Wie man Sales-Mitarbeiter dazu bringt, das HubSpot CRM zu nutzen

Eine der Stärken von HubSpot liegt darin, dass es die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit um ein Wesentliches erleichtert. Das Customer Relationship Management (CRM) ist sozusagen die Spinne im Netz, der wichtige Knotenpunkt, an dem sowohl Marketing als auch Service und Vertrieb sämtliche Informationen über (potenzielle) Kunden speichern. Allerdings kann HubSpot diese Stärke nur dann auch richtig ausspielen, wenn wirklich alle Abteilungen an einem Strang ziehen und von dem Nutzen des CRMs überzeugt sind. Vielleicht fragt sich der ein oder andere Skeptiker in Ihrem Sales-Team, warum er Zeit und Mühe aufbringen sollte, sich in ein neues System einzuarbeiten. Falls zutreffend, ist dieser Artikel genau der richtige für Sie. Denn heute erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten in die Nutzung des HubSpot CRMs einführen.

Schritt 1: Welche Vorteile hat das HubSpot CRM für die Sales-Mitarbeiter?

Sich in ein neues System einzuarbeiten, kostet Zeit und Mühe – Ressourcen, die in Unternehmen generell knapp bemessen sind. Warum also sollten Ihre Mitarbeiter diese ausgerechnet in das HubSpot CRM investieren? Beginnen Sie Ihre Überzeugungsarbeit damit, Ihrem Team die vielen Vorteile des HubSpot CRMs deutlich zu machen. Haben Ihre Mitarbeiter erst einmal verstanden, wie leicht sich der Vertriebsprozess mit der Plattform automatisieren lässt, wird es gleich nur noch halb so schwer sein, das Team auf Ihre Seite zu ziehen.

Nutzen Sie die erste Onboarding-Session, um Ihrem Team die Vorteile des CRMs vor allem in Hinblick auf Zeitersparnis und Umsatzsteigerung zu erklären. Konkret lauten diese Vorteile:

• Vereinfachte Kommunikation: Das HubSpot CRM bietet verschiedene Tools, welche die Kommunikation innerhalb des Sales-Teams vereinfachen. Mithilfe von Time Trade, ScheduleOnce oder HubSpot Meetings können Sie E-Mail-Vorlagen und -Signaturen erstellen, in die sich Links zur Vereinbarung von Terminen einfügen lassen. Auf diese Weise können Sie Termine schnell und einfach organisieren.
• Zentrales Speichern der Leads: Auf der CRM-Plattform werden alle wichtigen Informationen zu Leads zentral gespeichert und verwaltet. Dies spart sehr viel Zeit, denn die Plattform erfasst Vertriebswege und Aktivitäten auf Social-Media sowie Branchenzugehörigkeit und Größe eines potenziellen Kunden automatisch. Das manuelle Erstellen von Datensätzen fällt somit komplett weg und Ihr Team ist dazu in der Lage, auf einen Blick zu erkennen, welche Leads vielversprechend sind. Nachdem Sie Ihren Sales-Mitarbeitern in der Software eine bestimmte Region zugewiesen haben, werden zukünftige Leads nach den von Ihnen festgelegten Kriterien automatisch zugeteilt.
• Automatisierung und Verfolgung von Telefonanrufen sowie E-Mails: In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Verarbeitung eines Leads erst zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Solche aufgeschobenen Leads laufen allerdings Gefahr, vergessen zu werden. An dieser Stelle greift die CRM-Plattform mit dem automatisierten Verschicken von Follow-up-Mails unterstützend ein. Darüber hinaus lässt sich leicht erkennen, welche Leads auf welche Weise bereits kontaktiert wurden. Ihr Sales-Team behält somit einen besseren Überblick und die Wahrscheinlichkeit, dass ein Lead ungesehen durchrutscht, sinkt bedeutend.
• Erstellung benutzerdefinierter Dashboards zur Verfolgung von Metriken, Daten und Vertriebsberichten: Das HubSpot CRM bietet Ihrem Sales-Team die Möglichkeit, übersichtliche Dashboards zu erstellen. Diese Dashboards enthalten zum Beispiel Informationen über offene und bereits abgeschlossene Geschäfte, welche Kunden sich am meisten mit Ihren Inhalten beschäftigen, Umsatzkanäle und Pipeline-Daten sowie Abschlussraten. Damit ist nicht nur für mehr Transparenz gesorgt, Ihren Sales-Mitarbeitern fällt es auch leichter, strukturiert und motiviert zu arbeiten.

Diese vier Punkte sind allerdings nur einige der vielen Funktionen des HubSpot CRMs, mit denen sich Vertriebsprozesse vereinfachen lassen. Dadurch, dass jedem Mitglied Ihres Sales-Teams die auf der CRM-Plattform gespeicherten Informationen zur Verfügung stehen, sind stets alle auf dem neuesten Stand und müssen sich nicht mit der Weitergabe von Benachrichtigungen aufhalten.

Organisieren Sie eine Lern-Session oder einen Workshop

Mit der Aufzählung der vielen Vorteile, die das HubSpot CRM mit sich bringt, haben Sie nun Ihr Sales-Team neugierig gemacht. Ihren Mitarbeitern schwirren jetzt bestimmt einige wichtige Fragen im Kopf herum. Im nächsten Schritt gilt es deshalb, diese Fragen von Experten aus dem Weg räumen zu lassen und mögliche Bedenken endgültig zu beseitigen.

Organisieren Sie zu diesem Zweck einen Workshop für Ihr Team, in dem Experten über die vielen unterschiedlichen Möglichkeiten der Nutzung des HubSpot CRMs referieren. Auf diese Weise können die Fachleute Ihres Sales-Teams Fragen direkt und konkret beantworten, wodurch sich Vorbehalte leichter aus der Welt schaffen lassen.

Ein Workshop bietet darüber hinaus die ideale Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern anschauliche Anwendungsbeispiele der Tools vorzuführen und Personen vorzustellen, die bereits Erfolge mit der CRM-Plattform erzielen konnten. Die Motivation Ihrer Mitarbeiter, sich mit der CRM-Plattform zu befassen, wird mithilfe dieser Maßnahmen sicher weiter steigen.

Schritt 2: Sorgen Sie dafür, dass sich alle Sales-Mitarbeiter angesprochen fühlen

Nachdem Ihr Sales-Team die Funktionen und Vorteile der CRM-Plattform kennengelernt hat, müssen Ihre Mitarbeiter im nächsten Schritt die Anwendung der Tools erlernen. Der große Funktionsumfang des HubSpot CRMs kann unter Umständen auf Ihre Mitarbeiter einschüchternd wirken. Mit welchem Tool sollen sie beginnen? Werden sie überhaupt jemals dazu in der Lage sein, alle Funktionen der Plattform zu nutzen? Steuern Sie diesen Sorgen und Ängsten entgegen, indem Sie Ihren Mitarbeitern erklären, dass es für den Einstieg nicht nötig ist, alles auf einmal zu überblicken. HubSpot wächst gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern.

Gehen Sie auf die Möglichkeit ein, mit einem Basis-Account oder sogar einem kostenlosen Account zu beginnen, zu welchem dann nach und nach weitere Funktionen hinzugefügt werden. Auf diese Weise fühlen sich Ihre Mitarbeiter nicht überfordert und stehen der Einführung des Systems offener gegenüber.

Verleihen Sie Ihren Plänen in Bezug auf die Einführung der CRM-Plattform außerdem Transparenz, indem Sie vermitteln, bis zu welchem Datum die Einführung abgeschlossen sein soll und auf welche Weise Sie dieses Ziel erreichen möchten. Egal wie groß- oder kleinschrittig Sie dabei vorgehen – am Ende des Tages müssen die Mitarbeiter Ihres Sales-Teams verstehen, dass die CRM-Plattform in Zukunft ein fester Bestandteil ihrer Arbeit werden wird und nicht optional ist. Damit Ihr Unternehmen zukunftsfähig bleibt, ist es unumgänglich, dass Ihr Sales-Team den Umgang mit einem performanten CRM erlernt. Nur so lässt sich der Vertriebszyklus verkürzen und die Gesamtproduktivität nachhaltig steigern.

Wie Sie Ihre Sales-Mitarbeiter dazu motivieren, sich für die Verwaltung des CRMs verantwortlich zu fühlen

Die Motivation Ihrer Mitarbeiter spielt über den gesamten Einführungsprozess hinweg eine wichtige Rolle. Immerhin sind sie es, die sich in Zukunft mit der CRM-Plattform auseinandersetzen müssen. Machen Sie Ihrem Sales-Team klar, dass es für die Verwaltung des CRMs und damit auch für die Effizienz des Unternehmens verantwortlich ist. Hierfür ist es hilfreich, eine Person als Mentor zu benennen, die sich bereits mit HubSpot auskennt und Ihren Mitarbeitern bei Problemen zur Seite steht. Auf diese Weise wird der Übergang noch reibungsloser verlaufen. Gleichzeitig wird Ihr Sales-Team nicht allein gelassen und Fragen können schnell geklärt werden.

Nicht nur in der Anfangsphase erweist sich ein solcher Mentor als hilfreich. Auch darüber hinaus dient diese Person als Stütze, die dafür sorgt, dass Prozesse ohne Verzögerung ablaufen. Um die Wichtigkeit des CRMs gegenüber Ihrem Sales-Team noch mehr hervorzuheben, behandeln Sie die Informationen, die Ihre Mitarbeiter ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht in das CRM eintragen, so, als wären diese nicht existent. Bilden Sie dazu einen positiven Gegenpol, indem Sie Ihre Teammitglieder für vorbildliches Verhalten belohnen und Anreize für das Erreichen von Meilensteinen schaffen.

Erfolgskontrolle: Was ist zu tun, wenn Vertriebsmitarbeiter das CRM weiterhin nicht richtig nutzen?

Sie haben Ihre Bemühungen darauf konzentriert, Ihren Mitarbeitern den Einstieg in das HubSpot CRM so leicht wie möglich zu machen und außerdem die vielen Vorteile verständlich vermittelt. Dennoch kann es vorkommen, dass sich manche Personen immer noch weigern, die Veränderung zuzulassen und das CRM nicht in vollem Umfang oder sogar gar nicht nutzen. Handelt es sich dabei um geschätzte Mitarbeiter, versuchen Sie zunächst nach der Ursache zu forschen, bevor Sie weitere Maßnahmen ergreifen. Vielleicht sind bestimmte Botschaften nicht durchgedrungen oder es gab Missverständnisse. Versuchen Sie die Beweggründe der Mitarbeiter zu entschlüsseln und bemühen Sie sich, eine bestmögliche Grundlage für die Nutzung des CRM zu schaffen.

Eine CRM-Plattform wie die von HubSpot ist ein leistungsstarkes Hilfsmittel, das allerdings auch einen gewissen Kostenaufwand mit sich bringt. Damit Sie sämtliche Vorteile Ihrer Investition nutzen können, benötigen Sie Mitarbeiter, die dazu bereit sind, sich in das CRM einzuarbeiten. Mithilfe einer funktionierenden Migrationsstrategie können Sie sie bei dieser Umstellung optimal begleiten.

Fazit

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, ein Sales-Team aufzubauen, das versteht, dass der Einsatz der richtigen CRM-Software den Vertriebszyklus verkürzen und gleichzeitig die Höhe der Einnahmen erheblich steigern kann. Jede Veränderung ruft auch Skeptiker hervor, die es zuerst zu überzeugen gilt. Dies tun Sie am besten, indem Sie zunächst die vielen Vorteile, die das HubSpot CRM für den Vertrieb mit sich bringt, auf eine verständliche Weise vermitteln. Workshops und Lern-Sessions helfen darüber hinaus, die Funktionen des CRMs zu veranschaulichen und ein tiefergehendes Verständnis zu bewirken.

Zusätzliche Unterstützung in Form eines Mentors sowie eine Schritt-für-Schritt Einführung des CRMs sorgen dafür, dass Probleme schnell erkannt werden und sich Ihre Mitarbeiter nicht überfordert fühlen.

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