Mit 5 CRM-Projektphasen zum durchdachten Projektmanagement

Für einen reibungslosen Projektablauf ist ein gut durchdachtes und strukturiertes Projektmanagement essenziell. Nur so kann sichergestellt werden, dass Projektziele mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen und schlussendlich auch erreicht werden. Zur besseren Strukturierung und Planung eines CRM-Projekts kann dieses in verschiedene Projektphasen eingeteilt werden, um alle Prozesse überschaubar darzustellen.

Was ist eine CRM-Projektphase?

Projektphasen bilden zeitlich eingegrenzte Sequenzen innerhalb eines Projekts. Für jede Phase werden vorab Aufgaben, Aktivitäten und Ziele definiert. Die Aufgaben und Aktivitäten werden dann während der Phase durchgeführt, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Innerhalb einer CRM-Projektphase ist die Unterteilung in Teilschritte und -ziele für die CRM-Implementierung ebenfalls sinnvoll, um alle Kosten, Termine und Einzelergebnisse sichtbar und überprüfbar zu machen. Daraus wird schnell ersichtlich, ob die Zielvorgaben erfüllbar sind. Gegebenenfalls kann so auch aufkommenden Problemen rechtzeitig entgegengewirkt werden, die den Projektverlauf gefährden.

Was sind Meilensteine im Projektmanagement?

Wichtige Ereignisse während des Verlaufs eines Projekts nennt man Meilensteine. Je nach Projekt, das Sie verfolgen, kann ein möglicher erster Meilenstein beispielsweise eine abgeschlossene Projektplanung sein. Für gewöhnlich werden die Meilensteine an das Ende einer Projektphase gesetzt. Aber auch zusätzliche Meilensteine innerhalb der Projektphasen können hilfreich sein, um Zwischenergebnisse festzuhalten. Das gesamte Team sollte die Meilensteine als essenzielle Entscheidungspunkte erkennen. Wurde ein Meilenstein erreicht, ist dies stets eine geeignete Gelegenheit für den Projektleiter, den Verlauf des Projekts zu überprüfen, damit Planabweichungen vorzeitig festgestellt werden können.

Ein Meilenstein sollte immer ein bestimmtes Ereignis und einen Zustand deklarieren. Der Zustand meint dabei den Projektstand und kann beispielsweise die abgeschlossene Planung sein. Das dazu passende Ereignis könnte in diesem Fall das abgeschlossene Kick-off-Meeting darstellen.

Die 5 CRM-Projektphasen

Ein CRM-Projekt lässt sich grundsätzlich in 5 Phasen unterteilen:

•  Initiierungsphase
  
  
• Planungsphase
  
  
• Ausführungsphase
  
  
• Überwachungsphase
  
  
• Abschlussphase
  
  

Durch diese Unterteilung wird einerseits die Aufgabensteuerung erleichtert. Außerdem ermöglichen die Projektphasen einen besseren Überblick über Erfolge und eventuell aufkommende Probleme. Im Folgenden werden die einzelnen Phasen sowie die damit verbundenen Aktivitäten, Aufgaben und Ziele genauer betrachtet und erläutert.

1. Initiierungsphase

Zu Beginn eines jeden Projekts wird zunächst der geplante Projektverlauf genauer betrachtet, um die Umsetzung sowie den erzielbaren Nutzen für das Unternehmen auszumachen. Dabei werden Faktoren wie die Rentabilität des CRM-Projekts unter die Lupe genommen. Die Einführung eines CRM-Systems ist immer mit Investitionskosten verbunden. Diese umfassen nicht nur die Kosten für die Software, sondern auch den Zeitaufwand, der mit der Implementierung verbunden ist. Daher ist es sinnvoll, im Vorfeld abzuwägen, ob sich die Investition auch rentieren wird.

In der Initiierungsphase sollten insbesondere die folgenden Variablen geklärt werden:

• Der Sinn des Projekts
  Warum wird dieses Projekt verfolgt?
  
  
• Die Projektziele
  Welche Ziele verfolgt dieses Projekt?
  
  
• Die Ressourcenplanung
  Wie sieht der Zeitplan aus? Wie hoch werden die Kosten     
  sein? Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
  
  
• Die Rentabilität
  Was ist das Ergebnis der Kosten-Nutzen-Analyse?
  
  

Weiter müssen Zuständigkeiten festgelegt werden. Dabei sollte nicht vernachlässigt werden, warum welche Dinge gemacht werden und wie genau das geschehen soll. Die akribische Aufschlüsselung dieser Fragen nennt man Projektbeschreibung.

Insbesondere in der ersten CRM-Projektphase entscheidet eine präzise Planung oft über die Genehmigung des Projekts. Auch das Team profitiert von dieser akribischen Planung, da Ziele und die Hintergrundinformationen für alle deutlich werden. 

2. Planungsphase

Eine detaillierte Projektplanung ist für einen erfolgreichen Abschluss des Projektes unbedingt notwendig. Folgende Punkte müssen im Rahmen des Projektplans festgelegt werden:

• Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
  
  
• Zeitplanung
  
  
• Budgetplanung
  
  

Die Projektplanungsphase bildet die Basis Ihres Projekts. Alle weiteren Planungen erfolgen anhand dieser im Vorfeld festgelegten Parameter. Der Projektplan ist außerdem unerlässlich, um festzustellen, ob sich das Projekt innerhalb der Zeit- und Kostenvorgaben bewegt.

3. Ausführungsphase

In dieser Phase beginnt die eigentliche Ausführung des Projekts und die Planungen der vorangegangenen Phasen werden umgesetzt. Nun wird ersichtlich, ob der Projektverlauf sich verhält wie geplant. Die Projektdurchführung startet dabei idealerweise mit einem Kick-off-Meeting. In diesem sollten alle Beteiligten noch einmal die Handlungsanweisungen und einen Projektplan erhalten, damit alle wichtigen Informationen jederzeit für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Eine sorgfältige Begleitung dieser Phase durch die Projektverantwortlichen ist ebenfalls sehr wichtig.

4. Überwachungsphase

Damit das Projekt innerhalb des gegebenen Zeit- und Kostenrahmens verläuft, ist eine stetige Projektüberwachung notwendig. Im Zuge der Projektüberwachung werden der Status des Projekts, Fortschritte und der reibungslose Ablauf der Arbeitsprozesse überprüft. 
Neben der Leistungskontrolle dient die Projektüberwachung auch der frühzeitigen Offenlegung von potenziellen Problemen und Optimierungsmöglichkeiten. Regelmäßige Besprechungen mit allen involvierten Mitarbeitern sind dafür sehr hilfreich.

5. Abschlussphase

Das Projekt kann abgeschlossen werden, wenn die zuvor festgelegten Leistungen erbracht wurden. Alle Aufgaben, die das Projekt betreffen, werden daraufhin beendet und die Stakeholder werden benachrichtigt. Die Präsentation von Resultaten und Nachbesprechungen finden idealerweise in Form von Meetings statt.

Die abschließenden Formalitäten werden in einem Projektabschlussbericht zusammengefasst. Alle Erfahrungen und Learnings, welche während des Projekts gesammelt wurden, sollten ebenfalls Platz in diesem Bericht finden. Sie könnten für zukünftige Projekte hilfreich sein. Folgende Fragen sollten in jedem Fall durch den Projektabschlussbericht geklärt werden:

• Was hat gut funktioniert?
  
  
• Welche Schwierigkeiten traten auf?
  
  
• Worauf sollte beim nächsten Projekt besonders geachtet werden?
  
  

Anhand dieses Projektabschlussberichts können nachfolgende Projekte besser kalkuliert und geplant werden. Um bei zukünftigen Projekten bereits im Voraus Hürden und mögliche Probleme zu eliminieren, können vorangegangene Projektabschlussberichte zurate gezogen werden. Dies erspart womöglich Zeitverluste und fehlerhafte Kalkulationen.

CRM-Projektphasen: Unser Fazit

Die Unterteilung eines CRM-Projektes in unterschiedliche Projektphasen ist besonders hilfreich, um Teilziele besser identifizieren zu können. Dadurch kann die Motivation aller Beteiligten gesteigert werden, da neben dem Endziel auch im Verlauf des Projekts immer wieder Erfolge deutlich gemacht werden. Auch auftretende Probleme oder Planungsfehler werden durch die Teilziele schnell deutlich und es wird möglich, diesen Problematiken effizient entgegenzusteuern. Durch die gesetzten Meilensteine erlangt der Projektverlauf Struktur und führt daher eher zu einem erfolgreichen Abschluss des Projekts. Durch die 5 CRM-Projektphasen und die in ihnen enthaltenen Meilensteine wird die Strukturierung Ihres Projekts vereinfacht und Sie behalten alle wichtigen Faktoren im Blick.

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