Change Management: Der Schlüssel zum Erfolg

Um in dieser schnelllebigen Zeit nicht abgehängt zu werden, muss ein Unternehmen mit der Zeit gehen und sich stetig weiterentwickeln. Dazu gehört, die sich ständig verändernden Marktbedingungen genau zu beobachten und digitale Möglichkeiten auszuschöpfen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt für viele Unternehmen in modernen Systemen wie CRM sowie der damit verbundenen Optimierung relevanter Prozesse. Damit Unternehmen auch künftig erfolgreich bleiben und sich mit der Konkurrenz messen können, müssen Strukturen und Prozesse immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst und verbessert werden. Um diese Veränderungen bestmöglich durchzusetzen, wird ein gutes Change Management benötigt. Was genau dahintersteckt, mit welchen Methoden Prozesse im Change Management strukturiert werden und welche Vorteile Ihr Unternehmen letztendlich daraus zieht, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist Change Management?

Der Begriff Change Management kommt aus den 1930er-Jahren und meint die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen, um Abteilungen oder ein gesamtes Unternehmen nachhaltig zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu befördern. Beim Change Management geht es nicht bloß um die Optimierung einzelner Prozesse, sondern vielmehr um eine tiefgreifende Veränderung von Strukturen, Prozessen und Verhaltensweisen innerhalb des Unternehmens. Diese Veränderungen arbeiten auf ein konkretes Ziel hin, welches vor dem tatsächlichen Change Management-Prozess festgelegt wird.

Beispiele für Ziele des Change Managements könnten sein:

• Erweiterung der globalen Präsenz
• Gesteigerte Kundenorientierung
• Mehr Flexibilität und Geschwindigkeit
• Besserer Einsatz von Ressourcen und mehr Effizienz
• Digitalisierung von Prozessen
• Nachhaltigkeit oder Corporate Social Responsibility

Warum ist Change Management wichtig?

Es gibt viele Gründe für Firmen, Change Management zu betreiben. Manche Unternehmen wollen sich grundlegend umstrukturieren, effizienter wirtschaften oder ihre interne und externe Kommunikation verbessern. Häufig haben sich Unternehmen in alten Strukturen festgefahren: Weil etwas schon immer so gemacht wurde, halten Mitarbeitende oder das Management an veralteten Prozessen und Strukturen fest – obwohl eine Aufgabe effizienter erledigt werden könnte. Veraltete Unternehmensstrukturen müssen jedoch dringend modernisiert und Prozesse digitalisiert werden, um mit der Konkurrenz Schritt halten zu können. Effiziente Software und digitale Prozesse können oftmals bereits einen großen Unterschied bewirken.

Change Management ist wichtig, um diese Veränderungen strukturiert herbeizuführen und gleichzeitig Akzeptanz für Veränderungen im Unternehmen zu schaffen. Hierbei geht es nicht nur um die Optimierung von Kleinigkeiten, sondern um einen größeren Unternehmenswandel, der sich schlussendlich positiv auf das gesamte Unternehmen und dessen Kunden auswirken soll.

Vorteile von Change Management

Unternehmen können auf verschiedenen Ebenen Vorteile aus gutem Change Management ziehen:

• Veraltete Prozesse werden überdacht, sinnvoll abgelöst oder optimiert.
• Es werden zeitgemäße Programme und Kommunikationsmittel eingeführt.
• Die Betroffenen verstehen den Gesamtzusammenhang einer Veränderung und erhalten Einblick in die Projektinhalte und -ziele.
• Durch das Festlegen von Meilensteinen wird ein stringentes sowie konkretes Vorgehen im Projekt gesichert und die Effizienz im Projektverlauf gesteigert.
• Ressourcen können gebündelt und dadurch effizienter verwendet werden.
• Das Unternehmen erlernt eine dringend notwendige Metakompetenz der Veränderungs- und Anpassungsfähigkeit.
  
  
  

Wie funktionieren Change Management-Prozesse?

Um bei den komplexen Change Management-Prozessen nicht den Überblick zu verlieren, kommen Change Management-Modelle zum Einsatz, auf die Unternehmen bei der Organisation zurückgreifen können. Diese Modelle helfen bei der Prozess-Strukturierung während der Unternehmensentwicklung. An dieser Stelle möchten wir Ihnen zwei Modelle vorstellen, welche unterschiedliche Perspektiven einnehmen und verschiedene Schwerpunkte setzen. Natürlich gibt es neben den vorgestellten noch weitere effiziente Methoden für ein erfolgreiches Change Management. Letztendlich muss jedes Unternehmen für sich selbst herausfinden, welche Methode für die eigenen Ziele und Anforderungen am besten geeignet ist.

ADKAR-Modell

Das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt setzt seinen Fokus auf die Einbeziehung der Mitarbeiter. Das Modell wird in fünf Phasen unterteilt, die gemeinsam das Akronym „ADKAR“ bilden:

1. Awareness
In einem ersten Schritt sollten Sie Verbesserungspotenzial in Ihrem Unternehmen identifizieren und sich Gedanken über konkrete Aktionen machen. Diese Maßnahmen sollten Sie offen im Unternehmen kommunizieren, sodass ein Bewusstsein für die bevorstehenden Veränderungen geschaffen wird. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern genau, weshalb die Veränderung notwendig ist, und kommunizieren Sie den Umfang der Veränderung. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, ob, wann und wie stark er oder sie betroffen sein wird.

2. Desire
Als nächstes soll in den Mitarbeitern der Wunsch nach Veränderung geweckt werden. Stellen Sie die Vorteile vor, welche die geplante Veränderung für Ihre Mitarbeiter hat und erklären Sie zum Beispiel, wie viel Zeit ein neuer Prozess einsparen kann oder wie die Einführung eines neuen Systems den Arbeitsalltag erleichtern würde. In dieser Phase ist es wichtig, dass Sie auf Rückfragen, Vorschläge und Sorgen genauestens eingehen. Dadurch stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter in die Entscheidung einbezogen fühlen und geben ihnen so die Möglichkeit, wirklich hinter Ihrer Entscheidung zu stehen.

3. Knowledge
In der dritten Phase vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern das Wissen, das sie benötigen, um eine Veränderung herbeizuführen. Dazu gibt es unterschiedliche Methoden. Beispielsweise helfen Schulungen bei der Organisation neuer Anwendungen. Führen Sie Ihre Mitarbeiter strukturiert und geduldig an ein neues System heran. In Workshops können beispielsweise neue Workflows erarbeitet werden. Darüber hinaus gibt es etliche weitere Möglichkeiten, die beim Teambuilding helfen.

4. Ability
Nun folgt das Trainieren der Fähigkeiten, die zur erfolgreichen Veränderung im Unternehmen benötigt werden. Dazu muss das neu erlangte Wissen entsprechend umgesetzt werden, damit der Change-Prozess aktiv vorangetrieben wird. Wenn nötig, können Sie hierbei noch weitere wichtige Rollen, Strukturen und Prozesse erschaffen.

5. Reinforcement
In der letzten Phase sollten dann bereits die ersten Erfolge sichtbar werden. Um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu stärken, sollten Sie gemeinsam über bereits erreichte Ziele und Erfolge sprechen.

5-Phasen-Modell von Krüger

Neben dem ADKAR-Modell ist auch das 5-Phasen-Modell des Wirtschaftswissenschaftlers Wilfried Krüger sehr beliebt. Krügers Modell ist besonders differenziert und hat den Anspruch, dass die einzelnen Strukturierungsphasen flexibel anpassbar sein müssen. Dabei sollen während des Change Management-Prozesses auch Rückschritte in vorangegangene Phasen möglich sein. Das 5-Phasen-Modell ist folgendermaßen aufgebaut:

1. Initialisierung
In der ersten Phase wird eine sogenannte Ist-Analyse durchgeführt. Dabei können Sie herausfinden, welche Veränderung für Ihr Unternehmen notwendig ist. In dieser Phase sollten Sie bereits einen Change-Manager bestimmen, der sich um die Koordinierung des Change Managements kümmert.

2. Konzeption
Anschließend sollten Sie einen Ihrer Mitarbeiter zum Projektverantwortlichen benennen und ein Team zusammenstellen, das die Verantwortung für das Change Management hat. Der Projektverantwortliche sollte in dieser Phase ein Konzept erarbeiten und anschließend einen Maßnahmenkatalog zur Übersicht für die restlichen Mitarbeiter erstellen.

3. Mobilisierung
Es ist wichtig, dass die bevorstehende Veränderung innerhalb des Unternehmens frühzeitig und transparent kommuniziert wird, denn nur so erreichen Sie unter den Mitarbeitern eine größtmögliche Bereitschaft zur Veränderung. Dies geschieht in der Mobilisierungsphase.

4. Umsetzung
In dieser Phase setzt das verantwortliche Change Management-Team die geplanten Maßnahmen um. Der Fortschritt wird vom Projektverantwortlichen überprüft. Bei Bedarf können Veränderungen an der Vorgehensweise umgesetzt werden.

5. Verstetigung
Der Change sollte in dieser Phase bereits zu ersten Erfolgen geführt haben. Zeigen Sie Ihren Teams die erzielten Verbesserungen auf und bereiten Sie sie auf weitere mögliche Veränderungen in der Zukunft vor.

Fazit: Change Management ist wichtig für den Erfolg eines Unternehmens

Change Management ist zwar eine herausfordernde Aufgabe, lohnt sich auf lange Sicht jedoch ungemein. Jedes Unternehmen kann sich wandeln und verbessern. Mit der Wahl der richtigen Change Management-Methode kann Ihr Unternehmen garantiert notwendige Veränderungen und Erfolge verzeichnen. Achten Sie darauf, bereits frühzeitig ein gutes Change Management zu etablieren, um Veränderungen strukturiert herbeizuführen und Akzeptanz zu schaffen. Ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit effizientem Change Management kann dabei die Veränderungs- und Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter grundlegend verbessern sowie wertvolle Erfolge für zukünftige Projekte erzielen.

Planen Sie, eine neue Software einzuführen oder Ihre Prozesse zu digitalisieren, wissen aber nicht, wie Sie am besten vorgehen sollen? Dann wenden Sie sich für ein unverbindliches Beratungsgespräch gerne an unser kompetentes Team. Wir bieten Ihnen in jeder Projektphase Beratung und Unterstützung!