Digitale Transformation und Change Management: Die Unterschiede

Häufig wird über Change Management und digitale Transformation gesprochen, als gäbe es keinen Unterschied zwischen beiden Begrifflichkeiten. Eine digitale Transformation erfordert häufig auch Change Management und tatsächlich hängen beide Prozesse eng miteinander zusammen. Dennoch gibt es Unterschiede, die wir im Folgenden für Sie beleuchten möchten.

Was bedeutet digitale Transformation?

Eine Aussage, die immer wieder getroffen wird, lautet, dass es bei digitaler Transformation um Technologie geht – und das stimmt zum Teil auch. Digitale Tools sind Teil der digitalen Transformation. Die Einführung eines neuen ERP-Systems oder einer CRM-Plattform reicht jedoch nicht aus, wenn die Mitarbeiter ihr Verhalten nicht verändern.
Unter digitaler Transformation versteht man den Prozess der Nutzung digitaler Technologien zur Schaffung neuer – oder der Änderung bestehender – Geschäftsprozesse, Unternehmenskulturen und Kundenerfahrungen, um den sich ändernden Geschäfts- und Marktanforderungen gerecht zu werden.

Was ist Change Management?

Change Management ist ein systematischer Ansatz, der den Umgang mit der Transformation von Organisationszielen, zentralen Werten, Prozessen oder Technologien umfasst. Der Zweck jeder organisatorischen Change Management-Initiative ist die erfolgreiche Implementierung von Strategien und Methoden, die einen Wandel herbeiführen und gleichzeitig die Akzeptanz für diese Veränderung stärken.
Kurz gesagt: Digitale Transformation kreiert neue oder modifiziert bestehende Prozesse beziehungsweise Unternehmenskulturen. Dieser Wandel wird durch die Nutzung von digitalen Technologien und Change Management ermöglicht.

Warum ist das wichtig?

Stellen Sie sich vor, Ihr Chef kommt in Ihr Büro und sagt: „Wir werden Ihre Stellenbeschreibung ändern. Sie werden nicht länger mit dem Auto unterwegs sein, um Kunden zu besuchen. In Zukunft bleiben Sie im Büro und nutzen nur noch den Laptop für die Kundenkommunikation.“ Das wäre mit Sicherheit eine Veränderung.

Einige Leute sehen diese Situation optimistisch und freuen sich auf neue Möglichkeiten. Andere hingegen empfinden bei anstehenden Veränderungen Angst und Unsicherheiten. Ganze 62% der Menschen verlassen ihre Komfortzone nicht gerne oder nur gelegentlich. Wenn wir neue Technologie einführen, verändern wir jedoch so gut wie immer die Rollen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Technologie.

Genau wie beim Fußballspielen ist Erfolg eine Sache des Teamworks. Es ist die Aufgabe des Trainers, die individuellen Talente der Einzelnen so zu koordinieren, dass daraus ein gemeinsames erfolgreiches Ergebnis resultiert. Der Torwart ist auf eine starke Verteidigung angewiesen. Der Physiotherapeut ist wichtig für die Mannschaft, damit sich diese von Verletzungen oder Rückschlägen erholen kann. Change Management erfordert, dass sich einzelne Personen in Schlüsselpositionen auf die Veränderung einlassen und ihre Anstrengungen auf bestimmte Weise koordinieren. Von der höchsten Führungsebene bis hin zu den Mitarbeitern an der Front – ein Gesamtsystem innerhalb der Organisation muss die Mitarbeiter während des Übergangs unterstützen.

Den Wandel erleichtern

Im Vorfeld ist nicht immer klar, wie viel Führungskapazität für eine Veränderung bereitgestellt werden muss. Es gibt Unternehmen, für die die Einführung eines neuen CRM-Systems ein Kinderspiel ist. Vielleicht haben diese Firmen es sogar schon mehrmals gewechselt. Daher wissen sie genau, was sie wollen und welche Vorgehensweise sich dafür eignet. In diesem Fall muss für den Veränderungsprozess nicht viel Mitarbeiterführung aufgewendet werden.

Es gibt auch Unternehmen, in denen jeder mit seinem eigenen System arbeitet. Einige nutzen vielleicht ein Blatt Papier oder Excel und erledigen auch so ihre Arbeit. Oder doch nicht?

Wachstum ist für die meisten Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Schnelles Wachstum ist jedoch wirklich selten, sofern die Mitarbeiter Informationen nicht untereinander austauschen und in der Kommunikation mit den Kunden kein einheitliches Bild bieten. Charakteristisch für diese Unternehmen ist häufig ein hohes Maß an Fachwissen, das man sich jedoch nur mit großem Aufwand aneignen kann. Als häufigstes Argument für den Verzicht zum Einsatz neuer Technologien in Unternehmen muss oft eine Aussage herhalten wie: Wir sind etwas Besonderes und unsere Kunden sind es gewohnt, auf diese Weise mit uns zu arbeiten.

Diese Unternehmen werden jedoch unter anderem durch die Globalisierung, den Kampf um Talente und den internationalen Wettbewerb herausgefordert. Ein Wandel ist in jedem Fall notwendig.

Die Geschäftsleitung und der Vorstand sind für die Unterstützung und Umsetzung von Strategien verantwortlich – und keine Strategie kommt heute noch ohne neue Technologien aus. Deshalb spielen Digitalisierung und Change Management in modernen Unternehmen eine gewichtige Rolle.

Was ist zu tun?

Zunächst müssen Sie die Notwendigkeit zur Veränderung ermitteln. Mit anderen Worten: Sie müssen Ihr Unternehmen ganz genau kennen und verstehen.

Informationen sind wichtig – nicht nur zu Beginn einer Veränderung, sondern während des gesamten Prozesses. Außerdem brauchen Sie eine Struktur, in der Sie verschiedene Steps abarbeiten.

In diesem Beispiel handelt es sich um ein einfaches Modell, um ein Projekt zu realisieren:

Schritt 1: Einleitung

In einem ersten Schritt sollte das gewünschte Ergebnis des Projekts definiert werden. Die Projektinitiierung ist die Phase, in der die gesamte Projektbegründung abgelehnt oder angenommen wird.

Schritt 2: Planung

In der Planungsphase wird das Management für das Projekt benannt, welches sich für die erfolgreiche Projektdurchführung engagieren muss. Ebenfalls werden in diesem Schritt Ressourcen und ein Zeitrahmen festgelegt sowie Schulungen geplant.

Schritt 3: Ausführung

Anschließend folgt die Phase, in der die geplanten Aufgaben umgesetzt werden. Design, Workshops und der technische Integrationsplan werden ausgeführt. Falls Dritte beteiligt sind, ist es notwendig, die Kommunikation zwischen allen Beteiligten herzustellen.

Schritt 4: Roll-Out und Support

Sobald die Ausführungsphase abgeschlossen ist, folgen Schulungen und Support.

Change Agents

Für große, die gesamte Organisation umfassende Veränderungen engagieren Unternehmen häufig externe Change Agents. Da externe Berater kein Teil des Unternehmens sind, sind sie nicht durch die vorherrschende Kultur, Politik oder Tradition beeinflusst. Das ermöglicht es ihnen, eine eigene Perspektive einzunehmen und den Status quo infrage zu stellen. Natürlich kann das auch ein Nachteil sein, da externe Berater die Geschichte, die Betriebsabläufe und das Personal eines Unternehmens eben gerade nicht kennen.

Um ihre begrenzte Vertrautheit mit der Organisation auszugleichen, werden externe Change Agents für gewöhnlich mit einem internen Koordinator aus dem Unternehmen zusammengebracht, um gemeinsam an dem Projekt zu arbeiten. In sehr großen Unternehmen gibt es manchmal auch einen internen Change Agent. Diese Person ersetzt einen externen Berater und arbeitet direkt mit dem Management-Team zusammen, um den Wandel zu erleichtern.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Veränderung und Transformation in Ihrem Unternehmen realisiert werden können, zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen!