Auswirkungen der Arbeitswelt 4.0 auf die interne Kommunikation

Interview mit Sebastian Neumann, Social Intranet Berater bei Agentbase AG und Gründer bei Some - Das Social Media Netzwerk zum Thema Arbeiten 4.0.
Himmel hilf! Schon wieder Arbeitswelten 4.0? - Ist es nicht erschreckend, wie sehr die Ernsthaftigkeit eines zentralen gesellschaftspolitischen und wirtschaftlichen Themas an den Lebenszyklus eines Buzzwords gebunden zu sein scheint? Nun ja, in Zeiten, in denen nicht nur jeder etwas zu sagen haben glaubt, sondern auch sagen will, kann man sich entweder aus der Debatte rausziehen oder sie mitgestalten.

Sebastian Neumann (nachstehend: SN) gehört ganz sicher zur zweiten Kategorie. Der Diplom Finanzwirt aus Oldenburg ist Social Intranet Berater und darüber hinaus Gründer von #SoMe (sprich: Hashtag SoMe) einem deutschlandweit agierenden Fachverband für Social Media und Social Business, der unter anderem ehrenamtlich regionale Stammtische, Unternehmensbesuche und Vorträge organisiert. Interne Kommunikation und Intranet gehören zu seinen Spezialgebieten und deswegen haben wir uns für dieses Thema getroffen.

NetPress: Handelt es sich bei Arbeiten 4.0 aus Deiner Sicht tatsächlich um eine ganz neue Arbeitsform? Was sind die Herausforderungen bei der Gestaltung moderner Arbeitswelten?

SN: Arbeiten 4.0 ist ja ein Marketing-Begriff unter dem eine große Bandbreite von Themen wie flexible Arbeitsformen, technologische Entwicklungen usw. zusammengefasst werden. Hier fehlt für Unternehmer oft die Orientierung. Speziell in Bezug auf die interne Kommunikation war der Anfang von Arbeiten 4.0 Mitte der 90er, als das Thema Wissensmanagement ein starker Treiber wurde, anfänglich jedoch sehr stark von der IT vereinnahmt. Unbestritten wird Wissensmanagement durch Technologie optimiert und schneller. Ich persönlich sehe in modernem Wissensmanagement jedoch nicht (nur) die Anwendung von IT beziehungsweise Software, sondern es handelt sich im Kontext Arbeiten 4.0 um Wissen, das durch vernetzte Mitarbeiter selbst erstellt und sichtbar gemacht wird. Damit werden Wissensinhalte im Unternehmen direkt mit dem jeweiligen Mitarbeiter verknüpft und fortgeschrieben.

Eine wesentliche Herausforderung bei der Gestaltung ist sicherlich eben diese Vernetzung, sie ist die Grundlage sozialen Handelns. Ohne Vernetzung der Mitarbeiter untereinander wird das selbst erstellte Wissen nur schlecht sichtbar.

Noch ist es schwer abzusehen, wie die Arbeitswelt der Zukunft genau aussehen wird. Fest steht: Abwarten und zurücklehnen ist keine Option. Der wichtigste Schwerpunkt liegt in der Aus- und Weiterbildung aller Mitarbeiter, denn diese dürfen mit der neuen Technik nicht alleine gelassen werden. Die interne Mitarbeiterkommunikation ist eine Führungsaufgabe. Daher sollten Führungskräfte so früh wie möglich in ihrer neuen Führungsrolle vorbereitet und darin bekräftigt werden sich den Veränderungen anzupassen.

Weitere Herausforderungen in Bezug auf die Transformation zu Arbeitswelten 4.0 sehe ich in der qualifizierten Wissensreduzierung und der wertschätzenden Interaktion der Mitarbeiter.

Um es auf den Punkt zu bringen, die Technik ist seit genau zehn Jahren ausgereift und hat sich seitdem nicht entscheidend weiterentwickelt. Denn ein Kommentar bleibt ein Kommentar. Egal ob dieser in Rot oder Blau angezeigt wird. Jetzt ist die Zeit, sich mit den wirklich wichtigen Dingen zu beschäftigen.

NetPress: Wie bewertest Du den derzeitigen Stand der internen Kommunikation im deutschen Mittelstand und bei den großen Konzernen – wie viel 4.0 wurde hier bereits umgesetzt?

SN: Konzerne haben bereits die Einführungsphasen von Social Software abgeschlossen und bereiten sich auf die weiteren Ausbauphasen und Maßnahmen vor.

Der deutsche Mittelstand hinkt im Vergleich mit den Konzernen bei der Einführung hinterher. Allerdings findet der deutsche Mittelstand immer mehr Gefallen an dem Konzept Arbeiten 4.0. Die Nachfrage seitens des Mittelstands nach erfolgreichen Einführungsmodellen ist derzeitig hoch. Jedoch werden Branchenlösungen bevorzugt. Oft aus Gründen der Risikobewertung. Allerdings sind Branchenlösungen nur vereinzelt vorhanden. Es geht beim deutschen Mittelstand nicht um die Frage ob, sondern darum wie die Einführungsmaßnahmen gestartet werden.

NetPress: Wenn man sich allein in den letzten zehn Jahren die Veränderungen der Arbeitswelten anschaut, wie kann ich hier als Unternehmer langfristig Investitionen planen, ohne Sorge haben zu müssen, dass mich nicht die nächsten Entwicklungswellen wieder einholen?

SN: Um nicht von jeder neuen Software-Entwicklung eingeholt zu werden, sollte ein digitales Konzept für die Einführung einer Arbeiten 4.0 entwickelt werden. Es sollten konkrete Ziele zu Technikwahl, interner Kommunikationsplanung sowie der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern formuliert sein.

„Social Software kann man installieren, Social Business aber nicht!“ Dieses Zitat von Alexander Kluge bringt sehr schön zum Ausdruck, dass es bei Arbeit 4.0 nicht darum geht eine weitere Software ins Unternehmen zu installieren, sondern dass viele Interessengruppen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens berücksichtigt werden müssen. Bei der Einführung von Social Software wurde in der Vergangenheit zu sehr auf die Anforderungen seitens der IT-Abteilungen Wert gelegt. Dabei sind oft die Anwenderinteressen in Vergessenheit geraten. Ohne intuitive Bedieneroberfläche der Social Software wird die Nutzer-Akzeptanz scheitern. Und es wird unnötig Geld verbrannt.

Des Weiteren lässt sich festhalten, dass es einer Content Strategie und zur Wissensreduktion einer Video-Strategie bedarf. Videos eignen sich hervorragend, um Wissen zu vermitteln. Damit lassen sich mit bewährten Kommunikationsmitteln schnelle Erfolge erzielen.

Anmerkung der Redaktion: Beekeeper, Anbieter für eine Mitarbeiter- und Kommunikationsapp, brachte erst neulich ein "Handbuch zur internen Kommunikation für gewerbliche Branchen" heraus.

NetPress: Die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelten 4.0 stellt nicht nur die Technik, sondern auch das Management vor große Aufgaben. Manche sehen hier eine logische Weiterentwicklung zu agilen Arbeitsformen. Wie siehst Du das und wie können diese Arbeitsformen in der digitalen Arbeitswelt weiterhelfen?

SN: Agile Arbeitsformen sind eine Weiterentwicklung der Flexibilisierung von Arbeit. Eine entscheidende Arbeitsform hat erst die Einführung agiler Entwicklungsmethoden ermöglicht. Das Team setzt in selbstorganisierter Weise alle Schritte von der Planung bis zum Test um. Dabei wird nahezu fortlaufend getestet, so dass Fehler schon sehr früh auffallen und leicht behoben werden können. Das ist kostensparender.

Es kann eine Analogie zum Rugby gesehen werden: Hierbei folgt nach Regelverstößen oder einem Aus ein Neuaufsetzen mit einem sogenannten „Scrum“, einem klar definierten Gedränge, von dem aus das Spiel bzw. eine weitere Entwicklungsphase neu beginnt. Das ist eines der Grundprinzipien agiler Entwicklungsmethoden: in selbstorganisierenden, funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten und nach erledigten Phasen, sogenannten Sprints, immer wieder neu anzusetzen.

Dieses Regelwerk kann auch als Modell für partizipative Zusammenarbeit in anderen Bereichen gelten und ist damit auch als Verhaltensrahmen für eine Social Software eine gute Grundlage. So decken sich die Ziele wie Priorität für die Kunden, Agilität, Einfachheit und Exzellenz genauso wie das Thema Motivation der Beteiligten und die Wichtigkeit der Kollaboration. Eine permanente Synchronisation, die aber auch per Telefon- oder Videokonferenz stattfinden kann und immer wieder Resonanz herstellt, ist unabdingbar. Ein Scrum-Regelwerk ist dazu geeignet, die Zusammenarbeit in Online-Communitys zu organisieren. Durch die starke Regelauslegung und die gegebenen Ablaufstrukturen bietet diese Form der Zusammenarbeit für viele Beteiligte Sicherheit und Stabilität. Hierbei wird der Einzelne in seiner Selbstorganisation nicht alleine gelassen und kann an der Selbstorganisation der Gruppe partizipieren und lernen.

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