Hvad kan man med workflows i Hubspot? (+ 5 eksempler)

Workflows i HubSpot er der, hvor magien sker. Det er her automation-delen i marketing automation-platformen for alvor foldes ud. Workflows er dit værktøj, både når du vil ramme dine leads med det rette budskab på det rigtige tidspunkt, og når du vil effektivisere jeres interne processer og gøre tingene smartere.

I denne artikel vil jeg derfor give en introduktion til workflows, og så vil jeg give dig en håndfuld helt konkrete eksempler på, hvad du kan bruge automation i HubSpot til.

Hvad bruger man workflows i HubSpot til? 

Workflows i HubSpot bruges overordnet til 3 ting:

Lead nurturing

Lead nurturing er det, de fleste først tænker på, når de hører “marketing automation” - altså, at man laver et automatiseret e-mail workflow, som man sender sine leads ind i for at uddanne dem og gøre dem mere og mere købsklare. Her kan funktionerne i HubSpot workflows hjælpe dig med at gøre den kommunikation så segmenteret og personaliseret, som du ønsker.

Data management

Effektfuld digital salg og marketing kræver et godt datagrundlag at arbejde ud fra. Det er på baggrund af dine data om dine kunder og deres adfærd, at du kan lave meningsfuld segmentering og personalisering, og det er også disse data, du skal rapportere dine resultater på baggrund af.

Workflows er et rigtig effektivt værktøj til at sikre, at du automatisk kan holde styr på dine kundedata og berige dine kontakter med yderligere data. 

Interne notifikationer og opgaver 

Det er også workflows, du kan ty til, når du skal effektivisere jeres interne kommunikation om kunderne. Med workflows kan du nemlig sende interne e-mail notifikationer baseret på dine kunders adfærd, eksempelvis advisere en sælger om, at en af hans mulige kunder har besøgt en vigtigt produktside på jeres website. Du kan også bruge workflows til at oprette “tasks” til dine kolleger og meget, meget andet.  

Hvordan fungerer workflows i HubSpot? 

Når du opretter et nyt workflow i HubSpot, starter du med at definere “enrollment criteria” - altså den trigger, som skal sætte workflowet i gang. Der er mange forskellige muligheder for at sætte et workflow i gang, men eksempler kunne være, at en kontakt har udfyldt en bestemt formular på dit website, besøgt en bestemt side eller har akkumuleret en leadscore på et bestemt antal point.

Herefter kan du vælge mellem en masse actions, som definerer, hvad der skal ske i workflowet. Du kan sende en e-mail, lave en intern notifikation, opdatere data om kontakten, oprette en deal i CRM’et, osv. Derudover har du mulighed for at sætte “delays” ind mellem de enkelte actions, så du kan styre, hvor lang tid der skal gå imellem dem. Disse delays kan for eksempel være et bestemt antal timer eller dage, men de kan også være fleksible og afhænge af kontaktens adfærd.

Desuden har du muligheden for at lave “if-then” forgreninger, som gør, at du kan splitte dit workflow op baseret på dine data om kontakter og deres adfærd. På den måde kan du for eksempel undgå at sende indhold til kontakter, som allerede har modtaget det på et tidligere tidspunkt.

Hvilke typer af Hubspot workflows findes der? 

Der findes en lang række forskellige typer af workflows i HubSpot, og det er den “HubSpot-pakke”, du har købt, der definerer, hvad du har adgang til. Generelt skal du i en Pro-udgave af HubSpot for at få adgang til automation/workflows.

Den mest brugte workflow-type er “contact based”, hvor det er dine kontakter (eller leads), som du ruller ind i workflowet. Der findes også “company-”, “deal-” og “ticket-based” workflows plus et par andre, som giver dig muligheder for at lave smart automatisering med alle de elementer, du arbejder med på tværs af både marketing, salg og kundeservice.

Se et eksempel på et helt simpelt lead nurturing workflow i HubSpot:

5 smarte workflows i HubSpot 

Herunder vil jeg vise dig 5 eksempler på workflows, du kan lave i HubSpot, og som alle er med til at gøre din marketing lidt smartere. 

#1 Workflows baseret på en dato

Det almindelige lead nurturing workflow, som vist ovenfor, sender leads ind i et workflow, når de opfylder et bestemt kriterium, og afvikler så en rækkefølge af actions - udgangspunktet for afviklingen af de actions bliver det tidspunkt, hvor leadet kom ind i workflowet. 

I HubSpot kan du dog også vælge at tage udgangspunkt i en bestemt dato i stedet, hvilket er meget anvendeligt eksempelvis i forbindelse med et webinar eller et event, hvor du vil sende reminders op til dagen og opfølgende information bagefter.

#2 Hold styr på, at dine leads ikke får for mange e-mails 

Hvis du har flere forskellige stykker “gated content” på dit website - e-bøger, guides, osv. - og du har flere workflows kørende til at følge op med relateret indhold, er der en risiko for, at et lead, der downloader flere stykker indhold, kan blive overdænget med opfølgende e-mails.

Det kan dog løses med en custom property og et par simple actions i et workflow - se hvordan i videoen herunder:

#3 Send leads til de rigtige sælgere med et assignment workflow

Du kan bruge workflows i HubSpot til at organisere en række interne opgaver, og et oplagt eksempel er at tildele leads til bestemte sælgere, når de skal tage kontakt til dem, dvs. gøre dem til “contact owner”. For at undgå at få skabt et vedligeholdelsesmonster, er det dog vigtigt, at du ikke gør det fra en række forskellige workflows, men konsoliderer det i ét såkaldt assignment workflow. 

#4 Følg op med information på rette tidspunkt

Timing er altafgørende, og workflows kan hjælpe dig med at ramme dine potentielle kunder med det helt rigtige budskab på det helt rigtige tidspunkt.

Det kunne være et lead, som besøger en bestemt produktside på websitet - her kan du sætte et simpelt workflow i gang, som sender en e-mail med en relevant kundecase umiddelbart efter. Det kunne også være en eksisterende kunde på produkt A, som begynder at læse om produkt B - så kan du sende en intern e-mail til den relevante sælger om at følge op med et kald, mens interessen er varm.

#5 Lad dine kontakters adfærd definere workflowets opbygning

I workflows kan du vælge en masse forskellige actions, som definerer, hvad der skal ske i workflowet, og du kan også lægge forsinkelser - delays - ind mellem de enkelte actions. De kan være faste i form af et antal dage, timer eller minutter, men de kan også være fleksible, så det eksempelvis er den enkelte kontakts adfærd, der definerer tempoet i workflowet. 

Det gør det muligt at tilpasse din kommunikation meget præcist til kundens købsrejse. 

De ovennævne eksempler er relativt simple marketing workflows, men mulighederne i HubSpots Workflow-værktøj er tæt på uendelige. Dels fordi de kan udbygges til at være meget segmenterede eller organisere en række handlinger på tværs af alle dine data i HubSpot CRM, og dels fordi du har mulighed for at få workflows til at tale sammen med andre systemer og trække på data fra andre databaser eller apps.