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Integration eines CRM mit Marketing Automation

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Ihre Inbound-Leads richtig zu managen ist ein elementarer Schritt, um die Strategie Ihres Inbound-Marketing-Programms zu optimieren. Dieser wichtige Teil wird dennoch häufig vernachlässigt, weil er wie ein zeitaufwendiger Prozess wirkt. Doch dem können wir mit unserer Lösung entgegenwirken: Der erste Schritt dazu ist die Integration eines CRM mit Marketing Automation.

Was ist mit CRM gemeint?

CRM steht für Customer Relationship Management und meint eine meist cloudbasierte Kontakt-Datenbank-Software, in der sämtliche Kontakte abgespeichert werden können. Dazu gehören Leads, Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, berufliche Kontakte und möglicherweise sogar Bekannte. Möchten Sie auf die Kontaktinformationen einer Person zugreifen, sollten Sie in der Lage sein, Ihr CRM aufzurufen und die entsprechenden Infos leicht zu finden. Das CRM ist die perfekte Technologie, um Vertriebsteams dabei zu unterstützen, Leads praktisch und übersichtlich verwalten zu können. Das größte und beliebteste CRM ist zweifellos Salesforce. Doch es ist nicht unbedingt auch das geeignetste. Bei Avidly verwenden wir das CRM von HubSpot, das nicht nur in seiner Basisversion kostenlos ist, sondern darüber hinaus sehr einfach zu bedienen und schier endlos erweiterbar.

Für Ihre individuelle CRM-Implementierung lassen sich meist unterschiedliche Technologien kombinieren. So bringt es Ihnen beispielsweise die folgenden Vorteile ein, wenn Sie ein CRM gemeinsam mit Prozessen der Marketing Automation einsetzen:

  • Keine Daten gehen verloren, wenn sie von einem System in ein anderes importiert und exportiert werden.
  • Funktionierender Datenfluss ohne Probleme.
  • Alle Informationen rund um die Kundenkommunikation können übersichtlich gesammelt werden.
  • Es lassen sich automatisierte Nachrichten an unterschiedliche Segmentgruppen verschicken, die aus dem CRM abgerufen werden. Die Daten werden später mit den Kundenaktionen im CRM ergänzt.
  • Mehr Kundenzufriedenheit und mehr Umsatz.
  • Das Verhalten der Kunden kann besser analysiert werden, um so zukünftige Marketingprozesse zu optimieren.

Wie kann CRM mit Marketing Automation integriert werden?

Um die Systeme ordentlich nutzen zu können, müssen Sie natürlich zunächst einmal die richtige Technologie für sich erwerben. Bevor Sie mit der Integration der CRM-Plattform mithilfe von Marketing Automation beginnen, planen Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Marketing- und Ihrem Vertriebsteam, welche Aktionen und Funktionen für die Kundenreise Ihres Unternehmens am meisten Sinn ergeben. Überlegen Sie, welches Datenmaterial Sie wie verwenden können und stellen Sie dabei sicher, dass Sie auch alle benötigten Informationen sammeln. Sie können beispielsweise Newsletter-Anmeldeformulare gezielt nutzen, um wichtige Daten abzufragen. Erstellen Sie außerdem Automatisierungs-Workflows für verschiedene Zwecke, etwa für die Reaktivierung von Leads, das Onboarding oder das Aufwärmen einer Kundenbeziehung. Sobald die Automatisierung in Betrieb genommen wurde, sollten die Ergebnisse überwacht werden, damit frühzeitig Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen werden können.

Was sind Leads im CRM?

Leads in Bezug auf CRM sind die Rohdaten von Kontaktdatensätzen, die in das CRM eingegeben werden. Dies können zum Beispiel Formulare sein, die von den Besuchern auf Ihrer Website ausgefüllt wurden. Weiterhin zählen dazu aber auch Kontaktlisten, die in das CRM hochgeladen wurden, Kontakte, die bei Messeveranstaltungen hinzugefügt wurden und viele andere Möglichkeiten. Diese Daten sind aufgrund fehlender Ordnung häufig unübersichtlich und mit fehlenden Feldern, falschen Daten oder anderen störenden Faktoren verunreinigt.

Um die Kontaktdaten perfekt für Ihre Marketingstrategie nutzen zu können, sollten solche Probleme dringend vermieden werden. Die Daten können zwar manuell bereinigt und vervollständigt werden, aber das ist sehr zeit- und aufwandsintensiv. Stattdessen lässt sich dies auch automatisch mithilfe von Regeln und Workflows lösen. HubSpot und Salesforce haben beispielsweise die Möglichkeit, diese Aufgaben zu erledigen. So müssen sich Mitarbeiter nicht mehr mit dem mühsamen und langen Prozess der manuellen Bereinigung herumplagen. Durch die Automatisierung werden zudem mehr Fehler vermieden.

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Welche Leads werden im CRM aufgenommen?

Normalerweise werden sämtliche Leads in Ihr CRM aufgenommen. Allerdings kann es vorkommen, dass Sie nur bestimmte Leads aufnehmen möchten, beispielsweise Ihre qualifizierten Leads. Auch dies kann mit einem CRM geregelt werden.

HubSpot verfügt außerdem über einen nativen Connector, mit dessen Hilfe Leads mit nur wenigen Klicks direktional aus anderen Systemen wie Salesforce importiert und synchronisiert werden können. So kann Ihrem Marketing-Team viel manuelle Arbeit erspart werden.

Mit HubSpot können all Ihre Leads direkt als Kontakte in Ihr CRM übernommen werden. Sollten Sie also beispielsweise den Marketing Hub von HubSpot verwenden, nicht aber das dazugehörige HubSpot-CRM, wird empfohlen, auch auf das CRM von HubSpot umzusteigen, da es perfekt auf die verschiedenen Hubs abgestimmt ist und sehr gut funktioniert.

Was gibt das Marketing-Team in das CRM ein?

Was genau in das CRM eingegeben wird, ist natürlich abhängig von Ihrem Unternehmen. Hier ist eine Liste der Dinge, die Sie beachten sollten, wenn das Marketing-Team Leads an das Vertriebsteam liefert:

  • Vor der Übergabe der Leads an den Vertrieb sollte das Marketing-Team sicherstellen, dass alle Lead-Daten bereinigt und alle wichtigen Eigenschaften ergänzt wurden.
  • Alle Leads, von denen das Marketing-Team erwartet, dass sie vom Vertriebsteam bearbeitet werden, sollten als vertriebsqualifiziert gelten.
  • Es sollte dem Vertrieb möglich sein, vollen Zugriff auf sämtliche Interaktionen des Leads mit dem Marketing zu haben. Dazu gehören aufgerufene Seiten, ausgefüllte Formulare, die von den Kunden angeforderten Angebote, Informationen über die Art und Weise, wie ein Lead mit E-Mails und sozialen Medien umgegangen ist, und vieles mehr. Das wird als Lead-Intelligence bezeichnet und häufig von Tools wie HubSpot gesammelt. Ist Ihr CRM mit HubSpot verbunden, sollte das also ganz automatisch geschehen.

Welche Vorteile entstehen durch Marketing Automation mit HubSpot?

Mit HubSpot-CRM auf Automatisierung umzusteigen, birgt einige neue Möglichkeiten für Ihre Unternehmensstrategie. Viele Aufgaben, die täglich im Marketingbereich auftauchen, können dank HubSpot automatisiert werden. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit und sparen sich den Frust repetitiver Arbeiten.

HubSpot ermöglicht es seinen Benutzern, Filter zu erstellen und Ansichten für Leads, Kontakte, Konten und Chancen zu speichern. Sie können all Ihre Daten verwalten und zudem Kundendaten sowie Workflows immer wieder aktualisieren.

Neue Leads lassen sich in verschiedene Arten von Datensätzen unterteilen, die sämtliche relevanten Informationen über Kontakte beinhalten. Sie können Ihre Kontakte übrigens segmentieren und nach ihrem Status beispielsweise als Kunde oder Mitarbeiter klassifizieren. Durch die Automatisierung wird auch der Umgang mit den Kunden leichter. Beispielsweise können Kundenservice- und Vertriebsteams effizienter zusammenarbeiten, wenn Sie HubSpot so einstellen, dass die Teams benachrichtigt werden, wenn Kontakte bestimmte Aktionen ausführen oder kontaktiert werden sollten.

Automatisieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr, können potenzielle Leads einfacher durch die Customer Journey geführt werden. Das geht ganz einfach, indem zunächst ansprechende und personalisierte Mails erstellt werden und dann aus verschiedenen Auslösebedingungen von HubSpot die passenden ausgewählt werden. E-Mails werden so zum richtigen Zeitpunkt automatisch versendet, ohne dass Ihr Unternehmen viel Aufwand hat. Sofern Sie die erstellten Workflows mit benutzerdefinierten Zielen verknüpfen, können Sie außerdem überprüfen, welche E-Mails am besten funktionieren und welche aussortiert oder verändert werden sollten.

Mit der CRM-Plattform lassen sich auch Inbound Marketing-Workflows erstellen. HubSpot verfügt über einen einfach zu bedienenden Editor, mit dem sowohl einfache Follow-up-Kampagnen als auch komplexe Pfade für Kaufentscheidungen mit Verzweigungen und Abstufungen im E-Commerce erstellt werden können. Sie haben die Möglichkeit, dabei genau festzulegen, zu welchem Zeitpunkt Kontakte zu Ihrem Workflow hinzugefügt werden. Die Marketing Automation Tools von HubSpot bieten Ihnen etliche Möglichkeiten. Profitieren Sie von deren Vorteilen und suchen Sie sich das heraus, was zu Ihren individuellen Prozessen passt.

Was bedeutet „Closing the Loop“?

Gerade jedoch im Bereich der Marketing-Sales-Zusammenarbeit bringen Automatisierungsfunktionalitäten große Vorteile. Wenn Vermarkter davon sprechen, dass sie den Kreislauf schließen, meinen sie damit schlichtweg, dass der Vertrieb Informationen über die Lead-Disposition an die Marketingabteilung zurückliefert. Es geht darum, was mit den Leads passiert ist, die das Marketing dem Vertrieb als „Sales-Ready“ geliefert hat. Gab es wirklich eine Verkaufschance? Kam ein Geschäft zustande? Wie reibungslos verlief der Verkaufsprozess? War der Lead ein idealer Kunde? Das sind alles wichtige Fragen, um nach und nach die perfekte Marketing-Sales-Strategie zu entwickeln.

Insbesondere für Marketingspezialisten sind diese Informationen sehr wichtig. Sie können damit nämlich jede Interaktion, die neue Kunden mit Ihrem Unternehmen hatten, auf Makro- oder Mikroebene analysieren und versuchen zu verstehen, welche Inhalte und Informationen die Kunden zum Handeln veranlasst haben. Auf dieser Basis können Marketinganstrengungen so ausgerichtet werden, dass Kampagnen zu besseren Ergebnissen führen. Kampagnen, die ins Leere laufen und keinen Erfolg einbringen, können außerdem frühzeitig erkannt und eingestellt werden.

Daten aus dem Closed-Loop-Prozess helfen Vermarktern so, laufend intelligentere Marketingentscheidungen zu treffen und ihre Strategie zu optimieren.

Beim Aufbau Ihres Lead-Management-Programmes ist es wichtig, den Wert der Daten zu berücksichtigen. Im Laufe der ersten Entwicklung Ihres Lead-Management-Programms werden vielleicht noch nicht so viele Verkaufschancen pro Monat abgeschlossen. Jemand aus dem Marketing-Team könnte die CRM-Berichte regelmäßig überprüfen. So wird der ganze Prozess anfangs noch sehr einfach sein, aber sobald die monatlichen Verkaufschancen zunehmen, wird der Prozess komplexer und Sie müssen ein Programm entwickeln, welches auf die Fähigkeiten Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Kurz gesagt, die Integration von Marketing-Software in Ihr CRM ermöglicht es Ihnen, den Kreislauf zwischen Vertrieb und Marketing zu schließen.

CRM mit Marketing Automation: Unser Fazit

Wie Sie sehen, gibt es bei der Integration eines CRM mit Marketing-Automatisierung einige Punkte zu beachten. Allerdings beschert Ihnen das gemeinsame Einsetzen von Marketing Automation und CRM auch viele Vorteile für Ihr Unternehmen und kann Ihren Marketingplan verbessern. Immerhin erlangen Sie durch die Implementierung eine viel bessere Übersicht und Kontrolle über die Daten Ihres Unternehmens und können einzelne Informationen somit auch viel effizienter nutzen. Noch dazu verhindert die Automatisierung den Verlust von Datensätzen und erleichtert die Arbeit Ihres Vertriebsteams.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel über die Integration eines CRM mit Marketing Automation weiterhelfen konnte. Wenden Sie sich jederzeit an unser kompetentes Team aus CRM- und Marketing Automation-Experten, wenn Sie noch mehr über die Integration Ihres CRM, die Messung der Verkaufsbereitschaft von Leads, die Segmentierung sowie die Beschleunigung Ihrer Unternehmensprozesse mithilfe von Marketing-Automatisierung erfahren möchten. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Ihre Anfrage.

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