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Bauer Media
Mit Skalierung zum Erfolg: Wie Bauer Media seine CRM-Prozesse in acht Ländern standardisierte
Als führender Rundfunkanbieter Europas verbindet Bauer Media sein Publikum über Ländergrenzen und schafft so einen Mehrwert für Hörerschaft und Werbetreibende. Die Verwaltung eines so großen Netzwerks mit verschiedenen Marken und Betrieben stellt das Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Das betrifft insbesondere die Verwaltung von Vertriebs- und Kundendaten in allen Regionen.
Um diese komplexen Herausforderungen zu meistern und HubSpot in acht EMEA-Regionen einzuführen, hat sich Bauer Media mit Avidly HubSpot Solutions zusammengeschlossen.
Diese Fallstudie beschäftigt sich damit, wie Avidly und Bauer Media gemeinsam die Datenfragmentierung beseitigt, die betriebliche Effizienz verbessert und den Grundstein für skalierbare, einheitliche CRM-Prozesse in den europäischen Niederlassungen gelegt haben.
Hintergrund
Industrie: Audio- und Rundfunktechnik
Bauer Media Audio, die Radio-Sparte der Gruppe, verbindet die Zuhörerschaft mit einem Netzwerk aus Radiostationen in ganz Europa und generiert Umsatz durch Werbeeinnahmen und innovative Engagement-Strategien wie Gewinnspiele und Werbeaktionen.
Herausforderung
Bauer Media Audio ist in acht europäischen Ländern tätig, mit jeweils eigenen Radiostationen, Buchungssystemen und Vertriebsprozessen. Vor der Partnerschaft mit Avidly stellte das Fehlen eines gemeinsamen CRM-Systems das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, darunter:
- Fragmentierte Systeme: In jedem Land wurden separate Plattformen und Workflows verwendet, was die länderübergreifende Zusammenarbeit erschwerte. Die CRM-Systeme in den einzelnen Ländern waren entweder veraltet oder gar nicht vorhanden.
- Mangelnde Transparenz: Vertriebs-Pipelines und Performance-Daten wurden in Silos gespeichert, sodass es keine zusammenhängende Sicht auf den Betrieb auf regionaler und internationaler Ebene gab.
- Dateninkonsistenzen: Länderspezifische Systeme und voneinander abweichende Prozesse führten zu inkonsistenten Daten, was ein genaues und effizientes Reporting erschwerte.
Darüber hinaus startete Bauer Media ein Projekt zur Abstimmung seines CRM-Systems mit einer aktualisierten SAP-Instanz, die dem Unternehmen als Stammdatensystem dienen sollte. Das Projekt erforderte die Integration separater HubSpot-Instanzen in acht Ländern mit komplexen Middleware-Lösungen und lokalisierten Buchungssystemen.
Dieses Integrationsprojekt stellte das Unternehmen vor mehrere Hürden:
- Komprimierter Zeitplan
- Notwendigkeit, Prozesse über mehrere Regionen hinweg zu standardisieren
- Verwaltung verschiedener Buchungssysteme, von denen einige veraltet oder stark lokal ausgerichtet waren
Lösung
Avidly arbeitete eng mit Bauer Media zusammen, um eine Lösung in mehreren Phasen zu implementieren, die folgende Probleme lösen sollte:
HubSpot-Implementierung in mehreren Regionen
Über drei Jahre hinweg implementierte Avidly HubSpot in acht Ländern, bot Schulungen an und sorgte für eine einheitliche Nutzung in allen Regionen. Das Rollout begann 2021 mit Polen und endete 2024 mit Portugal. Die Portale der einzelnen Länder wurden so konfiguriert, dass sie die spezifischen lokalen Anforderungen der Vertriebsteams erfüllten. Gleichzeitig wurden dort, wo es möglich war, standardisierte Arbeitsweisen eingeführt.
Konkret unterstützte Avidly die Implementierung durch:
- Die Entwicklung einer benutzerdefinierten Lösung zur Verwaltung der Verträge für Anzeigenplatzierungen. Diese wurde in HubSpot als benutzerdefiniertes Objekt mit speziell programmierten Workflows eingerichtet, sodass Bauer die aktuellen Ausgaben von Jahresbeginn in Echtzeit verfolgen kann.
- Die Erstellung von benutzerdefinierten Objekten für spezielle Informationen zu Agenturen, Projekten und Aufträgen.
- Die Integration länderspezifischer Plattformen, wie Vainu, Finstat und Bisnode, zur Datenanreicherung, um Unternehmensdaten automatisch auszufüllen und manuelle Eingaben des Vertriebsteams bei der Verwendung von HubSpot zu reduzieren.
- Schulungen für Vertriebsteams und Superuser, die in Zusammenarbeit mit CRM Product Manager Yaniv Kalmek, angeboten wurden.
Integration mit SAP
In Zusammenarbeit mit Middleware-Partner BRIX CRM wurde ein Projekt entwickelt, das einen nahtlosen Datenfluss zwischen HubSpot, länderspezifischen Buchungssystemen und SAP gewährleistet.Zu den Schlüsselkomponenten zählen:
- Standardisierung der Dateneigenschaften zwischen Systemen
- Automatisierung der Prozesse, um manuelle Eingaben für Vertriebsteams zu reduzieren und so Fehler bei der Dateneingabe zu verhindern
- Sicherstellen genauer Kommunikation in Echtzeit zwischen HubSpot und SAP mit automatisierten Daten-Feedbackschleifen zu Validierung und Bereinigung der Eingaben
- SAP ermöglichen, alle Daten zwischen den einzelnen HubSpot-Instanzen und dem Buchungssystem zu verwalten
Kontinuierlicher Support
Nach der Implementierung unterstützt Avidly Bauer Media weiterhin im Rahmen eines Retainer-Vertrags. Dies beinhaltet Fehlerbehebung und Strategien zu neuen Funktionen, um die Nutzung von HubSpot zu verbessern.
Ergebnisse & Auswirkungen
Die Zusammenarbeit von Bauer Media und Avidly lieferte greifbare Ergebnisse, die sowohl Effizienz als auch Sichtbarkeit verbessern:
Verbesserte Datenqualität
Die Integration standardisierte Prozesse und Eigenschaften über acht HubSpot-Portale hinweg, um Einheitlichkeit und zuverlässiges internationales Reporting zu gewährleisten.
Höhere Betriebseffizienz
Automatisierung, wie das Anreichern von Unternehmensdaten und Datenübertragung an Buchungssysteme in den einzelnen Ländern aus dem CRM, verringerte den manuellen Aufwand für Vertriebsteams.
Erhöhte Sichtbarkeit
Zentralisierte CRM-Prozesse boten Bauer Media mehr Einblicke in die Vertriebspipelines in allen Regionen.
Quantitative Ergebnisse sind zwar Gegenstand einer längerfristigen Bewertung, doch hat Bauer Media mit HubSpot bereits jetzt folgende Ziele erreicht:
- Zentralisierung von CRM-Systemen in acht Ländern
- Bereitstellung eines skalierbaren und automatisierten Systems im Einklang mit SAP Governance Standards
- Inbetriebnahme einer einheitlichen Plattform für Vertriebsteams, die die Zeit für Verwaltungsaufgaben reduziert
„Avidly sucht immer nach Lösungen, auch wenn die Herausforderungen komplex sind. Sie sind ein wichtiger Partner bei der Erfüllung unserer Anforderungen und setzen sich stets dafür ein, unsere Probleme zu adressieren.“ – Yaniv Kalmek, CRM Product Manager, Bauer Media Audio