Hintergrund

Im heutigen Zeitalter stehen kommunale Krankenhäuser vor zahlreichen Herausforderungen. Einerseits möchten sie ihren Patienten als professionelle Dienstleister nahe sein, andererseits müssen sie sich dem digitalen Wandel in der Gesundheitsversorgung, der Personalgewinnung und der Kommunikation stellen. Die Krankenhaus GmbH Landkreis Weilheim-Schongau erkannte frühzeitig die Notwendigkeit, diese Herausforderungen anzugehen und die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.

Die Entscheidung, eine starke digitale Sichtbarkeit anzustreben, wurde durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Zum einen gewinnt das Internet als Informationsquelle und Entscheidungshilfe für Patienten kontinuierlich an Bedeutung. Immer mehr Menschen suchen online nach medizinischen Informationen, bevor sie eine Behandlung wählen oder einen Arzt aufsuchen. Das Krankenhaus erkannte die Chance, potenzielle Patienten frühzeitig zu erreichen und ihnen qualitativ hochwertige Informationen bereitzustellen.

Herausforderung

Darüber hinaus sieht sich das Krankenhaus einem zunehmenden Wettbewerb ausgesetzt. In einem hart umkämpften Gesundheitsmarkt ist es entscheidend, sich von der Konkurrenz abzuheben und ein Alleinstellungsmerkmal zu schaffen. Eine starke digitale Präsenz und Sichtbarkeit können dazu beitragen, das Vertrauen der Patienten zu gewinnen und das Krankenhaus als führende Institution in der Region zu positionieren.

Nicht zuletzt spielte auch die Personalgewinnung eine zentrale Rolle. In Zeiten des Fachkräftemangels und demografischen Wandels wird es für Krankenhäuser immer schwieriger, qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren. Eine starke digitale Sichtbarkeit kann dabei helfen, potenzielle Bewerber anzusprechen und das Krankenhaus als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.

Angesichts dieser Herausforderungen erkannte die Krankenhaus GmbH Weilheim-Schongau die Notwendigkeit, ihre digitale Sichtbarkeit zu erhöhen und eine starke Präsenz im Internet aufzubauen.

Lösung

Avidly arbeitete eng mit Bauer Media zusammen, um eine Lösung in mehreren Phasen zu implementieren, die folgende Probleme lösen sollte:

HubSpot-Implementierung in mehreren Regionen

Über drei Jahre hinweg implementierte Avidly HubSpot in acht Ländern, bot Schulungen an und sorgte für eine einheitliche Nutzung in allen Regionen. Das Rollout begann 2021 mit Polen und endete 2024 mit Portugal. Die Portale der einzelnen Länder wurden so konfiguriert, dass sie die spezifischen lokalen Anforderungen der Vertriebsteams erfüllten. Gleichzeitig wurden dort, wo es möglich war, standardisierte Arbeitsweisen eingeführt.

Konkret unterstützte Avidly die Implementierung durch:

  • Die Entwicklung einer benutzerdefinierten Lösung zur Verwaltung der Verträge für Anzeigenplatzierungen. Diese wurde in HubSpot als benutzerdefiniertes Objekt mit speziell programmierten Workflows eingerichtet, sodass Bauer die aktuellen Ausgaben von Jahresbeginn in Echtzeit verfolgen kann.
  • Die Erstellung von benutzerdefinierten Objekten für spezielle Informationen zu Agenturen, Projekten und Aufträgen.
  • Die Integration länderspezifischer Plattformen, wie Vainu, Finstat und Bisnode, zur Datenanreicherung, um Unternehmensdaten automatisch auszufüllen und manuelle Eingaben des Vertriebsteams bei der Verwendung von HubSpot zu reduzieren.
  • Schulungen für Vertriebsteams und Superuser, die in Zusammenarbeit mit CRM Product Manager Yaniv Kalmek, angeboten wurden.

Integration mit SAP
In Zusammenarbeit mit Middleware-Partner BRIX CRM wurde ein Projekt entwickelt, das einen nahtlosen Datenfluss zwischen HubSpot, länderspezifischen Buchungssystemen und SAP gewährleistet.
Zu den Schlüsselkomponenten zählen:
  • Standardisierung der Dateneigenschaften zwischen Systemen
  • Automatisierung der Prozesse, um manuelle Eingaben für Vertriebsteams zu reduzieren und so Fehler bei der Dateneingabe zu verhindern
  • Sicherstellen genauer Kommunikation in Echtzeit zwischen HubSpot und SAP mit automatisierten Daten-Feedbackschleifen zu Validierung und Bereinigung der Eingaben
  • SAP ermöglichen, alle Daten zwischen den einzelnen HubSpot-Instanzen und dem Buchungssystem zu verwalten

Kontinuierlicher Support
Nach der Implementierung unterstützt Avidly Bauer Media weiterhin im Rahmen eines Retainer-Vertrags. Dies beinhaltet Fehlerbehebung und Strategien zu neuen Funktionen, um die Nutzung von HubSpot zu verbessern.
 

Ergebnisse & Auswirkungen

Die Zusammenarbeit von Bauer Media und Avidly lieferte greifbare Ergebnisse, die sowohl Effizienz als auch Sichtbarkeit verbessern:

Verbesserte Datenqualität

Die Integration standardisierte Prozesse und Eigenschaften über acht HubSpot-Portale hinweg, um Einheitlichkeit und zuverlässiges internationales Reporting zu gewährleisten.

Höhere Betriebseffizienz

Automatisierung, wie das Anreichern von Unternehmensdaten und Datenübertragung an Buchungssysteme in den einzelnen Ländern aus dem CRM, verringerte den manuellen Aufwand für Vertriebsteams.

Erhöhte Sichtbarkeit

Zentralisierte CRM-Prozesse boten Bauer Media mehr Einblicke in die Vertriebspipelines in allen Regionen.

Quantitative Ergebnisse sind zwar Gegenstand einer längerfristigen Bewertung, doch hat Bauer Media mit HubSpot bereits jetzt folgende Ziele erreicht:

  • Zentralisierung von CRM-Systemen in acht Ländern
  • Bereitstellung eines skalierbaren und automatisierten Systems im Einklang mit SAP Governance Standards
  • Inbetriebnahme einer einheitlichen Plattform für Vertriebsteams, die die Zeit für Verwaltungsaufgaben reduziert

„Avidly sucht immer nach Lösungen, auch wenn die Herausforderungen komplex sind. Sie sind ein wichtiger Partner bei der Erfüllung unserer Anforderungen und setzen sich stets dafür ein, unsere Probleme zu adressieren.“ – Yaniv Kalmek, CRM Product Manager, Bauer Media Audio.