Hubs used:
-
Sales Hub
Professional
Facts:
-
Industry:
HR Technology
-
Region:
EMEA
-
Service:
CRM & Sales Hub, Operations Hub, Enterprise
Sammanfattning
Nyckelresultat
- Salesforce ersattes med HubSpot Sales Hub innan licensen löpte ut
- CRM:et skräddarsyddes runt Instaffos faktiska säljprocess
- Gammal data från Salesforce städades upp och migrerades
- Automatisk fakturaskapande byggdes mellan HubSpot och SevDesk
Salesforce-licensen skulle snart löpa ut, och Instaffo hade bråttom att hitta något nytt. Men det räckte inte med vilket CRM som helst eftersom att de ville att det skulle spegla hur säljteamet faktiskt arbetade.
Avidly genomförde migreringen i tre tydliga moment: från förstudie och kravworkshops till fullständig konfiguration av Sales Hub, och till sist en skräddarsydd integration som automatiserar fakturaskapande i SevDesk direkt från affärerna i HubSpot.
Vad blev resultatet? HubSpot är i dag Instaffos centrala operativa system. Strukturerat, skalbart och kopplat till backoffice redan från dag ett.
Om Instaffo
Instaffo hjälper företag att hitta och anställa rätt kompetens snabbt.
Under åren hade Salesforce fått sällskap av flera andra interna system, och det märktes eftersom processerna blev krångligare och krångligare att hålla ihop. När licensen närmade sig sitt slutdatum blev det tydligt att detta var chansen att göra mer än bara ett plattformsbyte. Instaffo ville bygga om hela CRM:et, och den här gången utgå från hur säljorganisationen faktiskt arbetade.
Projektet blev därför både brådskande och genomtänkt på samma gång.
Utmaningen
Att köra Salesforce parallellt med andra system hade skapat friktion i vardagen. Processerna gick inte att hålla samlade, och deadline för licensen närmade sig snabbt. Det fanns inget utrymme för genvägar.
Bland det Instaffo behövde lösa:
- Byta ut Salesforce innan licensen gick ut
- Se till att CRM:et speglade den egna säljprocessen, snarare än en färdig mall att passa in i
- Städa och flytta gammal Salesforce-data utan att tappa information
- Hålla faktureringen via SevDesk igång under hela övergången
- Göra allt detta utan att störa den dagliga verksamheten
Kort sagt krävdes ett gediget förarbete, ett strukturerat upplägg och en del skräddarsytt tekniskt arbete – allt inom en snäv tidsram.
Lösningen
Första samtal och planering
I stället för att bara luta sig mot HubSpots standardupplägg så började Avidly med att gå igenom både säljprocessen och den tekniska miljön tillsammans med Instaffo. Det gav en tydlig bild av hur bolaget faktiskt jobbade, vilket sedan blev grunden för implementationen.
- Workshops med säljteamet kartlade pipelines, egenskaper, automationer och rapporteringsbehov
- En teknisk genomgång täckte både Salesforce-miljön och kopplingarna mot backoffice
- Projektet delades in i faser för att hålla nere risken och säkerställa kontinuitet i verksamheten
Implementation av Sales Hub
När förarbetet var klart satte Avidly upp HubSpot Sales Hub från grunden, anpassat efter Instaffos säljprocess. Det inkluderade:
- Pipelines byggda efter hur säljorganisationen faktiskt är strukturerad
- Egenskaper, automationer och rapporter, allt skräddarsytt enligt Instaffos behov
Integration med SevDesk
En central del av projektet var att automatisera faktureringen, som Instaffo tidigare hanterat manuellt. Avidly utvecklade en skräddarsydd integration mellan HubSpot och SevDesk som:
- Hämtar information från deals i HubSpot
- Skapar en faktura-payload i det format SevDesk behöver, helt automatiskt
- Skickar den vidare via SevDesks API utan någon manuell inblandning
Detta innebär att den finansiella datan hålls konsekvent mellan systemen och tar dessutom bort ett moment i verksamheten som tidigare krävde manuellt arbete.
Resultaten
Före
- Salesforce kördes vid sidan av flera interna system, vilket byggde upp onödig komplexitet
- CRM-strukturen speglade inte riktigt hur säljorganisationen arbetade
- Salesforce-uppsättningen hade vuxit fram över tid och blivit svår att både underhålla och utveckla
- Licensen närmade sig sitt slut utan att någon tydlig migreringsplan fanns
Efter
- HubSpot är Instaffos centrala CRM och operativa system
- Systemstrukturen är enklare och kan skalas i takt med bolagets tillväxt
- CRM:et är byggt kring den faktiska säljprocessen, inte en standardmall
- All gammal Salesforce-data är städad och migrerad
- Faktureringen sker automatiskt, hela vägen från HubSpot till SevDesk
"Datamigreringen i sig var desto mer komplex. Den genomförde vi själva, men med stöd och rådgivning från Avidly HubSpot Solutions, som guidade oss genom hela processen med sin HubSpot-expertis – från planering till lansering."
Det handlade inte bara om att byta system. Det handlade om att ge säljteamet ett verktyg som fungerar som de gör, och koppla samman det med backoffice så att manuellt arbete och risken för felaktig data försvinner.
Några av effekterna:
- Deadline för Salesforce-licensen hölls utan att verksamheten påverkades
- Ett CRM byggt för säljteamet, inte anpassat efteråt
- Ett automatiserat faktureringsflöde som ersatte en manuell process
- En skalbar HubSpot-grund för fortsatt tillväxt
"Äntligen har vi ett modernt CRM som faktiskt driver våra processer framåt i stället för att bromsa dem. Det är helt avgörande, inte minst inom sälj."
Varför just Avidly?
Instaffo behövde mer än bara en leverantör som genomförde en migrering. De behövde en partner som förstod både säljprocessen och tekniken, och som kunde leverera trots en verklig deadline.
Avidly började med förstudien, inte med konfigurationen. Senior kompetens var med från start. Det fasindelade upplägget höll risken nere utan att sakta ner leveransen. Och där standardfunktioner inte räckte till, som med SevDesk-integrationen, byggde Avidly det som behövdes.
Det som hade kunnat bli ett rörigt plattformsbyte blev i stället en kontrollerad förändring i flera steg. Instaffo stod starkare operativt efteråt än innan projektet startade.
Nu när HubSpot är på plats som Instaffos centrala system handlar nästa steg om att fortsätta utveckla och växa:
-
Koppla ihop HubSpot med fler interna system
-
Bygga AI-drivna processer utifrån den nya, enklare systemstrukturen