Hvordan planlegge og strukturere regelmessige rapporteringsmøter?

I rapporteringsmøtet skal du presentere hvilke resultater de ulike markedsaktivitetene har gitt og vurdere måloppnåelse. Dette grunnlaget for å snakke om videre tiltak markedsføringsavdelingen skal gjøre.

Selv om rapporteringsmøtet er en av markedssjefens viktigste arbeidsoppgaver, viser ferske tall fra International Content Marketing Forum (ICMF) og ANFO at norske virksomheter er blant dem som bruker minst tid på å måle og analysere resultater i Europa. Hvorfor er det sånn?

Vi tror norske virksomheter i større grad hadde prioritert å bruke tid på å måle, analysere og rapportere på resultater dersom de hadde opplevd at det hadde verdi for toppledelsen. I denne artikkelen kan du lese mer om hvordan du planlegger og strukturerer ditt neste rapporteringsmøte.

Når skal møtet holdes og hva er hovedformålet?

Det er ingen fasit på hvor ofte du bør rapportere på resultater til ledelsen, men de fleste velger å gjøre dette på månedlig basis. Det vil også være smart å presentere tall hyppigere i perioder dere utfører spesifikke kampanjer eller andre aktiviteter. På denne måten kan du direkte og fortløpende knytte ROI opp mot aktivitetene markedsavdelingen har fått budsjett for å gjennomføre.

Disse rapporteringsmøtene kan altså være fastsatte, ukentlig eller månedlig, kvartalsmessig eller årlig, eller mer flytende i tråd med gjennomførte aktiviteter. Det viktigste er ikke når møtene holdes, men hva dere snakker om når dere er samlet

Rapporteringsmøtet bør holdes når det innfrir hovedformålet: Å videreformidle kunnskap og resultater til beslutningstakere. Ditt mål er å overbevise om at aktivitetene markedsføringsavdelingen gjennomfører er verdt investeringen.

Dette skal du få frem i møtet

Det er som sagt ingen fasit på hva du skal rapportere på og hvor ofte, dette vil også variere fra bransje til bransje, samt hvilke tjenester eller produkter dere selger. Men uavhengig av disse faktorene bør du bruke anledningen til å formidle nøyaktig hvordan din avdeling påvirker  bunnlinjen. Altså hvor stor avkastning investeringene gir.

Det er også viktig at du ikke følger et slavisk oppsett for hvordan du legger frem rapporteringene dine. Som vi nevnte tidligere vil det være lurt å rapportere etter eksempelvis en spesifikk kampanje dere har kjørt. Selv om det vil være vanskelig å vise til hvordan en kampanje direkte påvirker bunnlinjen er det viktig at du har med noe om dette i rapporteringsmøtet, da du ofte jobber ut ifra mål og prognoser som vil kunne gi indikatorer på visse utfall for bunnlinjen.

Det handler altså til slutt om at du skal presentere aktiviteter og vise til hvordan disse har prestert gjennom data dere har samlet inn.

Slik sikrer du deg en god presentasjon

Nøkkelen ligger i forståelse. Du kan ikke presentere tall og data til ledelsen, dersom du ikke selv forstår innholdet du presenterer. Du må derfor skaffe deg en dypere forståelse for hvilke tall og hvilken data du skal fokusere på, samt se sammenhengen mellom utførelse, resultat og hvordan dette til slutt påvirker virksomhetens lønnsomhet.

For å hente ut data og analysere våre egne markedsaktiviteter bruker vi HubSpot. En av de store fordelene med HubSpot er nettopp at du kan hente ut store mengder med data til rapportering. Gjennom en såkalt attribution reporting, eller attribusjonsrapportering på norsk, kan du måle direkte suksess – ved at du ser konkrete utfall av aktivitetene dere gjør. Formålet med attribusjonsrapportering  er å skape et større bilde eller en større forståelse av hva som skjer fra noen først havner på nettsiden din til de blir kunde. Rapporten skal gi en forståelse av hva som får hver enkelt person til å konvertere og hvilke punkter gjennom denne reisen som har bidratt til dette.

Hvis du klarer å forstå deg på denne dataen, og samtidig presentere for ledelsen hva som sikrer konverteringer og til slutt hva som er med på å gi dere kunder, da vil du ha sikret deg en god presentasjon. Dette kan føre til at du kan være med på å vektlegge hvilke aktiviteter som bør prioriteres – nettopp fordi du har klart å vise hva som gir valuta for pengene.

Trenger du et lite dytt på veien?

Vi har gjort jobben litt enklere for deg og laget en mal du kan «stjele fra med stolthet». Malen gir deg også en dypere forståelse av hva det kan være lurt å rapportere på. Malen er selvfølgelig gratis og du laster den ned enkelt ved å trykke på bildet under.