Muutosta on johdettava ihminen edellä

Muutoksen vauhti yhteiskunnassa ja työelämässä tulee kasvamaan, ja tämä haastaa kykyämme mukautua. CRM-järjestelmän käyttöönotto, uuden verkkopalvelun luominen tai brändiuudistus – näitä kokonaisuuksia ei useinkaan nähdä muutosprosesseina vaan yksittäisinä asioina, jotka ajetaan läpi sisäistämättä sitä, mitä todella ollaan tekemässä.

Asiantuntijamme Roosa Räsänen ja Tommi Laaksonen keskustelivat hyvästä muutosjohtamisesta yliopistonopettaja ja tohtorikoulutettava Tommi Mäkisen kanssa, joka opettaa Jyväskylän yliopistossa mm. tunne- ja vuorovaikutustaitoja sekä yhteisöllisyyden tukemiseen liittyviä teemoja.

Miksi muutoksen johtaminen on vaikeaa?

Ihminen ei pelkää uutta vaan vanhasta, tutusta ja turvallisesta luopumista. David Kelley puhuu neljästä pelosta: pelko tuntemattomasta, tuomituksi tulemisesta, ensimmäisen askeleen ottamisesta ja kontrollin menettämisestä. Kelleyn mukaan yksi suurimmista peloistamme on se, että emme tule hyväksytyksi ja tartumme siksi tuttuihin ja turvallisiin ratkaisuihin. 

"Ihminen on silloin kaikkein haavoittuvaisimmillaan, kun hän joutuu opettelemaan uutta. Siksi muutos edellyttää aina psyykkisesti turvallista ympäristöä."

– Tommi Mäkinen | Yliopistonopettaja, Jyväskylän yliopisto

Monissa organisaatioissa muutoksia tehdään teknologia edellä, eikä oteta huomioon loppukäyttäjää, ihmistä joka muutoksen kokee ja tuntee.

"Ihmisille on annettava aikaa. Negatiivisten tunteiden ja pelkojen kuuntelu ja käsittely on tärkeää. Ettei vain läväytetä vaikkapa uuden CRM:n käyttöönottoa slideshowna tulille ja sitten mennä eteenpäin."

– Tommi Laaksonen | Growth Strategist, Avidly

Mihin muutoksessa pitäisi panostaa, jotta kaikilla olisi helpompaa?

On sanottu, että jos haluaa tietää miltä maailma näyttää 10 vuoden päästä, on katsottava 20 vuotta taaksepäin. Ihmisen psykologiset perustarpeet eivät kuitenkaan muutu. Yhteenkuuluvuus, kyvykkyys, vapaaehtoisuus sekä tunne toisten auttamisesta ovat kaikille ihmisille yhteistä ja ihmisen psyykkisen hyvinvoinnin kannalta elintärkeitä psykologisia perustarpeita. (selfdeterminationtheory.org; Martela, 2016) 

Ihmisen psykologinen pääoma auttaa selviämään haasteista ja vaikeuksista. Se koostuu toiveikkuudesta, optimismista, sitkeydestä ja itseluottamuksesta (Luthans ym. 2007).
Näitä kaikkia voidaan tukea yrityksissä, ne eivät ole vain yksilön vastuulla. Oleellista muutoksen keskellä on myös se, tunteeko ihminen säilyttävänsä langat käsissään, kontrollin omaan elämään. 

"Jos vanhat muutokset eivät ole menneet hyvin, on entistä vaikeampaa lähteä kohti uutta."

– Tommi Mäkinen | Yliopistonopettaja, Jyväskylän yliopisto

Tärkeintä muutosjohtamisen kokonaisuudessa on kokonaiskuvan rakentaminen ja siitä viestiminen.

"Miten kukaan muukaan voisi ymmärtää tarvetta muutokselle, jos sitä ei ole ensin hahmoteltu selkeästi ja pilkottu sopiviin osiin."

– Roosa Räsänen | Growth Strategist, Avidly

Kuusi vinkkiä sujuvampaan muutokseen

Minkälaisia sitten ovat ne keinot, joilla organisaatiossa eteentulevia muutoksia voidaan sujuvoittaa?

1. Muutoksesta viestiminen

Muutoksen keskellä organisaation on sitouduttava viestimään avoimesti ja oikeaan aikaan, jotta muutos voidaan jalkauttaa onnistuneesti. Muutokseen sitouttamisessa olennaista on tiedon jakaminen heti alusta asti. Hyvässä muutosjohtamisen viestinnässä teot eivät ajaudu ristiriitaan sanojen tai pahimmillaan hiljaisuuden kanssa. “En ole varma” tai “emme voi tietää”, ovat myös tietoa, jota tietyissä tilanteissa kannattaa jakaa piilottelun sijaan.

2. Anna palautetta

Palautteen antaminen koko muutosprosessin ajan on äärimmäisen tärkeää. Pienenkin uudistuksen kohdalla on syytä reflektoida mitä oltaisiin voitu tehdä eri tavalla, sillä palaute on kehityksen edellytys. Palautetta on tärkeää antaa henkilökohtaisesti jo prosessin aikana, ei pelkästään lopputuloksesta. Motivaation kannalta tärkeintä on huomata kehittyminen, pienetkin onnistumiset ja eteenpäin meneminen. Pienien välitavoitteiden saavuttamista kannattaa juhlia tai ainakin tehdä näkyväksi.

3. Tunnista muutosmyönteiset

Tunnista organisaatiosi muutosmyönteiset ja ne ihmiset joihin muut luottavat, koska näiden henkilöiden suhtautuminen muutokseen ohjaa muidenkin suhtautumista. Ota heidät mukaan muutoksen suunnitteluun. Valjasta muutosairueita, eli nopeasti muutoksen omaksuvia henkilöitä, jotka omalla tekemisellään vievät hiljaista tietoa eteenpäin.

4. Sitouta antamalla vastuuta

Osallista organisaatiossasi toimivia ihmisiä muutokseen ja anna heille vastuuta. Uskalla tunnistaa ja tunnustaa, ettet yksin tiedä parhaiten. Muutoksen suunnitteluun ja jalkauttamiseen osallistuminen auttaa sitoutumaan muuttuneeseen organisaatioon ja sen toimintatapoihin.

5. Toimi systemaattisesti

Toimi prosessin mukaisesti ja ohjaa ihmisiä sitä kautta uuteen. Esimerkiksi uutta CRM-järjestelmää käyttöönottaessa, tee myös itse kaikki raportointi järjestelmän kautta. Unohda excelit. Ohjaa kaikki tekeminen kohti uutta ja näytä esimerkkiä. Uskalla esimerkillä johtaessakin olla aito ja erehtyväinen - se ruokkii inhimillisyyttä ja rohkaisee myös muita seuraamaan esimerkkiä.

6. Rekrytoi monipuolisesti

Rekrytoinneissa ihmiset palkkaavat monesti samankaltaisia ihmisiä, jolloin yrityksestä on vaarassa tulla liian homogeeninen. Erilaisista ihmisistä koostuvissa organisaatioissa ihmiset on syytä tutustuttaa toisiinsa ihmisinä eikä organisaation rattaina. Tutustuttaminen lisää luottamusta, ymmärrystä, inhimillisyyttä ja arvostusta, mikä ruokkii psykologisesti turvallista ilmapiiriä ja on edellytys paitsi onnistuneelle muutokselle, myös toisilta oppimiselle ja hiljaisen tiedon siirtymiselle.