Retainer VS projekt - vilket alternativ passar ditt företag bäst?

Utöver att välja vem du ska jobba med så är det viktigaste att besluta hur du ska jobba med dem. Ska du välja en retainer till en fast avgift och "sälja din själ" till en extern byrå? Eller välja det trygga valet i form av att betala för projekt, där du kan vara säker på att du inte får betala för något annat än det som sägs i briefen?

Sitt lugnt i båten. Att välja mellan ett retainer-upplägg eller ett projekt är inte så svårt, eller jobbigt, som det kanske låter. När du får till det så känns en retainer mer som en förälskelse än en kvävning och ett projekt mer befriande än matt. 

Du är såklart fri att välja vilket alternativ du vill med hänsyn till vad som är bäst för dig och ditt företag. Men vi hjälper dig gärna på traven och därför har vi skrivit det här blogginlägget där vi tar upp argument för båda alternativen och förklarar vad de innebär.

• Retainer inom marknadsföring
• Projektarbete
• Slutligen: Retainer vs projektarbete

Argument för en retainer inom marknadsföring 

Vad är en retainer?

En retainer är en typ av prismodell som används av byråer för att främja långsiktiga överenskommelser och relationer mellan kund och leverantör. Precis som för ett WiFi-paket eller ett telefonabonnemang betalar du som kund en fast summa varje månad för att få tillgång till byråns tjänster.

Konceptet brukar vara detsamma från byrå till byrå men i praktiken kan retainers skilja sig något åt. Vissa byråer kalkylerar sina retainers utifrån timpris, andra använder poängbaserade prismodeller för att bestämma vad det planerade arbetet kommer att kosta per månad. 

Vilka är fördelarna med en marknadsretainer? 

Effektivitet. Det finns ingen tvekan om att månatliga marknadsretainers är ett mer effektivt sätt att jobba på. När du signar en retainer börjar byrån direkt att arbeta med det ni kommit överens om samtidigt som de dedikerar tid framåt för att arbeta med dina kampanjer och ditt företags marknadsföring. Genom att lägga allt krut på en och samma byrå sparar du tid på research och kan känna dig trygg med att du vet vad du får de kommande månaderna. 

Projektintegration. Projekt som arbetas med av många olika människor och kanske till och med av flera byråer samtidigt känns sällan sammansatta och smidiga. Genom att välja en marknadsbyrå slipper du inkonsekvensen det ofta innebär att blanda in flera externa parter i ett och samma projekt. Det hjälper dig också att enklare integrera innehåll, webbsidor och underlättar andra delar av marknadsföringen. 

Noggrann ekonomisk prognos. Även om avgiften för en månadsretainer kan kännas hög vid en första anblick blir det oftast billigare än projektbaserat arbete i det långa loppet. Byråer ser retainerarbete som en förutsägbar inkomstkälla och är därför ofta villiga att erbjuda ett billigare pris för vissa arbeten än vad de gör om de arbetar i projektform. Ur ditt perspektiv som kund hjälper det dig dessutom att korrekt estimera kostnaderna för marknadsföring innan arbetet ens är påbörjat. 

Helhetstänk. En kontinuerlig marknadsretainer hjälper inte bara till att bygga värdefulla tillgångar utan kan också knyta ihop dessa och få dem att passa in i den framtida marknadsföringen på bästa sätt.

De som ansvarar för ett projekt har oftast ett litet eller inget långsiktigt engagemang alls i din organisation vilket är anledningen till att de sällan ser att relationen mellan kund och byrå blir långvarig. Retainers å andra sidan, lägger stor vikt vid regelbundna analyser av kampanjresultat och marknadsmål.

Genom att använda tid från retainern kan byråer optimera existerande innehåll och experimentera med nya sätt att arbeta på. Inte bara jobba på mindre saker här och där utan istället skapa en trygghet för framtiden.  

Prioritet. När du har en retainer blir du automatisk en “VIP” för din marknadsföringsbyrå vilket ger dig tillgång till snabba vändningar och snabba svar. Även om det alltid finns en risk för misstag så är det inte troligt att de sker i din kampanj. Kortfattat - ju mer du investerar i din byrå, desto mer investerar de i dig som kund. 

Relationsbyggande. När du har en löpande retainer för din marknadsföring bygger du ett långsiktigt partnerskap med byrån du jobbar med. Som kund lär du känna de människor som arbetar med ditt företag medan byrån i sin tur lär känna dig, ditt företag och vad ni behöver hjälp med. På det här viset blir byrån ofta en förlängning av din marknadsavdelning snarare än att ni “bara” har en 60 till 90 dagars lång relation.

Något som är viktigt att tänka på här dock är att den här relationen inte bara ställer krav på byrån du jobbar med, utan även på dig som beställare / kund. Du behöver också investera i relationen för att samarbetet och resultatet ska bli så bra som möjligt.

Argumenten för projektbaserat arbete 

Vad innebär projektbaserat arbete? 

Att arbeta i projektform är det enklaste och vanligaste formatet när det kommer till att jobba med en extern byrå eller frilansare. Du väljer helt enkelt en leverantör (i det här fallet en byrå) innan du betalar dem en summa för att göra en uppgift inom en (ofta) kort tidsram.

Du har troligtvis engagerat dig i projektbaserade arbeten tidigare. De flesta företag börjar nämligen på det här viset och investerar en liten summa pengar för att få support från en byrå. I takt med att företagets behov av marknadsföring ökar, ändras ofta arbetsformatet. Antingen bygger man en egen inhouse-avdelning, signar en retainer eller både och. Det måste inte alltid vara så här såklart men det är ett vanligt scenario. 

Vilka är fördelarna med projektbaserat arbete? 

Flexibilitet. En tydlig fördel med projektbaserat arbete är flexibiliteten du får som tillåter dig att stoppa, starta och ändra inriktning om du skulle vilja det efter varje avslutat projekt. Men även om du generellt har små marginaler att förändra något mitt i ett projekt och att du alltid behöver ta hänsyn till byråns kapacitet så har du större flexibilitet när du väljer att arbeta i projektform. 

Experimentera. Projektarbete är ett bra format när du vill experimentera lite, till exempel i form av att introducera ett nytt designelement till ditt innehåll eller liknande. Du skulle kunna investera i en 3D-modellering av en specifik tjänstesida med vetskapen om att du troligtvis inte kommer behöva lika nischad hjälp igen. 

Vid scenarion som ovan ger projektarbete dig det bästa från två världar: tillgång till extern kompetens utan krav på vidare åtagande. Kom också ihåg att du alltid kan göra ett så kallat testprojekt till att börja med och senare signa en retainer om du vill. 

Testa byråer för att avgöra storlek på arbetet. När du ska outsourca hela eller delar av företagets marknadsföring för första gången känns det kanske inte alltid rätt att signa en retainer direkt, det är ändå ett större åtagande än ett enskilt projekt. I dessa fall kan projektarbete vara bra att starta med, som ett första steg mot en mer långvarig relation längre fram. På så vis kan du som kund prova på en, eller flera, byråer för att känna av storleken på arbetet du vill ha hjälp med utan tidspress. 

Kostnadseffektivt. För företag som inte har möjlighet att åta sig en kontinuerligt månads-retainer och kostnaden som det innebär kan one-off projekt göra stor skillnad. Det ger dig tillgång till den expertis och support du behöver utan krav på ett långsiktigt åtagande. 

På så vis kan det vara mer kostnadseffektivt att börja med ett projekt, såvida du redan har ett team som dagligen jobbar med marknadsföring och du behöver experthjälp på en högre nivå för ett specifikt ändamål. Men med det sagt så vill vi säga att även en retainer kan vara mycket kostnadseffektiv eftersom du då får en definierad och överenskommen output enligt kontrakt, något du kanske inte kan förvänta dig av en anställd.

När du har en retainer kan du ställa byrån till svars vid både leverans och resultat på ett enkelt sätt eftersom arbetet de gör alltid har avtalats och presenterats för dig innan det startar. Det här är såklart möjligt att även göra internt men med en byrå har du större inflytande då en byrå oftast också har strukturen på plats för att hålla koll på hur arbetet de gör för ditt företag presterar. I slutändan sparar det här både ansträngningar och tid åt dig som kund. 

Skydd mot det oväntade. Återigen, om dina fickor inte är så djupa så är projektarbete din kompis. Utan ett löpande kontrakt så kan du enkelt gå därifrån när ekonomin tryter. Det här hjälper dig att hålla en bra balans på ekonomin när tiderna blir tuffa. 

Det finns såklart två sidor av myntet här. Vissa hävdar att en långsiktig investering i ditt företag som en retainer faktiskt är kan hjälpa ditt företag att klara de eventuella stormar som kan dyka upp.

Slutligen: Retainer vs projektarbete 

När vi får frågan från en potentiell kund om retainerarbete eller projektarbete så svarar vi 99 av 100 gånger att retainerarbete är det bästa valet. Men varför? Av erfarenhet så vet vi att ett retainerupplägg har stor potential och att det ofta håller båda parter nöjda under lång tid. Om de sköts på rätt sätt möjliggör en marknadsretainer en ömsesidig och fördelaktig relation mellan kund och byrå där två företag kan lära sig och utvecklas av varandra. 

Med det sagt så vet vi också att det finns en självklar plats för projektarbete. Företag som blomstrar, som ännu inte har satt sin budget eller definierat sin långsiktiga vision ännu klarar sig oftast bra med sporadisk hjälp vid särskilda tillfällen.

Så, retainerupplägg eller projektarbete? I slutändan handlar det först och främst om vad som fungerar bäst för ditt företag och vilket behov ni har.

Om ett företag väljer fel alternativ av support blir det sällan bra. Det beror inte på att de väljer en retainer före ett projekt eller vice versa. Det handlar mer om att det är lätt hänt att över- eller underskatta behovet av support när det kommer till marknadsföring. 

Du borde välja projektarbete om: 

• Du outsourcar marknadsföring för första gången
• Du egentligen inte har råd med hjälp från en byrå - men vill ha den
• Du experimenterar med något nytt
• Du fortfarande jobbar på din långsiktiga plan, budget och vision
• Du har ett inhouse-team som är redo att leverera men behöver initial hjälp för set up, planering eller strategi. Projekt är ett bra alternativ när ditt interna team behöver stöd eller utbildning för att sedan själva kunna fortsätta med projektet på egen hand. 

Du borde välja en löpande retainer om:

• Du planerar att kontinuerligt investera i hjälp med marknadsföring ändå
• Du saknar ett internt team för marknadsföring eller tillräckligt med resurser för att träna upp teamet så att de kan leverera enligt företagets strategi
• Du vill spara pengar i det långa loppet och kunna göra korrekta ekonomiska prognoser
• Du vill ha kontinuitet och möjlighet att integrera 
• Du vill vara först i kön
• Du går all in för strategisk planering och att skapa framtidsfokuserat innehåll 

Behöver du hjälp med att ta reda på vad som passar ditt företag bäst?  

Känner du dig fortfarande osäker på vilket alternativ du ska välja? Boka in en 30 minuters konsultation med en expert hos oss som svarar på dina frågor och går igenom dina önskemål med dig. Konsultationen är helt förutsättningslös och är till för att guida dig rätt till vilket arbetssätt som ger dig flest fördelar utifrån företagets behov.