HubSpot CRM HubSpot Migrations HubSpot Consulting

Avidly Sweden

Skalbar framgång: Så standardiserade Bauer Media CRM-processer i åtta länder

Hubs used:

Sales Hub

Professional

Facts:

Challenges

Bakgrunden

Företag: Bauer Media

Bransch: Ljud- och radioteknik

Bauer Media Group är ett världskänt multimedieföretag och en av Europas största kommersiella medieaktörer. Med ett brett utbud av varumärken inom radio, print, digitala plattformar och tv når Bauer Media miljontals konsumenter varje dag.

Bauer Media Audio, gruppens radioverksamhet, förenar lyssnare genom ett nätverk av radiostationer över hela Europa och genererar intäkter genom annonsering och innovativa strategier för publikengagemang, så som tävlingar och kampanjer.

Utmaningen

Bauer Media Audio har verksamhet i åtta europeiska länder, alla med sina egna radiostationer, bokningssystem och försäljningsprocesser. Före samarbetet med Avidly stod bolaget inför stora svårigheter på grund av avsaknaden av ett gemensamt CRM-system, vilket bland annat resulterade i:

Fragmenterade system: Varje land använde separata plattformar och workflows, vilket försvårade gränsöverskridande samarbete. Vissa länder hade föråldrade CRM-system, medan andra saknade system helt och hållet.
Begränsad insyn: Försäljningspipelines och resultatdata var isolerade i silos, vilket förhindrade en sammanhängande överblick över verksamheten både regionalt och internationellt.
Inkonsekvenser i data: Landsspecifika system och olika processer resulterade i inkonsekventa data, vilket påverkade rapporteringens precision och effektivitet.

Dessutom lanserade Bauer Media ett projekt för att synkronisera sitt CRM-system med en uppgraderad SAP-instans, som skulle fungera som företagets huvudsystem för data. Projektet innebar att separata HubSpot-system i åtta länder skulle integreras med hjälp av avancerade mellanprogram och lokala bokningssystem.

De största utmaningarna i projektet var:

En komprimerad tidsplan
Standardisering av processer i flera regioner
Hantering av en rad olika bokningssystem, varav flera var föråldrade eller starkt lokalanpassade

Lösningen

Genom ett nära samarbete med Bauer Media utformade Avidly en lösning i flera faser för att hantera dessa utmaningar:

HubSpot-implementering i flera regioner

Under tre år hjälpte Avidly åtta länder att implementera HubSpot genom att erbjuda utbildning och säkerställa enhetlig användning i alla regioner. Utrullningen inleddes i Polen 2021 och avslutades i Portugal 2024. Varje lands portal anpassades för att möta lokala behov hos försäljnings- och annonsplaneringsteam, samtidigt som standardiserade arbetssätt infördes där det var möjligt.

Mer specifikt bidrog Avidly till implementeringen genom att:

Utveckla en skräddarsydd lösning för att hantera årliga avtal för annonsplaceringar. Detta skapades som ett specialanpassat objekt med kodade workflowssom gör det möjligt för Bauer att följa sammanlagda utgifter hittills i år i realtid när nya försäljningsorder hanteras av säljteamet.
Skapa specialobjekt för att samla specifik information om byråer, projekt och försäljningsorder.
Integrera lokala dataplattformar som Vainu, Finstat och Bisnode för automatisk ifyllning av företagsdata, vilket minskar det manuella arbetet för säljteam som använder HubSpot.
Genomföra utbildning på plats för säljteam och superanvändare i samarbete med CRM Product Manager Yaniv Kalmek.

Integration med SAP

I samarbete med mellanprogrampartnern BRIX CRM säkerställde projektet ett smidigt dataflöde mellan HubSpot, landsspecifika bokningssystem och SAP.
Huvudkomponenterna i projektet var:

Standardisering av datatyper och egenskaper mellan systemen
Automatisering av processer för att minska manuellt arbete för säljteam och förhindra fel vid datainmatning
Säkerställande av korrekt och realtidsbaserad kommunikation mellan HubSpot och SAP, med automatiserade feedback-loopar för att validera och rensa datainmatningar
Användning av SAP för hantering av all data inom alla HubSpot-instanser och bokningssystem

Löpande support

Efter implementeringen fortsätter Avidly att stödja Bauer Media genom ett retainer-avtal. Detta inkluderar felsökning samt strategisk rådgivning kring nya funktioner för att förbättra införande och användning av HubSpot.

Resultat och effekt

Samarbetet mellan Bauer Media och Avidly har gett påtagliga resultat som ökar effektiviteten och insynen:

Förbättrad datakvalitet

Integrationerna standardiserade processer och egenskaper i åtta HubSpot-portaler, vilket säkerställde enhetliga data och möjliggjorde tillförlitlig internationell rapportering.

Ökad operativ effektivitet

Automatisering, såsom automatisk ifyllning av företagsdata och överföring av data från CRM till landsspecifika bokningssystem, minskade säljteamets manuella arbete avsevärt.

Bättre transparens

Centraliserade CRM-processer gav Bauer Media ökad transparens i försäljningspipelines för alla regioner.

Även om kvantitativa resultat fortfarande utvärderas som en del av ett pågående arbete har HubSpot-plattformen möjliggjort för Bauer Media att:

Centralisera CRM-arbetet i åtta länder
Införa ett skalbart och automatiserat system som följer SAP:s riktlinjer för datastyrning
Lansera en enhetlig plattform för säljteam som minskar tiden för administrativa uppgifter

”Avidly strävar alltid efter att leverera, även när utmaningarna är komplexa. De har spelat en avgörande roll när det gäller att hantera våra högt ställda krav, och deras problemlösningsförmåga är verkligen något utöver det vanliga.”

– Yaniv Kalmek, CRM Product Manager, Bauer Media Audio