Das Tool des Monats: Mit Trello die Content Produktion steuern

Excellisten und nur Probleme: Wer in komplexen oder auch nur größeren Teams zusammenarbeiten und Aufgaben für die Content Produktion koordinieren muss, greift schnell zu einer Excel-Datei, die dann auf der Dropbox liegt. Damit handelt man sich aber meist sehr schnell viele Probleme ein. Denn arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an der Datei, gibt es viele Konflikte – das Durcheinander ist vorprogrammiert. Mit Trello kann das nicht passieren. Außerdem ist es viel übersichtlicher als schnöde Listen und auf Teams ausgerichtet. Trello fußt auf einer Management-Methode, die sich Kanban nennt. Kanban hat sich in den letzten Jahren etabliert, da sie auch in komplexen Situationen eine gute Übersicht schafft. Zentraler Gedanke dabei ist, alle Aufgaben in Listen zu verwalten, die nebeneinander auf einem großen Kanban-Board verwaltet werden. Die Listen tragen Überschriften wie "Aufgabensammlung", "Nächste Ausgaben", "in Arbeit", "in Prüfung" und "Fertig". Eine Liste wie "in Arbeit" darf dabei nicht beliebig viele Aufgaben aufnehmen, sondern nur ein bestimmte Anzahl. Ist sie erreicht, dürfen keine neuen Aufgaben hinzukommen.

Gemeinsam legt das Projekt-Management fest, welche Aufgaben von der "Aufgabensammlung" in "Nächste Aufgaben" gezogen werden (bei einem täglichen Stand-Up). Auch sie ist durch eine maximale Menge beschränkt. Von dieser Liste können Aufgaben nur von den Personen in "in Arbeit" gezogen werden, die diese Aufgaben zu erledigen haben. Das sorgt dafür, dass die Mitarbeiter nicht mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig überlastet werden.

Trello als Aufgaben-Management-Tool

Trello nimmt diese Prinzip auf. Es ist eine Anwendung, die komplett im Web läuft und für die man sich kostenlos registrieren kann. Wer mag, kann mehrere Boards mit Listen anlegen. Boards und Einzelaufgaben kann für andere Trello-Mitglieder freigeben und so in Teams zusammenarbeiten. Trello ist dabei nicht ein spezialisiertes Kanban-Tool, sondern generell ein Listen-Verwaltungswerkzeug, mit dem sich Kanban-Techniken abbilden lassen.

Aufgaben lassen sich per Drag&Drop von einer Liste in die nächste (und auch zurück) ziehen und ablegen. Jede Aufgabe kann diverse Hintergrundinfos beinhalten:

• Labels: farbige Markierungen, die Dringlichkeiten oder Aufgabentypen darstellen. Sie lassen sich beliebig konfigurieren.
• Bilder, die zeigen, worum es geht
• Checkliste mit Unteraufgaben, die sich abhaken lassen
• Anhänge (in der kostenlosen Variante bis 10 MByte pro Anhang)
• Fristen (als Datum)
• und natürlich mit reichlich Text und auch Kommentaren

Die Kalenderansicht zeigt alle laufenden Aufgaben mit Fristen an. Einzelne Karten lassen sich auch abonnieren. Trello verständigt die Abonnenten, wenn sich eine Karte ändert oder verschoben wird. Arbeitsmuffel kann man auf diese Weise auch per E-Mail benachrichtigen, falls sie nur selten in Trello schauen. Jeder kann für sich selbst festlegen, wie häufig und bei welchen Aktion Benachtichtigungen verschickt werden.

Für den Austausch unter den Mitgliedern eines Boards gibt es bei jeder Aufgabe die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen und einen Chat zu führen, um eventuelle Fragen zu beantworten.

Trello in der Content Produktion

Wer mit mehreren Personen, die nicht alle im gleichen Büro sitzen, gemeinsam das Content Marketing koordinieren möchte, hat mit Trello ein sehr einfach zu verstehendes, aber mächtiges Tool an der Hand. Jedes zu erstellendes Content-Element wird als Aufgabe angelegt, mit Informationen angereichert, mit einem Datum versehen und zu Beginn in die "Aufgabensammlung" übernommen. Stück für Stück wandern die Aufgaben durch die Listen. Zu jeder Zeit kann jeder Mitarbeiter genau sehen, was als nächstes kommt, gerade in Arbeit oder bereits fertig ist.

Eine Besonderheit ist das Abrechungsmodell: Trello kennt auch in der kostenlosen Variante keine Beschränkung von Anzahl der Mitglieder, der Boards oder Listen. Diese Sachen sind generell unbeschränkt. Auch die Einbindung von

• Dropbox
• Box und
• Google Drive

ist kostenlos. Eine Business-Class-Lizenz (ab ca. 9 Euro pro Mitarbeiter und Monat) wird nur fällig, wenn Anhänge größer als 10 MByte sein sollen und Sie als Unternehmen eine bessere Kontrollen brauchen, wer was in Trello freigeben oder ändern darf. In dieser Ausbaustufe ist auch eine Einbindung von

• Evernote
• Github
• Google Hangout
• Mailchimp
• Salesforce und
• Slack

möglich.

Einen kleinen Wehrmutstropfen gibt es bei Trello aber: Aufgaben können nicht direkt Personen zur Bearbeitung zugeordnet werden, da es hierfür keine speziellen Funktionen gibt. Das entspricht Kanban, bei dem sich Mitarbeiter neue Aufgaben selbst "ziehen" und diese nicht "aufgedrückt" bekommen. Das macht es schwer, auf einen Blick zu erkennen, wer gerade an was arbeitet. Trello stellt damit die Aufgaben und deren Erledigung in den Mittelpunkt und vernachlässigt klar ein Ressourcen-Management.

Wer will kann natürlich über die Vergabe passender Label oder auch Hinweise im Beschreibungstext und in den Kommentarfeldern eine Zuordnung der Aufgaben an Mitarbeiter nachbilden. Schöner wären aber eingebaute Funktionen, wie man sie etwa im Projekt-Management-Tool BaseCamp findet.

Fazit

Trello besticht durch seine Einfachheit, seine Übersicht, den kostenlosen Funktionsumfang und die Möglichkeit, viele Mitarbeiter, die unterschiedlichen Unternehmen angehören können, einzubinden. Da es auch Apps für iOS und Android gibt, lässt es sich sogar unterwegs gut nutzen. Wer zusammen an vielen kleine Tasks arbeiten muss, wird die Vorzüge schnell schätzen lernen und seine Produktivität deutlich steigern können.