Warum Sie in 2021 aufhören müssen, CRM-Daten manuell zu aktualisieren

Wann haben Sie in Ihrem CRM eigentlich zuletzt einen richtigen „Frühjahrsputz“ gemacht? Ist das schon lange her? Oder sind Sie gewissenhaft und legen sich regelmäßige CRM-Aktualisierungsaufgaben auf Wiedervorlage? Selbst dann werden Sie diesen Stichtagen sicherlich nicht mit Freude entgegenblicken. Das Aufräumen von CRM-Daten gehört aus gutem Grund nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Nicht nur fehlen häufig klare Verantwortlichkeiten zwischen den Abteilungen hinsichtlich der Frage, wer Aktualisierungen vornehmen soll – es kommt erschwerend hinzu, dass die Wartung in vielen Fällen sogar manuell stattfindet.

In diesem Artikel möchten wir all unseren Lesern, die sich im obigen Absatz angesprochen fühlen, ein für alle Mal die Gewohnheit nehmen, CRM-Daten manuell zu aktualisieren. Denn im Jahr 2021 sollten derartige Aufgaben längst der Vergangenheit angehören und vollends auf Automatisierungsprozesse umgestellt sein. Wir zeigen Ihnen heute, welchen Problemen Sie Ihr CRM mit manueller Aktualisierung aussetzen und wie Sie sie stattdessen besser und sicherer in die Wege leiten können. Fangen wir also gleich an:

60 Minuten vergeudete Arbeitszeit

Laut einer Untersuchung von HubSpot aus dem Jahr 2016 verbrachten damals noch rund 72% der Vertriebler eine volle Stunde oder mehr damit, Daten in ihr CRM einzutragen. Dazu gehört nicht nur das Nachtragen neuer Kontaktdaten, sondern auch der Import von neuen oder aktuelleren Informationen aus anderen Systemen. Auch wenn seitdem fünf Jahre ins Land gegangen sind, dürfte diese Zahl heute nicht sehr viel niedriger sein.

Dabei geht nicht nur wertvolle Zeit für eigentliche Vertriebstätigkeiten verloren. Zugleich sinkt auch die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz, aber noch schlimmer, auch die Zufriedenheit mit der Qualität des CRM selbst leidet. Schließlich bedeuten eine kontinuierliche manuelle Eingabe von Daten sowie der manuelle Import aus externen Datenbanken auch eine Gefahr für Qualität, Validität und Integrität der Daten insgesamt.

Die typischsten Fehler manueller Dateneingabe

Was aber sind die unmittelbaren Gefahren, die eine manuelle Aktualisierung von Daten zwischen verschiedenen Systemen bedeutet? Im Großen und Ganzen lassen sich Risiken in die beiden Bereiche menschliche Fehler und Systemfehler unterscheiden.

Auf Seiten der menschlichen Fehler stehen zum einen das unbewusste oder unintendierte Überschreiben wichtiger Daten im alten Datensatz. Gerade beim Import größerer Datensätze nach längerer Zeit liegen eventuell viele Unterschiede in den Datensätzen vor. Diese lassen sich nur schwer manuell auflösen. Zudem ist nicht immer eine Versionierung vorhanden, sodass ältere Datensätze im Überschreibungsfall nicht wiederhergestellt werden können. Zum anderen stellt die Beschädigung, versehentliche Löschung sowie andere Formen von menschlichem Versagen eine bedeutende, aber ebenso vermeidbare Gefahr dar.

Auf Seiten der Systemfehler steht die manuelle Dateneingabe vor noch weniger beeinflussbaren Herausforderungen:

• Was geschieht, wenn ein Importvorgang abbricht?
  
  
• Was passiert, wenn Teile der eingetragenen Daten nicht übernommen und gespeichert werden?
  
  
• Wie kann ein Mitarbeiter bei manueller Dateneingabe prüfen, ob alle Daten übernommen wurden?

All diese Fragen lassen sich nicht eindeutig beantworten. Stattdessen ist der Mitarbeiter auf die korrekte Funktionalität des Systems angewiesen. Sicherlich spielen Systemfehler auch bei einer automatisierten Datenaktualisierung eine Rolle, allerdings gibt es hier in der Regel detaillierte Fehlerberichte. Diese erlauben es auch noch im Nachgang nachzuvollziehen, an welcher Stelle Fehler aufgetreten und welche Datensätze davon betroffen sind. Bei einer manuellen Dateneingabe stehen derartige Berichte üblicherweise nicht zur Verfügung.

Wie kann Automatisierung Abhilfe schaffen?

Im Folgenden möchten wir uns mit den Möglichkeiten beschäftigen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um die zuvor beschriebenen Probleme möglichst umgehen zu können. Im Zentrum einer automatisierten Datenaktualisierung stehen immer Ihr CRM und seine Integration mit anderen Systemen, aus denen Daten zusammenkommen. Unabhängig vom benutzten CRM sollten Sie sich über die Möglichkeiten von Integrationslösungen Gedanken machen. Im Falle von HubSpot beispielsweise lassen sich über die vielseitige Integrationsschnittstelle unzählige externe Tools und Services an das kostenlose HubSpot CRM anbinden. Dabei können die Daten dank des neuen Operations Hub inzwischen auch in Echtzeit in beide Richtungen fließen, also nicht nur von externen Tools in Ihr HubSpot CRM, sondern auch in die entgegengesetzte Richtung. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten auf beiden Seiten immer auf dem aktuellen Stand sind.

Dies verbessert nicht nur die Qualität Ihrer Daten, sondern sorgt auch dafür, dass Ihren Mitarbeitern nun viel mehr Zeit für die Erledigung ihrer eigentlichen Aufgaben zur Verfügung steht. Während die oben beschriebenen Probleme keine Rolle mehr spielen, haben Sie zudem die volle Kontrolle darüber, welche Daten Sie übertragen möchten – und das konsequent über Ihre gesamte Datenbank.

Das Beste: Die Qualität und Integrität der Daten bleiben dabei jederzeit gewahrt, auch beim Import größerer Datenmengen.

Vorteile einer automatisierten Dateneingabe

Durch eine Automatisierung der Datenpflege in Ihrem CRM erhalten Sie etliche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre CRM-Daten. Einige davon sind:

• Zeitersparnis und Kostensenkung
• Volle Kontrolle
• Reduktion von Fehlern und Risiken
• Mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz
• Flüssig laufende Unternehmensprozesse
• Einfache Synchronisation Ihrer Daten

Fazit: Verbannen Sie die manuelle Aktualisierung aus Ihrem CRM

Wir schreiben das Jahr 2021 – dank der Hilfe von Komplettlösungen wie HubSpot sowie der Möglichkeit, Daten über komplexe Integrationen problemlos aus und in Systeme ex- und
importieren zu können, besteht keine Notwendigkeit, ja keine Entschuldigung mehr, CRM-Daten manuell zu aktualisieren. In diesem Artikel haben wir Ihnen einerseits demonstriert, warum dies der Fall ist und welche Probleme bei einer manuellen Aktualisierung entstehen können. Andererseits haben wir aufgezeigt, welche alternativen Lösungen sich bieten und welche Vorteile sich ergeben, wenn Sie auf einen automatisierten und integrierten Weg setzen.

Nutzen Sie die Chancen, Ihr CRM durch Automatisierung und Optimierung maximal an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen. Bei jeglichen Fragen oder auch bei der Planung und expliziten Einführung eines integrierten CRM-Systems stehen wir Ihnen bei NP Business Solutions tatkräftig zur Seite. Letztendlich profitieren Sie auf allen Ebenen: Ihre Datenqualität steigt, Ihre Mitarbeiter sind zufriedener und Ihre Unternehmensprozesse laufen flüssiger. Wann kann man schon mal von einer derartigen Win-Win-Win-Situation sprechen?