Erfolgreiche CRM-Implementierung mit HubSpot

Erstellt von
Helen Pantel
20.01.2022 10:00:00
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Haben Sie sich entschlossen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen durch die Implementierung eines CRM-Systems zu optimieren? Dann sehen Sie und Ihre Mitarbeiter sich vermutlich einigen Änderungen und Herausforderungen gegenüber, vor denen viele erst einmal zurückschrecken. Die riesige Auswahl an verschiedenen CRM-Software-Lösungen kann erschlagend wirken, denn woher wissen Sie, welches System zu Ihrem Unternehmen passt und welche Funktionen Sie tatsächlich brauchen? Diese und weitere Fragen machen das Implementieren von CRM zu einer komplexen Angelegenheit, die bei bis zu 75 % der Unternehmen verbesserungsfähig ist.

Die Auswahl des passenden CRM ist dabei entscheidend. Sollten Sie sich beispielsweise für die Plattform HubSpot entschieden haben, kann Ihr Unternehmen von leistungsstarken und miteinander integrierbaren Modulen profitieren, die eine Erst-Implementierung bedeutend erleichtern. Hier hat sich HubSpot als Anbieter einiges einfallen lassen, um die ersten Schritte mit dem CRM so einfach wie möglich zu gestalten. Damit auch Sie von Anfang an richtig durchstarten können und die perfekte Strategie sowie eine erfolgreiche Vorgehensweise für Ihre CRM-Implementierung mit HubSpot haben, werden wir Ihnen in diesem Leitfaden ein paar hilfreiche Tipps geben und Ihnen die wichtigsten Funktionen dieses CRM-Systems genauer erklären.

Was sollten Sie vor der CRM-Implementierung beachten?

Sobald Sie sich für Ihren CRM-Anbieter entschieden haben, können Sie sich ganz auf die organisatorischen Herausforderungen konzentrieren. Je früher Sie sich über die Umsetzung Ihrer CRM-Pläne im Klaren sind, desto eher können Sie nach Bedarf Verbesserungen einleiten. Ihr Unternehmen und vor allem Ihre Mitarbeiter sollten auf die Implementierung vorbereitet sein. Klären Sie daher folgende Fragen am besten gemeinsam:

  • Welche Ressourcen erfordert die Einführung einer CRM-Lösung?
  • Welche organisatorischen Änderungen sind notwendig?
  • Möchten wir eine Cloud- oder On-Premise-Lösung?
  • Welche Funktionen sind für unser Unternehmen am wichtigsten?
  • Unterstützen Sie die Führungskräfte Ihres Unternehmens bei der Implementierung?
  • Wer koordiniert und organisiert die Implementierung des CRM-Systems?
  • Welche Nutzungsrichtlinien soll es geben?
  • Wer wird zum Ansprechpartner bei auftretenden Problemen?
  • Welche CRM-Strategie umfasst unsere Ziele und Werte in Bezug auf die
  • Kundenbeziehungen des Unternehmens?

HubSpot CRM für ambitionierte Sales Teams

Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen CRM-Implementierung

Sobald eine CRM-Strategie entwickelt wurde, die Führungsebene dem Unternehmen den Startschuss für die CRM-Einführung gegeben hat und ein interner oder externer Manager benannt wurde, der die Implementierung als Projekt vorantreibt, kann es losgehen:

  1. Der CRM-Manager sucht sich aus den unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens verschiedene Key-User, die gemeinsam mit ihm als CRM-Team die Anforderungen an die Software festlegen. Dies geschieht, indem alle wichtigen Prozesse der Abteilungen herausgearbeitet werden. Die zusammengetragenen Voraussetzungen und Anforderungen für das CRM-System ergeben dann eine Liste, mit der nach und nach die passende Auswahl an von der Software benötigten Funktionen herausgefiltert werden kann. Die Umsetzung erfolgt beispielsweise bei einer extensiven CRM-Beratung. Dabei wird – falls noch nicht geschehen – die passende Software ausgewählt.

  2. Anschließend sollte ein Zeitplan für die Einführung und die konkrete Vorstellung der individuellen Anpassungen und Integrationen festgelegt werden. Achten Sie darauf, dass die Daten, die Sie in der Software verwenden, bereinigt sind, damit sie keine veralteten Kontakte oder nicht mehr verwendete Daten importieren. Außerdem ist es zu empfehlen, mögliche Fehler zu besprechen und Notfallpläne zu entwickeln. Wenn große Datenmengen von einem System auf ein anderes übertragen werden, können auch mal Informationen verloren gehen. Daher sollten Unternehmen auch eine Offline-Kopie Ihrer Dateien besitzen, bevor die Daten in das neue CRM hochgeladen werden. Um zu vermeiden, dass große Datenmengen abhanden kommen, migrieren Sie die Daten am besten in Abschnitten. Das macht es einfacher, unerwartetes Verhalten während der Implementierung zu analysieren und zu agieren, wenn bei der Übertragung etwas schiefgelaufen ist.

  3. Beim Customizing werden dann vom CRM-Software-Anbieter die individuellen Anpassungen umgesetzt. Tests durch die Key-User des CRM-Teams helfen bei der Perfektionierung der Systemeinstellungen. An diesem Punkt sollten Ihre Mitarbeiter Schulungen erhalten, damit sie lernen, mit dem neuen CRM-System arbeiten zu können. HubSpot bietet hier eine Vielzahl hilfreicher Kurse an. Parallel erfolgt das Roll-out der Software, damit danach das CRM-System live gehen kann und die Implementierung abgeschlossen ist.
Tipp: Falls Schwierigkeiten auftreten oder Ihnen beim Testen des Systems neue Ideen kommen, ist es empfehlenswert, auch nach der Einführung des Systems noch einen CRM-Experten direkt dabei zu haben, um Umsetzbarkeiten sofort zu bewerten und Erfahrungen einzubringen.

Welche Vorteile haben Sie von einer CRM-Implementierung mit HubSpot?

Das Ziel der Implementierung eines CRM-Systems ist natürlich vor allem eine bessere Interaktion mit dem Kunden. HubSpot ist eine All-in-one-Plattform, die neben dem CRM auch Inbound-Marketing, Sales und Kundenservice entwickelt und vermarktet. Durch das HubSpot-System kann der Kunde Ihres Unternehmens zum passenden Zeitpunkt an der passenden Stelle mit den wichtigsten Informationen bedient werden. So lässt sich nach und nach eine gute Vertrauensbasis zwischen Kunde und Unternehmen schaffen.

Die CRM-Implementierung erleichtert es außerdem, potenzielle Kunden und Interessenten von denen zu unterscheiden, die keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen haben. Mit HubSpot lassen sich dann die passenden Technologien und Kanäle für die Kontaktaufnahme auswählen und die Kontakte mit der richtigen Methode pflegen. Außerdem können Sie die Bedürfnisse und Probleme Ihrer Kunden leichter erkennen, auswerten und entsprechend schnell agieren. So hilft Ihnen die CRM-Implementierung nicht nur bei der Pflege Ihrer Kundenkontakte, sondern erleichtert Ihnen auch den Überblick und unterstützt Ihre Unternehmensstrategie effektiv und nachhaltig.

Abgesehen davon bietet HubSpot Ihnen auch noch etliche andere Vorteile und verschiedenste Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erheblich erleichtern werden. Zwar ist es zunächst etwas schwierig, einen Überblick über all die vielen Möglichkeiten zu bekommen, doch auch hierbei wird Ihnen gerne geholfen. Das Auseinandersetzen mit den Funktionen wird sich für Ihr Unternehmen in jedem Fall auszahlen.

Die wichtigsten CRM-Funktionen von HubSpot

Die CRM-Implementierung durch HubSpot bringt etliche Möglichkeiten mit sich. Für Unternehmen haben sich häufig die gleichen Funktionen als besonders relevant erwiesen. Hier eine Übersicht über die Funktionen, die für die meisten Unternehmen am wichtigsten sind und von HubSpot angeboten werden:

Kontaktdatenbank: Natürlich bietet Ihnen HubSpot als CRM-System eine ausgezeichnete Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Kontakte. Sie können Kontaktdatensätze erstellen sowie Informationen über potenzielle und bestehende Kunden speichern und anhand Ihrer Leads einordnen. HubSpot optimiert die Eingabe von Kontaktdaten und sorgt für weniger manuellen Aufwand, sodass Sie eine Übersicht aller Kontakt- und Verhaltensdaten jederzeit aufrufen können.

Deal-Phasen: Das CRM-System von Hubspot kann individuell an andere spezifische Vertriebsprozesse angepasst und mit diesen verbunden werden. So können Ihre Deals benutzerfreundlich verschiedenen Phasen zugeordnet werden, um den Vertriebsprozess Ihres Unternehmens leichter und übersichtlicher zu gestalten.

Dashboard mit Tagesansicht: Vertriebsmitarbeiter sowie Vertriebsleiter und obere Führungskräfte brauchen eine gute Übersicht über alle wichtigen Daten, die täglich anfallen und genutzt werden. Ob es nun um Ihren unternehmerischen Fortschritt geht, die Anzahl der Deals in Ihrer Pipeline mit den zugeordneten Phasen oder um die noch zu erledigenden Aufgaben und aktuellen Aktivitäten – HubSpot bietet eine ideale Übersicht über alle Kategorien, die Ihnen bei der Arbeitsplanung helfen und für den Erfolg Ihres Unternehmens unverzichtbar sind.

Verwaltung von Aufgaben: CRM-Systeme mit integrierter Aufgabenverwaltung ermöglichen es, Tagesgeschäfte zu optimieren, ohne dass ständig zwischen verschiedenen Systemen hin und her gewechselt werden muss, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wissensdatenbank: In der Datenbank von HubSpot können alle Daten abgespeichert werden, die Vertriebsmitarbeiter in ihrem täglichen Arbeitsalltag benötigen. Dazu gehören beispielsweise benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen oder wichtige Informationsmaterialien.

Automatische Datenerfassung: Das HubSpot CRM protokolliert alle Anrufe und aus dem System heraus versendete E-Mails automatisch und stellt sie in einer Chronik-Ansicht im Datensatz des Kontakts zur Verfügung. Dies kann Ihren Mitarbeitern einiges an Zeit sparen.

Dashboards & Berichterstattung: Natürlich bietet HubSpot auch eine ausgezeichnete Reporting-Funktion, deren Berichte leicht zu exportieren sind.

Mobile Verfügbarkeit: HubSpot verfügt über eine mobile Version der Plattform, sodass beispielsweise Außendienstmitarbeiter von unterwegs aus auf das CRM-System zugreifen können. Weiterhin ist es für alle Mitarbeiter angenehm zu wissen, dass sie im Ernstfall schnelle Anpassungen auch vornehmen können, wenn sie sich einmal nicht am stationären Rechner oder am Laptop befinden. Etwaige Probleme können so schnell gelöst oder zumindest deren Schwere verringert werden.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Checkliste bei Ihrer Entscheidung für ein geeignetes CRM-System behilflich sein konnten. Hier eine Übersicht über weitere wichtige CRM-Funktionen, die HubSpot Ihnen bieten kann:

  • Conversations: gemeinsamer Posteingang für eingehende Anfragen
  • Unternehmensdatenbank mit Übersicht aller Unternehmensdaten inkl. Organisationsstrukturen
  • Lead Scoring
  • Live-Chat
  • Tickets
  • Vorlagen, Sequenzen, Snippets
  • Tracking für Service-Dokumente
  • Kunden-Feedback
  • Bots und Automatisierung
  • SEO- und Content-Strategie
  • Blog-Tools
  • Konversions-Tools
  • Social Media-Tools
  • E-Mail-Marketing
  • Marketing-Automatisierung
  • Detaillierte Segmentierung
  • Personalisierung
  • uvm.

Fazit

Wie Sie diesem Leitfaden entnehmen konnten, gibt es bei einer CRM-Implementierung einiges zu beachten. Sie müssen sich nicht nur für das richtige CRM entscheiden, Sie müssen auch sichergehen, dass Ihre Mitarbeiter ordentlich für die tägliche Nutzung des Systems geschult sind. Weiterhin müssen alle Unternehmensprozesse gut in das neue System überspielt und zugleich Datenverluste verhindert werden. Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die verschiedenen Arbeitsschritte einer Implementierung selbst zu organisieren und nach Ihrem eigenen Plan vorzunehmen.

Sie sollten allerdings auch wissen, dass wir Sie in allen erforderlichen Phasen der Migration und bei allen nötigen Schritten unterstützen können. Unser kompetentes Team aus CRM-Experten kann Ihnen mit seiner großen Erfahrung bei HubSpot-Migrationen behilflich sein und wird gerne dafür sorgen, dass Ihre Implementierung schnell und ohne größere Hindernisse vonstatten gehen kann. Mit unserer Unterstützung verringern wir nicht nur die Fehlerquote Ihrer Implementierung, sondern können Sie auch bei offenen Fragen und individuellen Anforderungen vollumfänglich betreuen. Kommen Sie einfach auf uns zu. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Customer Relationship Management Guide

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