Tipps & Tricks: Wie Sie Ihre Marketing Automation-Workflows mit HubSpot optimieren

Im Marketingbereich gibt es etliche Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen. Neben dem Schreiben und Einrichten von E-Mails gilt es Inhalte zu veröffentlichen, Kontaktpflege zu betreiben und sicherzustellen, dass Leads richtig gepflegt sind. Des Weiteren gibt es etliche Daten, die analysiert werden müssen. Für Marketingspezialisten, die all diese Dinge verwalten müssen, sind leistungsstarke Tools eine enorme Hilfe, um die sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren und sich den Arbeitsalltag dadurch enorm zu erleichtern.

Das Einrichten von Marketing Automation-Workflows zur Optimierung täglicher Prozesse kann sich im ersten Moment wie ein riesiges und kompliziertes Unterfangen anfühlen. Woher soll man wissen, welche Prozesse in den Marketing Automation-Workflow integriert werden sollten? Wie soll klar werden, welche Arbeitsabläufe am sinnvollsten optimiert werden können, damit sie skalierbar sind, potenzielle Kunden aber dennoch eine gute Erfahrung mit Ihrem Unternehmen machen?

Bei so vielen Fragen und der Unmenge an Möglichkeiten kann schnell der Überblick verloren gehen. Mit diesem Blogartikel möchten wir Ihnen dabei helfen, Ihre Marketing Automation-Strategie mithilfe von Tools wie HubSpot problemloser zu optimieren.

Gerne verraten wir Ihnen einige Tipps und Tricks, um Ihre Marketing- und Vertriebs-Workflows so zu gestalten, dass Sie die täglichen Prozesse rationalisieren, aber auch ein positives Erlebnis entlang der Customer Journey, also der Kundenreise, fördern können. Die Marketing-Automatisierung ist nämlich nicht so schwierig, wie Sie vielleicht befürchten und wird bei der richtigen Verwendung zu noch mehr Traffic, Leads und Verkäufen für Ihr Unternehmen führen. Wir werden Sie in diesem Artikel genauer darüber informieren, was HubSpot Marketing Automation ist, wie diese funktioniert und wie Sie das Beste aus dem Workflow-Automatisierungstool von HubSpot herausholen. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre individuelle und passendste HubSpot-Workflow-Automatisierungsstrategie entwickeln. Die Verwendung von Marketing Automation-Workflows zur Optimierung Ihrer Marketingaufgaben kann für Ihr Unternehmen von enormer Relevanz sein. Stellen Sie mit diesen einfachen Tipps sicher, dass Sie erfolgreich sein werden.

Was ist mit HubSpot Marketing Automation gemeint und wie funktioniert sie?

Die Marketing Automation-Plattform von HubSpot hilft Ihren Marketing- und Vertriebsteams, Prozesse zu verbessern und die täglichen Aufgaben zu simplifizieren. Mit dem Tool kann Ihr Team die entsprechenden Aufgaben so einrichten, dass sie basierend auf einer bestimmten Aktion automatisch ausgelöst werden. Ihr Marketing-Team hat dann ein System, welches für Ihr Unternehmen alle qualifizierten Leads automatisch filtert und zur richtigen Zeit an den passenden Ort versendet.

Mit den Marketing Automation-Tools und der Plattform von HubSpot können Sie und Ihre Mitarbeiter außerdem Folgendes tun:

• Präsentieren Sie Ihrem Team Daten klar und präzise. Dank zahlreicher Berichts-Dashboards und benutzerdefinierten Berichtsfunktionen von HubSpot ist dies einfach umsetzbar.
• Führen Besucher Ihrer Website eine Aktion aus, wie beispielsweise das Ausfüllen eines Formulars, kann HubSpot basierend auf den Benutzerinformationen sofortige Maßnahmen ergreifen und mit einer Willkommens-E-Mail automatisch den Kundenkontakt aufnehmen. Die Informationen darüber, welche Inhalte der Besucher gelesen hat, können dann außerdem an Ihr Verkaufsteam weitergegeben werden.
• Solange Ihr Hubspot genau eingerichtet ist und Ihr Team präzise berichtet, kann das System Ihnen anzeigen, wie Ihre Marketing-Kampagnen performen, ob Sie mehr Leads und Verkäufe generieren können und was gegebenenfalls verbessert werden muss.

So wird das Workflow-Automatisierungstool von HubSpot am besten genutzt

Damit Ihre Marketing- und Vertriebsteams noch effizienter und erfolgreicher mit potenziellen Kunden interagieren können, gibt es ein paar Punkte zu beachten. Mit den HubSpot-Workflows können viele automatisierte Schritte eingerichtet werden, welche die Kontakte Ihres Unternehmens durch die Vertriebspipeline führen können. Das System ermöglicht es Ihnen, dass potenzielle Kunden automatisch und zur richtigen Zeit die Informationen erhalten, die sie benötigen. Dazu müssen die Workflows für Ihre Marketing Automation allerdings erst eingerichtet werden. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen. Die wichtigsten Möglichkeiten sind:

• Kontakt-basiert
• Firmen-basiert
• Deal-basiert
• Ticket-basiert
• Angebot-basiert

HubSpot bietet aber noch mehr Optionen, einschließlich Marketing Automation-Workflows, basierend auf Gesprächen und Feedback. Es lassen sich Vorlagen gängiger Workflows verwenden, an denen Sie sich orientieren können. Haben Sie Ihren Workflow erst einmal eingerichtet, können Sie auswählen, wie Ihr Kontakt angeschrieben wird. Orientieren Sie sich beispielsweise an der Anzahl der aufgerufenen Seiten, dem Absenden eines Formulars oder an der Anmeldung für Ihren Newsletter.

Wie Sie Ihre Workflows am besten einrichten, hängt davon ab, ob sie für die externe oder für die interne Verwendung bestimmt sind. Eine Mischung aus beidem führt meistens zur effektivsten Marketing Automation-Strategie mit HubSpot.

Optimierung von HubSpot-Workflows für interne Zwecke

Beschäftigen wir uns nun mit den internen Workflows, die die Prozesse für Ihr Team automatisieren. Hier gibt es drei Haupttypen:

• Interne Benachrichtigungen, die Ihre Teammitglieder informieren wenn etwas geschieht, beispielsweise wenn ein Interessent eine bestimmte Anzahl Ihrer Webseiten besucht hat oder ein Kontakt-Formular ausfüllt.
• Eine Leadqualifizierung und -übergabe erleichtert im automatisierten Zustand die Weitergabe von Kontakten aus Marketing-Workflows an den Vertrieb.
• Das Datenmanagement hilft, einen Überblick über die Daten zu behalten und zu sehen, welche Vorgehensweisen gut für Ihr Unternehmen funktionieren.

Optimierung von HubSpot-Workflows für externe Zwecke

Externe Workflows sind automatisierte Prozesse, die Sie dabei unterstützen, mit Ihren Interessenten und Kunden zu kommunizieren. Zu diesen Workflows gehören standardmäßig automatisierte E-Mails, die verschickt werden sobald eine Kontaktperson ein Formular ausfüllt, oder das Senden von Informationen über Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung an potenzielle Kunden. Lädt jemand einen Produkt- oder Service-Leitfaden herunter, sollte Ihre nachfolgende Marketingkommunikation relevantere Inhalte zu diesem bestimmten Thema enthalten, z.B. Blogartikel zur weiteren Informationsaufnahme.
Stellen Sie bei der Einrichtung jedes Marketing Automation-Workflows sicher, dass er zeitnah und personalisiert erfolgt und darauf basiert, wie der Kontakt mit Ihrer Website und Ihren Inhalten interagiert.

Es gibt verschiedene Workflows, die Sie für Ihre externe Automatisierung verwenden können:

Workflows zur Formularübermittlung

Jedes Mal, wenn ein Kontakt ein Formular auf Ihrer Website abschickt, muss dies eine Aktion nach sich ziehen. Es mag verlockend sein, allen Benutzern, die Ihre Formulare ausfüllen, eine Pauschal-E-Mail zu senden, aber Ihre automatisierten Antworten müssen spezifisch und absichtlich sein (zumindest, wenn sie effektiv sein sollen). So vermeiden Sie, dass Ihre E-Mails wie Spam wirken.

Wenn beispielsweise jemand auf Ihrer Website ein Formular mit der Bitte um ein Angebot abschickt, sollte die Antwort auf diese Einreichung ganz anders aussehen als die Antwort auf eine Person, die gerade Ihren Newsletter abonniert hat. Auf diese Weise senden Sie immer zielgerichtete E-Mails mit maßgeschneiderten Inhalten, die, basierend auf der Suche der User, kontextualisiert sind.

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, um Workflows auszulösen (nicht nur durch ein gesendetes Formular, sondern auch nach Datum, usw.).

E-Mail-Lead-Pflege-Workflows

Wenn Sie für Ihren Lead-Pflege-Workflow E-Mails verwenden, behalten Sie das Ziel im Auge, potenzielle Kunden mit Ihren relevantesten Inhalten zu füttern und sie subtil zum Geschäftsabschluss zu bewegen. Im Normalfall enthalten automatisierte E-Mails informatives Material für Personen, die einen Überblick über die möglichen Optionen haben möchten oder Infos zu den nächsten Schritten, die potenzielle Kunden unternehmen sollten, sobald sie bereit sind, einen Kauf zu tätigen.

Dabei müssen Sie allerdings darauf aufpassen, dass Sie die Interessenten nicht zu sehr in die nächste Phase des Kaufprozesses drängen, denn wenn die Kunden dazu noch nicht bereit sind, riskieren Sie, dass Ihre E-Mails ignoriert oder als Spam markiert werden. Ihre automatisierten E-Mail-Workflows sollten Ihren Usern einen Mehrwert bieten und Vertrauen schaffen, um sie so subtil zum Kauf zu bewegen.

Die Workflows zur E-Mail-Lead-Pflege können mehrere Registrierungs-Trigger haben, je nachdem, an wen Sie sich richten und was die Ziele der Kampagne sind. Sie sollten sich nicht die Frage stellen, wie lange Sie zwischen dem Versenden der E-Mails warten sollten, sondern wie lange Ihr Verkaufsprozess dauert. Soll ihr Verkaufsprozess schnell vonstatten gehen, sollten auch die E-Mails rasch verschickt werden. Wenn Ihr Verkaufsprozess hingegen üblicherweise Monate andauert, sollten die E-Mails in einem entsprechend angepassten Abstand zum Versand kommen. Achten Sie darauf, nicht zu viel Zeit damit zu verschwenden, im Vorhinein herauszufinden, wie viel zeitlichen Abstand Sie zwischen dem Versenden einzelner Mails einrichten. Fangen Sie lieber zeitig an und orientieren Sie sich an den Ergebnissen, um so schnell wie möglich und effizient Anpassungen vornehmen zu können.

Workflows zur Wiederaufnahme

Wächst Ihre Kontaktdatenbank gut, werden Sie Kontakte haben, die noch nicht bei Ihnen gekauft, sich aber schon seit einiger Zeit nicht mehr mit Ihren Inhalten beschäftigt haben. Diese „nicht engagierten“ Kontakte können durch E-Mails motiviert werden, sich wieder mit Ihrem Unternehmen zu verbinden. Eine weitere Option ist, ihnen mitzuteilen, dass sie aus Ihrer Datenbank entfernt werden, sofern keine Reaktion erfolgt. Denn Leads, die zu nichts führen, bringen Ihrer Kontaktdatenbank nichts. Diese Workflows sollten eine Kombination von Daten zum Benutzerverhalten beinhalten, wie beispielsweise:

• Die „Gesendet seit..“-Anzeige, die verdeutlicht, wie viele E-Mails Ihre Kunden seit einer Interaktion mit Ihren E-Mails oder Ihrer Website erhalten haben.
• Ein „Zuletzt gesehen“, also zu welchem Zeitpunkt jemand Ihre Website zuletzt besucht hat.
• Die Zyklusphase, die Ihnen hilft, für Verkäufe qualifizierte Leads oder bereits bestehende Kunden auszuschließen, die im Verkaufsprozess zwar bereits weiter fortgeschritten sind bzw. früher bereits Käufe getätigt haben, aber inzwischen nicht mehr engagiert wirken.

Das Aussortieren potenzieller Kunden, die das Interesse verloren haben, ist wichtig, damit Sie Ihre Datenbank von unqualifizierten Leads freihalten. Mit diesen Personengruppen sollten Sie nicht Ihre Zeit (und damit Ihr Geld) verschwenden, weil es meistens doch nie zu einem Kauf kommt.

Datenmanagement

Eine der vielen Vorteile von HubSpot ist, dass Ihr Team Dateieigenschaften nicht ständig manuell aktualisieren muss. Workflows lassen sich so einrichten, dass Eigenschaftswerte automatisch aktualisiert werden. Häufig zu automatisierende Eigenschaftswerte sind beispielsweise die Zyklusphasen der Kontakte. Hat ein Interessent zehn Seiten Ihrer Website aufgerufen, sich den Leitfaden heruntergeladen und womöglich noch ein Kontakt-Formular ausgefüllt, wird er mit der richtigen HubSpot-Einstellung automatisch als qualifizierter Lead registriert.

Sie können hier sehr genau und individuell einstellen, welche Registrierungskriterien Kontakte zu qualifizierten Leads machen, damit Ihre Datenbank übersichtlich und sinnvoll bleibt. Hier kommt es natürlich auf die Wünsche und Bedürfnisse Ihres Teams in Bezug auf die Verwaltung von Kontakten an.

So entwickeln Sie Ihre Workflow-Automation-Strategie richtig

Richten Sie Ihr HubSpot-Portal so ein, dass jede Ihrer Automatisierungen einem Zweck dient. Bevor Sie mit der Automatisierung jeder Kleinigkeit beginnen, sollten Sie Folgendes wissen: Nur weil Sie etwas automatisieren können, heißt das nicht, dass es Sinn ergibt, das immer zu tun. Eine Automatisierung sollte niemals Ihre Kundenbeziehungen belasten. Entwickeln Sie Ihre Marketing-Automatisierungsstrategie, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Machen Sie eine Bestandsaufnahme der manuellen Aufgaben, die Ihr Team täglich erledigt, um einen Überblick über sinnvolle Automatisierungen zu bekommen.
• Überlegen Sie sich, wie Sie die Customer Journey innerhalb Ihres Unternehmens noch besser gestalten können, beispielsweise durch schnellere Reaktionszeiten oder durch das Senden von Informationen an potenzielle Kunden.

Seien Sie sich bewusst darüber, was Sie erreichen möchten und überlegen Sie sich, wie die Marketing-Automatisierung Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie nicht ewig an Ihrer perfekten Strategie werkeln und abwarten, sondern sie umsetzen, Ihre automatisierten Workflows veröffentlichen, implementieren und sich dann auf das Testen und Optimieren konzentrieren. Je früher Sie mit der Umsetzung Ihrer Strategie beginnen, desto früher können Sie den Prozess verfeinern.

Marketing Automation-Workflows mit HubSpot: Unser Fazit

Die Tipps, die wir Ihnen präsentiert haben, um HubSpot effizient zu nutzen, helfen Ihnen bei der Überwindung von Hindernissen, mit denen viele Marketing-Teams konfrontiert werden. Außerdem lässt sich damit eine effizientere Marketingstrategie ausarbeiten. Hierfür steht Ihnen bei uns ein kompetentes Team mit langjähriger Erfahrung in Marketing Automation zur Verfügung. Unter anderem mithilfe unserer Marketing Automation-Schule helfen wir Ihnen gerne mit weiteren Tipps und praktischen Anstößen. Für alle weiteren noch offenen Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns auf Ihren Input.