyrimme käsittelemään kommentit ajallaan ja niiden vaatimalla tavalla.