Newsletter-Versand: So verbessern Sie den gesamten Prozess

Damit Ihre Kunden immer über Ihre neuesten Angebote und Kampagnen informiert sind, müssen Sie den gesamten Prozess Ihres Newsletter-Versands gut im Griff haben. Um Ihre Kunden nicht mit irrelevanten Nachrichten zu nerven, sollten Sie genau wissen, welche Art von E-Mails für Ihren Erfolg wirklich wichtig sind. Deshalb sprechen wir in diesem Artikel über den Newsletter-Versand und wie Sie seinen Verlauf Schritt für Schritt verfolgen können, um eine strukturierte Zusammenarbeit mit klarer Ausrichtung in Ihrem Team zu etablieren.

Klare Ziele helfen bei der Strukturierung

E-Mail-Newsletter regelmäßig zu versenden ist wichtig, wenn Sie Ihre Kunden kontinuierlich über Neuigkeiten Ihres Unternehmens informieren möchten oder auf neue Produktangebote, Dienstleistungen und Rabatte hinweisen wollen.

Setzen Sie einen Newsletter auf, ist es wichtig, dass Sie sich im Klaren darüber sind, was genau Sie mit diesem Newsletter erreichen möchten. Im Vordergrund der Content-Erstellung sollte der Gedanke stehen, welchen Zweck dieses Kommunikationsmittel erfüllen soll. Inhaltlich sollte der Newsletter einerseits das enthalten, was Sie Ihren Kunden mitteilen möchten, aber auch das, was die Kunden interessiert. 

Um beides zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie die Zielgruppe Ihres Unternehmens gut kennen. Sammeln Sie daher genügend Daten über Ihre Kunden und werten Sie diese am besten mithilfe eines Analysetools wie HubSpot aus. So vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler und sparen Zeit und Ressourcen. Auch ein Blick in die allgemeine Marktforschung sowie das Erstellen von Buyer Personas kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kunden und deren Interessen besser zu verstehen und so auch inhaltlich genauer auf sie einzugehen.

Behalten Sie stets die Zahlen im Blick 

Neben dem Leitbild Ihres Newsletters sollten Sie ebenfalls festlegen, anhand welcher Metriken sich Ihre gewählte Bestimmung ausdrücken lässt und wie hoch die Zahlen ausfallen sollten. Die Ziele, die Sie sich für Ihr Unternehmen setzen, sollten immer messbar sein. Nur so können Sie den Überblick über Ihre tatsächliche Performance behalten und Ihre Vorgänge immer wieder optimieren.

Den Erfolg von E-Mails messen Unternehmen üblicherweise anhand von KPIs wie der Open Rate, Click Rate oder Click-Through-Rate. Das Berichten über die Conversion Rate empfiehlt sich ebenfalls, weil sie sich je nach konkreter Zielsetzung auf die gewünschte Aktion der Empfänger bezieht.

Sie sollten regelmäßige Berichte über die wichtigsten Metriken Ihres Newsletter erstellen. Wir empfehlen, dies mindestens ein Mal im Monat zu tun oder am Ende einer jeden Woche. So haben Sie immer eine aktuelle Übersicht darüber, wie Ihr Newsletter sich bei Ihren Lesern macht und ob er Ihren gesetzten Zielen gerecht wird. Um den Newsletter vollständig zu überprüfen, sollten Sie sich beim Analysieren Ihrer Zahlen stets die folgenden Fragen stellen:

• Passt die aktuelle Performance des Newsletters zu Ihrem gesetzten Ziel?
• Gibt es Probleme und Hürden beim Erreichen Ihres Ziels?
• An welchen Stellen können Sie noch Optimierungen vornehmen?

Achten Sie auf wertvolle Inhalte

Damit Ihr Newsletter gut bei seinen Lesern ankommt, ist qualitativ hochwertiger Content natürlich besonders wichtig. Deshalb sollten Sie Ihre Kunden gut kennen und sich fragen, welche Art von Content wichtig für sie sein könnte. Abhängig ist dies natürlich auch von der Art Ihres Unternehmens, Ihrer Marke und der Branche, in der Sie sich bewegen. Die folgenden Inhalte können beispielsweise gut bei Ihren Lesern ankommen und haben sich auch bei anderen Newsletter-Marketern bereits erfolgreich bewährt:

• Case Studies 
• Tipps, Tricks und Hacks zu einem bestimmten Thema 
• Anleitungen
• Rezensionen von Produkten und Dienstleistungen
• Umfragen
• Häufig gestellte Fragen mit verständlichen Antworten
• Branchen-Updates
• Neue Zertifizierungen oder Spezialisierungen für Kunden oder Unternehmen

Natürlich sollten die genannten Beispiele thematisch zu Ihrer Branche und zu den Interessen Ihrer Kunden passen. Am besten testen Sie viel unterschiedlichen Content aus und analysieren nach einiger Zeit, was am besten bei Ihren Kunden anzukommen scheint.

Versenden Sie Ihren Newsletter zur richtigen Zeit

Ein relevanter Faktor ist auch der Versandzeitpunkt Ihres Newsletters. Achten Sie darauf, dass die E-Mail mit ihrem Newsletter nicht mitten in der Nacht im Posteingang Ihrer Kunden landet und dann zwischen anderen E-Mails untergeht.

Als allgemeine Faustregel führen vor allem die folgenden Zeiten zum Erfolg:

Für B2B-Unternehmen: Dienstag bis Donnerstag (vor allem zwischen 14 und 16 Uhr)

Für B2C-Unternehmen: Werktags abends oder Sonntags vormittags

Die optimale Zeit zum Verschicken eines Newsletters kann jedoch je nach Zielgruppe, Branche sowie Produkt und Dienstleistung variieren. Probieren Sie unterschiedliche Zeiten aus, analysieren Sie die daraus resultierenden Erfolge und optimieren Sie, wenn nötig, Ihren Versandzeitpunkt. 

Probieren Sie sich aus 

Damit Sie Ihre Maßnahmen optimieren und Ihr Newsletter-Projekt immer weiter verbessern können, ist es wichtig, dass Sie hin und wieder auch ein wenig experimentieren. Führen Sie Experimente und A/B-Tests durch, um zu aufschlussreichen Ergebnissen zu gelangen, die Ihnen zeigen werden, dass es immer wieder Möglichkeiten gibt, den Newsletter für Ihre Kunden noch besser zu machen. Gemeinsam mit Ihrem Team können Sie über verschiedene Optimierungsmöglichkeiten nachdenken und anschließend einen Zeitplan erstellen sowie eine Experiment-Roadmap, anhand der Sie strukturierter vorgehen können und nicht den Überblick verlieren.

Mögliche Experimente und Tests, die Sie weiterbringen könnten, sind beispielsweise:

Segmentierung

Um Kunden noch personalisierter ansprechen zu können, können Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Eigenschaften oder Interessen einteilen. Erstellen Sie anhand dieser Segmentierungen speziell angepasste Versionen Ihres Newsletters, können Sie Ihre Kunden noch individueller ansprechen. Hier ein paar mögliche Punkte, die Sie in verschiedenen Newsletter-Versionen für Ihre Kunden personalisieren können:

• Absenderpersonalisierung
• Persönliche Betreffzeile
• Persönliche Ansprache
• Personalisierung von Design und Bildern
• Personalisierte Sonderangebote und Rabatte
  
  

Umfragen

Umfragen können Ihnen immer dabei helfen, Informationen und Meinungen Ihrer Kunden zu relevanten Themen einzuholen. Beispielsweise könnte nach der Meinung zu Ihren Produkten und Dienstleistungen oder den aktuellen Problemen Ihrer Kunden gefragt werden. Eine Umfrage könnten Sie beispielsweise als interaktives Element in Ihre E-Mail einsetzen. Ihre Kunden können selbst entscheiden, ob Sie Auskunft geben möchten und haben das Gefühl, in Ihre Unternehmensmaßnahmen mit eingebunden zu werden.

Layout

Das Layout Ihrer E-Mails stellt die Basis für jeglichen Content dar, den Sie Ihren Kunden anbieten. Deshalb sollte die Gestaltung Ihrer Nachrichten auch immer wieder optimiert werden, um die User-Experience Ihrer Leser zu verbessern. Achten Sie beispielsweise darauf, dass Ihre Kunden beim Lesen nicht ständig scrollen müssen und strukturieren Sie Ihre Inhalte ordentlich und übersichtlich. Indem Sie unterschiedliche E-Mail-Variationen ausprobieren, können Sie mit der Zeit feststellen, was am besten funktioniert und welche Gestaltung gut bei Ihrer Zielgruppe ankommt.

Klare Aufgabenverteilung

Neben der theoretischen Herangehensweise ist es außerdem wichtig, dass jeder Beteiligte ganz genau weiß, welche Aufgaben und Verantwortungen er hat. Damit das Versenden Ihres Newsletters einwandfrei funktionieren kann, sollten sämtliche Aufgaben klar verteilt sein. Vermeiden Sie es, dass wiederkehrende Prozesse rund um den Newsletter zu zeitraubenden Absprachen und damit zu ineffizientem Arbeiten führt.

Es hängt letztendlich vor allem von unterschiedlichen Faktoren ab, wer an der Vorbereitung und Auswertung des E-Mail-Newsletters beteiligt ist. Hauptsächlich hat das Marketing-Team die Verantwortung für den Newsletter, allerdings sind auch andere Abteilungen wie die Produktentwicklung oder der Kundenservice oftmals daran beteiligt. Die Organisation und Größe eines Unternehmens sowie die Art Ihres Angebots haben einen Einfluss darauf, wer für welche Funktionen verantwortlich ist. Die folgenden Aufgaben gilt es unter den Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern zu verteilen:

• Strategie und Reporting: Um die Ziele des Newsletters im Blick zu behalten und die Sendefrequenz zu bestimmen.
• Erstellung und Versand: Um das rechtzeitige Planen und Versenden des Newsletters zu überwachen.
• Inhalte: Überwachung von relevantem und für den Leser hochwertigem Content.
• Kontrolle: Der finale Newsletter sollte am Ende noch einmal durch die Qualitätskontrolle eines Mitarbeiters gehen, der möglichst wenig mit dem Entwerfen zu tun hatte. Wichtig ist auch das Lektorieren, also das Korrekturlesen des Contents.

Sinnvoll ist es, in einem Dokument festzuhalten, wer wofür verantwortlich sein soll. So kann jederzeit eingesehen werden, wer der richtige Ansprechpartner für welche Aufgaben ist. Zur besseren Absprache und Projektplanung können Sie auch unterschiedliche Tools zur Projektplanung sowie Chat-Gruppen und regelmäßige Online-Meetings nutzen. Damit ist jeder Involvierte immer auf dem neuesten Stand und weiß genau, welche Schritte als Nächstes anstehen.

Fazit: Unterschiedliche Faktoren sorgen für den optimalen Newsletter

Damit Sie mit Ihrem Newsletter erfolgreich sein können, ist es wichtig zu wissen, auf welche Ziele Sie damit hinarbeiten. Von hoher Relevanz sind auch die Strukturierung und richtige Organisation. Nur wenn jeder Mitarbeiter genau weiß, welche Aufgabe er hat, können alle gut zusammenarbeiten und einen optimalen Newsletter für die Kunden erstellen. Ein reibungsloser Prozess beim Arbeiten sorgt für ein perfektes Endergebnis bei der Newsletter-Erstellung. Damit Sie Ihren Kunden bei jedem Newsletter eine immer neue und tolle Kundenerfahrung bieten können und die Leser nicht das Gefühl bekommen, mit uninteressanten Informationen zugespamt zu werden, sollten Sie Ihr Klientel gut kennen. Scheuen Sie sich nicht davor, Ihren Kunden unterschiedliche, personalisierte Newsletter zu schicken und hin und wieder durch Umfragen ein Stimmungsbild zu sondieren.

Berücksichtigen Sie im eigenen Interesse die vielen Faktoren, die in diesem Artikel genannt wurden, um den gesamten Prozess rund um Ihren Newsletter zu verbessern. Benötigen Sie Hilfe beim Erstellen oder Optimieren Ihres Newsletters, können Sie sich jederzeit an unser Marketing-Team wenden. Wir helfen Ihnen gerne.

Headerbild: Unsplash / Mathyas Kurmann