Die ultimative Checkliste für eine Marketing-Migration zu HubSpot

Von den vielen Aufgaben, die Marketer im Laufe ihres Arbeitstages erledigen, sind nicht alle gleichermaßen beliebt. Zu den unbeliebteren Tätigkeiten gehören meist repetitive, administrative Aufgaben, die zwar natürlich erledigt werden müssen, aber nichts mit eigentlichem Marketing zu tun haben. Um ein Extrembeispiel einer solchen Aufgabe soll es in diesem Artikel gehen, nämlich um die Marketing-Migration.

Sicherlich graust es vielen bereits beim Gedanken daran, dass der Chef oder die Chefin eines Tages ins Büro spazieren könnte, um zu verkünden, dass nun die langersehnte Migration des CRM ansteht. Schlimmstenfalls läuft sogar kurzfristig der Vertrag des aktuellen Anbieters aus, die Zeit drängt also. Die einen haben eventuell eine unliebsame Erinnerung aus der Realität, die sie mit diesem Szenario verbinden, andere wissen um die Tücken und Herausforderungen und möchten gar nicht erst in eine solche Situation geraten.

Wir möchten das Thema heute trotzdem diskutieren und Ihnen ein paar Tipps an die Hand geben, wie die Marketing-Migration zur HubSpot-Plattform optimal funktionieren kann. Zuerst werden wir auf die zahlreichen Vorteile eines solchen Schrittes eingehen. Abschließend präsentieren wir Ihnen dann eine übersichtliche Checkliste mit den besten Tipps für einen reibungslosen Ablauf.

Warum migrieren?

Zunächst möchten wir uns also mit den Beweggründen Ihres Vorgesetzten beschäftigen, der Sie aus Ihrem Marketingalltag herausreißt, um Sie mit administrativen Problemen zu belasten. Was sind die Beweggründe dafür und warum könnte die Entscheidung für eine Migration durchaus die richtige sein?

Grundsätzlich gilt es immer, das optimale System zu nutzen, welches am besten für die aktuellen Gegebenheiten geeignet ist. Ein Wechsel kann da durchaus ein guter und wichtiger Schritt sein. Das Festhalten am Status quo bringt immer die Gefahr mit sich, dass auf lange Sicht das Wachstumspotenzial des Unternehmens gefährdet wird. Nur mit einem performanten System, welches sich optimal an Ihr Unternehmen anpassen lässt, sind reibungslose Prozessabläufe möglich.

Sicher, der Wechsel bedeutet auch immer eine Zeit der Anpassung und Einarbeitung. Im Idealfall kann jedoch bereits zu Beginn erkennbar sein, dass der Aufwand auf lange Sicht geringer sein wird und einen höheren Mehrwert bietet, als die Weiternutzung des alten Systems. In einem solchen Fall ist eine Migration der richtige Schritt und kann als Investition in die Zukunft gesehen werden. Was aber sind weitere unmittelbare und langfristige Vorteile einer Migrationsstrategie im Marketing?

Vorteile der Marketing-Migration

Eine Marketing-Migration bedeutet Aufwand in Zeit, finanzielle Ressourcen, Arbeitskraft und Nerven. So viel zu den unmittelbaren Nachteilen. Auf Seiten der Vorteile ergeben sich jedoch auch eine Reihe von Aspekten, die es nicht zu unterschlagen gilt.

• Marketing-Sales-Alignment: Es wird inzwischen rauf und runter gepredigt, da können auch wir uns nicht davon ausnehmen: Das Alignment zwischen Marketing und Vertrieb ist ein kritisches Erfolgskriterium in modernen Unternehmen und längst nicht mehr nur „nice to have“. Bessere Tools und integriertere Plattformen zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit können hier den entscheidenden Boost geben, um die Produktivität des Unternehmens auf eine neue Ebene zu heben. HubSpot ist ein optimales Beispiel für ein performantes Alignment-Tool: Mitarbeiter aller Abteilungen arbeiten übergreifend auf einer integrierten Plattform zusammen und nutzen gemeinsame Tools. So werden Informationsverluste minimiert.
  
  
• Optimierte Effizienz im Team: Das bedeutet auch, dass die allgemeine Effizienz im Team erhöht wird. Dank einer besseren Zusammenarbeit und einem integrierterem System werden Engstellen und Stolpersteine überbrückt.
  
  
• Verbesserte Funktionalität für Ihr Business: Ein neues CRM bietet zudem die Chance, gänzlich neue Funktionen freizuschalten. Dies kann die Automatisierung von Prozessen umfassen, oder aber Analyse- und Reporting-Möglichkeiten betreffen, die Ihrem Unternehmen wichtige Erkenntnisse zurückliefern. Ein umfangreiches CRM wie das von HubSpot kann das Analysieren und Berichten des ROI (Return on Investment) vereinfachen und so Marketingmaßnahmen besser in den Kontext des Unternehmenserfolges stellen. Gerade in Bezug auf das Unternehmenswachstum kann eine Migration dementsprechend ein wichtiger Schritt in eine bessere und produktivere Zukunft sein.

  
• Ein gutes CRM wächst mit Ihnen: Eine Migration sollte allerdings nicht zur wiederkehrenden Tradition werden. Gute Systeme wachsen mit Ihnen gemeinsam und lassen Sie zusätzliche Funktionalitäten nutzen, sobald Sie dazu bereit sind – wie etwa die divergenten Hubs von HubSpot. Das System ist in verschiedene Schichten eingeteilt, die mehr und umfangreichere Funktionen bieten, je höher Sie aufsteigen. Mit zunehmenden Anforderungen und einem wachsenden Unternehmen kann die Plattform so mit Ihnen zusammen skalieren.

Unsere Checkliste für Marketing-Migration

Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen einige wichtige Tipps an die Hand geben, mit deren Hilfe Sie Ihr bestehendes System möglichst problemfrei zu HubSpot migrieren können. Sollten sich dabei Fragen ergeben, stehen wir Ihnen bei Avidly gern mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen, auch Ihre ganz individuelle Marketing-Migration zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Schritt 1: Sichern Sie sich die nötige Zeit

Aller Anfang ist schwer, doch Timing ist das A und O. Oft mangelt es genau an dieser Stelle. Sorgen Sie also nach besten Möglichkeiten dafür, dass Sie die nötigen Zeitressourcen haben, um den Umzug möglichst unproblematisch über die Bühne zu bringen. Das Projektmanagement selbst ist komplex genug, da können Sie zusätzlichen Zeitstress am wenigsten gebrauchen. Sprechen Sie dies gegebenenfalls deutlich und transparent mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten ab. Sie alle haben ein gemeinsames Interesse an einem Gelingen des Migrationsprojekts.

Schritt 2: Holen Sie alle Beteiligten ins Boot

Ein typischer Grund für das Scheitern eines großen Projekts ist, dass einzelne Parteien in verschiedene Richtung arbeiten. Was beim Tauziehen funktioniert, kann bei einer komplexen Migration das Projekt nur zum Scheitern bringen. Nur wenn alle Verantwortlichen und Entscheider unter gemeinsamer Flagge und mit einem geteilten Ziel zusammenarbeiten, kann das Projekt ein Erfolg werden.

Schritt 3: Planen Sie das Projekt

Ohne eine gute Strategie können Sie ihre Mitstreiter jedoch nicht hinter dem gemeinsamen Ziel vereinen. Entwickeln Sie einen Plan und beziehen Sie dabei alle Stakeholder mit ein. Vereinbaren Sie auch den Zeitrahmen und Deadlines. Dadurch legen Sie den Grundstein für ein funktionierendes und lückenloses Reporting. Vereinbaren Sie zudem klare Verantwortlichkeiten. Nur wenn sich jemand für einen positiven Outcome verantwortlich fühlt, ist Erfolg möglich.

Schritt 4: Strukturieren Sie den Datenfluss

Alle migrierten Daten müssen sauber und korrekt sein. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um bei der Datenqualität penibel zu sein, als beim ersten Import von Daten in ein neues CRM. Dies legt den Grundstein für eine saubere Datenbank. Die Integrität und Validität der Datensätze sind das A und O jeder Marketing- und Sales-Aktivität.

Schritt 5: Passen Sie das CRM an Ihre Anforderungen an

Ihr Unternehmen besitzt individuelle Anforderungen und Eigenschaften. Das HubSpot-CRM bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, individuelle Eigenschaften, aber auch Elemente anzulegen, die sich von den klassischen Objekten wie Kontakte und Unternehmen unterscheiden, jedoch auf gleiche Weise genutzt werden können. So wird sichergestellt, dass Sie alle relevanten Daten und Zusammenhänge im neuen CRM abbilden und einfügen können.

Schritt 6: Pflegen Sie Ihren Content ein

Achten Sie darauf, dass Ihr gesamter Content auch im neuen System vorhanden ist. Fehlende Bilder, Videos sowie Ihre CTAs können nur korrekt angezeigt und genutzt werden, wenn Sie sie vollständig mit ins neue System migrieren. Insbesondere dann, wenn Sie die umfangreichen Möglichkeiten von E-Mail-Marketing und CMS-Funktionalität im HubSpot-System nutzen möchten, ist dies ein wichtiger Schritt.

Schritt 7: Übertragen Sie nicht-migrierbare Informationen

Einige Informationen lassen sich nicht migrieren oder sollten im Zuge der Migration überarbeitet und optimiert werden. Legen Sie so beispielsweise Ihre Formulare in HubSpot neu an, optimieren Sie Ihre Lead-Pfade und erstellen Sie Templates für häufig erstellte Webseiten und E-Mails.

Schritt 8: Machen Sie sich mit Automatisierungsoptionen vertraut

HubSpot bietet umfassende Möglichkeiten zur Workflow-Erstellung für die automatische Durchführung von Marketingtätigkeiten. Machen Sie sich mit diesen Tools vertraut, sofern Ihr gewähltes HubSpot-Paket diese Funktionalität umfasst. Der neue Operations-Hub bietet darüber hinaus noch weitere mächtige Funktionen für einen automatisierten Datenaustausch mit extern angebundenen Tools in Echtzeit.

Schritt 9: Verbinden Sie Ihre Social Media-Accounts und richten Sie Tracking-Funktionalitäten ein

HubSpot ermöglicht einfaches Posten auf Social-Media-Kanälen, direkt aus der HubSpot-Oberfläche heraus. Verbinden Sie dazu Ihre Accounts und planen Sie Ihre Postings im Voraus. Gleichzeitig lassen sich wertvolle Informationen aus Trackingdaten in HubSpot sammeln. Nutzen Sie diese für Ihre Marketingmaßnahmen und Ihre Analysen.

Schritt 10: Machen Sie sich näher mit dem System vertraut

HubSpot bietet neben zahlreichen Funktionen und Tools auch eine umfangreiche Wissensdatenbank sowie viele Kurse, in denen Sie sich zu Marketing- und Vertriebsthemen informieren können. Das dort vermittelte Wissen wird zudem auch immer mit den HubSpot-Tools in Verbindung gebracht. Sie lernen dort also auch, mit den Werkzeugen auf der Plattform optimal umzugehen und Sie werden immer besser in Ihrem Job.

Fazit: Migration ohne Migräne

Eine Marketing-Migration in ein anderes CRM muss Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten. Auch wenn der Gedanke an ein derart großes und komplexes Projekt nicht in jedem Marketing-Mitarbeiter Vorfreude aufkommen lässt, so ist doch ein weitgehend reibungsloser Ablauf möglich. Wir haben Ihnen in diesem Artikel allein vier große Aspekte von Vorteilen genannt, die es sinnvoll und zukunftsförderlich machen, den Schritt zu einem geeigneteren CRM zu wagen.

Des Weiteren haben wir Ihnen in 10 Schritten präsentiert, wie sich eine Migration zum HubSpot-System strukturieren lässt. Wir hoffen, dass Sie nun einen besseren Überblick über Ihre Optionen haben und dass wir Ihnen einen Großteil an Migrations-Sorgen nehmen konnten. Sollten Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, können Sie gerne auf uns zurückkommen. Wir schauen uns dann Ihren individuellen Fall an und finden gemeinsam mit Ihnen die geeignete Lösung.