Kom igång med workflows i HubSpot - så gör du

Workflows, eller arbetsflöden som det heter på svenska är ett sätt för att automatisera marknadsaktiviteter - åtminstone delar av dem. En av de vanligaste arbetsguppgifterna som många marknadsförare använder workflows till är e e-postutskick, Men möjligheterna med workflows är många, här delar jag med mig av mina bästa tips på hur du kommer igång och vad du ska tänka på för att bli ett riktigt proffs på workflows! 

Tänk först - bygg sen

Inbound marketing, eller snarare sagt marketing automation-delen av det, är inte helt lätt. Många som vill börja med workflows sätter igång direkt med att bygga och upptäcker under resans gång att det är formulär, emails, landningssidor och så vidare som saknas eftersom de inte är färdigställda ännu. Det är inte bara jobbigt att hoppa fram och tillbaka mellan flera funktioner, det är även oerhört ineffektivt och tidskrävande.

Ett tips är att först och främst, antingen för hand eller på datorn rita ut ditt workflow så att du ser vilka byggstenar du behöver ha på plats, för att sedan kunna bygga ditt flöde i plattformen. När du har fått en tydligare bild av vad du behöver är det absolut smidigaste sättet att först färdigställa alla delar du behöver, sedan bara kan klicka i vad du vill ha med i ditt workflow.  

Använd smarta listor som trigger för flödet

Workflows startar alltid med en så kallad ”trigger”. Det är helt enkelt de kriterierna eller det kriteriet som behöver vara uppfyllt för att ett workflow ska triggas igång. En trigger kan vara att en viss URL har besökts, att en nedladdning på en specifik landningssida har gjorts eller att en kontakt tillhör en specifik list som du skapat. 

För att göra det så enkelt som möjligt för dig själv är det bra att inte stöka ner ditt flöde med för många triggers. Skapa istället så kallade smarta listor som innehåller alla regler/triggers som du vill ska gälla i ditt workflow. När du skapar ett nytt flöde kan du då välja att triggern till exempel är "alla som tillhör lista X".  Om du dessutom har en bra namnstruktur på dina listor, får du snabbt en överblick över vilka kontakter som kommer trilla in i just det flödet. 

Automatisera fler processer än mailutskick 

När man pratar om workflows tänker många automatiskt främst på mail, till exempel att efter händelse X skickas mejl Y. Men workflows kan användas till så mycket mer än att "bara" automatisera mailutskick.

Ett tips är att se över er verksamhet och de arbetsuppgifter ni utför. Finns det något som är väldigt repetitivt? Dessa uppgifter är perfekt att automatisera och effektivisera genom workflows. Ett exempel kan vara att när en säljare får ett lead, skapar hen en ”task” åt sig själv att kontakta personen i HubSpot CRM. Detta kan ni istället automatisera så att säljaren direkt vid inkommet nytt lead får en task för att ta kontakt. Ett annat bra exempel är att när ett företag blir kund hos er, kan de kontakter ni har i databasen som tillhör företaget automatiskt raderas från en lista vars deltagare idag mottar marknadsmail tidigt i deras köpresa. För när ett lead väl har blivit kund så ska det helst få annat innehåll skickat till sig jämfört med de som inte är kunder.  

Analysera och optimera dina workflows

Att jobba med workflows är ett kontinuerligt arbete där det mer eller mindre alltid finns utrymme för förbättring. I HubSpot finns det en flik som heter ”performance” i varje flöde. Det är en jättebra och smidig funktion som snabbt ger dig en överblick över hur flödet har presterat. Om du har satt ett mål med ditt workflow, till exempel att en kontakt har konverterat och blivit ett marketing qualified lead (MQL), så kan du här se hur många procent som faktiskt uppnår målet. Om den här siffran är låg så kan du testa dig fram genom att optimera ditt workflow. Precis som med allt annat idag inom digital marknadsföring och försäljning - det finns alltid något att analysera och oftast något att öven optimera. Var därför aldrig rädd för att testa dig fram och prova nya saker, för hur ska du annars veta vad som funkar bäst för just ditt företag?  

Vill du lära dig mer om workflows och hur du som marknadschef kan använda dig av HubSpot som plattform för att automatisera arbetsuppgifter och generera fler kvalificerade leads? Ladda ner vår guide "HubSpot för marknadschefen!"