CRM-Plattform nutzen – 5 Schritte für Ihr Vertriebsteam

Ein CRM-System erleichtert die Arbeit verschiedenster Abteilungen erheblich. Auch für Vertriebsteams kann der korrekte Einsatz von CRM einen großen Unterschied machen und so den gesamten Unternehmenserfolg steigern. Die erfolgreiche Einführung eines CRM-Systems kann jedoch auf den ersten Blick kompliziert und abschreckend wirken. In diesem Artikel möchten wir Ihnen diesen Prozess erleichtern, indem wir Ihnen und Ihrem Vertriebsteam fünf einfach umzusetzende Schritte an die Hand geben, Ihre CRM-Plattform gewinnbringend zu nutzen.

Welche Vorteile erhält Ihr Unternehmen mit CRM?

Ein CRM-System sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit einzelnen Insellösungen herumschlagen müssen. Langwierige E-Mail-Ketten sowie lokal gespeicherte Tabellenkalkulationen und Anrufprotokolle entfallen, denn mit einer CRM-Plattform können sämtliche Aspekte Ihrer Arbeit in einer Benutzeroberfläche verwaltet und organisiert werden. Auf die Daten im CRM haben zudem alle Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff.

Die Buyers Journey hat sich im Zuge der Digitalisierung verändert. Immer mehr Kunden informieren sich online über Produkte und Dienstleistungen und tätigen auch den eigentlichen Kauf über das Internet. Um auf dem Markt mithalten zu können, müssen Unternehmen sich diesem Trend anpassen und Prozesse automatisieren. So bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die tatsächlich neue Kunden oder zusätzlichen Umsatz generieren.

Mit einem CRM-System optimieren Sie Ihre Marketing- und Vertriebsstrategien, tauschen Informationen aus und behalten einen besseren Überblick über all ihre Kontakte. Ihre Mitarbeiter können die Antworten auf offene Fragen in vielen Fällen direkt dem CRM-System entnehmen. Benötigt die Vertriebsleitung einen Einblick in die Kapazitäten des Teams, ist durch das CRM auch dies ohne großen Aufwand möglich.

Warum Vertriebsteams die Einführung von CRM-Plattformen oft kritisch sehen

Obwohl die Verwendung einer CRM-Plattform viele Vorteile mit sich bringt, wollen einige Vertriebsmitarbeiter sich bei dessen Einführung nicht voll und ganz auf das System einlassen. Das liegt häufig daran, dass es ihnen schwerfällt, sich von alten Mustern zu lösen. Sie können nicht verstehen, warum sie ihre Arbeitsweise plötzlich ändern sollten. Durch die fortschreitende Digitalisierung sind Vertriebsteams jedoch immer mehr dazu gezwungen, sich an die Anforderungen des digitalen Marktes anzupassen. Nur so kann das Unternehmen Schritt halten und wettbewerbsfähig bleiben.

Die Vorteile, die aus einem CRM-System entstehen können, sind enorm. Die Mitarbeiter müssen diese jedoch zunächst kennenlernen. Es stellt sich daher die Frage, wie Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern die Arbeit mit dem CRM erleichtern können und wie CRM wiederum die Arbeit Ihrer Mitarbeiter einfacher machen kann. Das Erlernen eines neuen Systems kann auf den ersten Blick einschüchternd wirken. Laut Experten liegt ein großes Problem in der Tatsache, dass die Mitarbeiter häufig nicht wissen, wie sehr die Plattform ihnen bei der täglichen Arbeit nützlich sein kann. Wird der Nutzen des neuen Systems nicht deutlich gemacht, hat dies Auswirkungen auf die allgemeine Akzeptanz des Projekts. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, Ihren Mitarbeitern näherzubringen, wie ein CRM ihre Arbeit erleichtern kann.

CRM als mächtiges Vertriebs-Tool

Ein CRM-System bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, die Vertriebsmitarbeitern das Leben einfacher machen. Es kann zum Beispiel zur Akquise genutzt werden. Mit Hilfe eines CRM-Systems können Sie genau nachverfolgen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Ihrer Website befindet und welche Seiten am meisten angesehen werden. Ein CRM-Programm erkennt die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Kunden und konzentriert sich darauf, hilfreich zu sein, ohne überflüssige Informationen zu liefern. So kann Ihr Unternehmen intelligent und zielgerichtet agieren. Mithilfe von CRM können Sie zum Beispiel nachverfolgen, wo und wann ein bestimmter Kontakt konvertiert. Mit dieser Information können Ihre Vertriebsmitarbeiter einfacher in Kundengespräche einsteigen und sich zum richtigen Zeitpunkt als vertrauenswürdiger Ratgeber positionieren.

Vor allem in einem B2B-Vertrieb kann es lange dauern, bis ein Interessent zum Kunden wird. Eine CRM-Plattform verfolgt das Content-Engagement Ihrer Kontakte und gewährt einen besseren Einblick in die Customer Journey. Dazu gehören Informationen über Seitenaufrufe, Downloads, Anmeldungen, Teilnahme an Veranstaltungen und vieles mehr. Außerdem kann eine CRM-Plattform die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessern. Das System organisiert nicht nur die gesamte E-Mail-Kommunikation mit einem bestimmten Kontakt, sondern auch die Kommunikation unter sämtlichen Mitarbeitern desselben Unternehmens.

5 Schritte für Ihr Vertriebsteam

Eine CRM-Plattform wird Ihren Vertriebsmitarbeitern die Arbeit erleichtern und ihnen dabei helfen, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Bei Beachtung der folgenden fünf Schritte steht einer erfolgreichen Einführung sowie der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter nichts mehr im Wege:

Schritt 1: Lernen Sie das Programm kennen

Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der das Tool gut kennt, um sich einzuarbeiten. Das kann zum Beispiel das Marketing oder ein externer Implementierungs-Partner sein. HubSpot ist ein umfangreiches Programm mit vielen Funktionen. Gerade deshalb ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, wie einfach die Arbeit in HubSpot sein kann. Lassen Sie jemanden, der das Programm gut kennt, das Vertriebsteam durch einige grundlegende Schritte führen, mit denen sie beginnen wollen. Der Experte sollte dabei zunächst nur die wichtigsten und grundlegendsten Funktionen erklären.

Schritt 2: Bilden Sie Ihre Vertriebsprozesse ab

Als Nächstes sollten Sie die Prozesse festlegen, die im CRM abgebildet werden. Das System funktioniert am besten, wenn es von jedem Teammitglied auf dieselbe Weise genutzt wird. Diese Standardisierung wird durch Prozesse erreicht, an denen Ihre Mitarbeiter sich orientieren. Als Vertriebsleiter sollten Sie Ihr Team außerdem daran erinnern, dass Sie die Sales-Pipeline regelmäßig überprüfen und wichtige Fakten mindestens alle zwei Wochen im Rahmen eines persönlichen Gesprächs eruieren. Es ist wichtig, klare Prozess-Erwartungen für jede neue Aufgabe zu definieren. Legen Sie einzelne Schritte fest und gehen Sie die Erwartungen für jeden Step gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern durch, damit jeder sie versteht. Die Schritte können angepasst werden, wenn Ihre Mitarbeiter sich nicht wohlfühlen oder keine Fortschritte erzielt werden.

Schritt 3: Ernennen Sie einen Vertriebsbeauftragten

Finden Sie die Person in Ihrem Team, die sich am besten mit der Technik auskennt und Spaß an neuen Herausforderungen hat. Ernennen Sie diese Person zum Vertriebsbeauftragten. Hat ein Mitarbeiter Probleme mit der CRM-Plattform oder sucht beispielsweise nach einer Umgehung beziehungsweise einer neuen Integration, kann der Vertriebsbeauftragte helfen. Ihre Mitarbeiter erhalten so einen ersten Ansprechpartner für technische Fragen. Auch neue Erkenntnisse und Prozesse können über den Vertriebsbeauftragten direkt an das Team weitergegeben werden. Die Verantwortung für Schulung und Support nimmt er dem Vertriebsleiter jedoch nicht ab.

Schritt 4: Feiern Sie Erfolge

Hat einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter eine gute Erfolgsquote, perfekte Gesprächsnotizen oder gut ausgearbeitete E-Mail-Vorlagen entwickelt, sollten Sie ihn loben und diese CRM-Erfolge entsprechend feiern. Das hilft Ihren Mitarbeitern zu erkennen, dass ihre Arbeit wahrgenommen und gewürdigt wird. Die Wertschätzung von Erfolgen motiviert zudem andere Teammitglieder und rückt die Zielerreichung in den Fokus.

Schritt 5: Testen und optimieren Sie Prozesse

Ein CRM-System soll die Vertriebsmitarbeiter zufriedener und produktiver machen sowie dem Unternehmen einen besseren Einblick in Einnahmen, Kontakte und Vertriebsstrategien gewähren. Stimmen Sie sich von Anfang an mit Ihrem Vertriebsteam ab, um sicherzustellen, dass die von Ihnen eingeführten Prozesse zu der Arbeit Ihrer Mitarbeiter passen und die Erwartungen beider Seiten erfüllen. Hinterfragen Sie auch, ob Ihre Erwartungen relevant und realistisch sind und Ihrem Unternehmen weiterhelfen. Scheuen Sie sich nicht davor, andere Strategien auszuprobieren, um die beste Vertriebsstrategie zu finden. Halten Sie Ihre Prozesse auf dem neuesten Stand und haben Sie keine Angst vor Veränderungen. Vertriebsprofis verbringen zum Teil mehrere Jahre damit, ihr Auftreten und ihre Präsentation zu perfektionieren und ihr Handwerk regelmäßig zu verbessern.

Der Einsatz eines CRM-Systems kann die Arbeit eines jeden Vertriebsmitarbeiters effizienter machen. Sie müssen Ihr Vertriebsteam jedoch zunächst dazu motivieren, das neue und unbekannte System unvoreingenommen auszuprobieren. Fangen Sie langsam an und überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht, indem Sie mehr Schritte verlangen als nötig.

CRM-Plattform nutzen: Investition in die Zukunft

Mit der richtigen Planung und Durchführung Ihres CRM-Projekts schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung, die von Ihrem Vertriebsteam angenommen wird. Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der Software und sorgen Sie für eine verständnisvolle und geduldige Einarbeitung. Arbeiten Sie mit Ihrem Vertriebsteam zusammen und nehmen Sie Bedenken und Unsicherheiten ernst, um diese anschließend aus dem Weg zu räumen. Mit der Hilfe eines CRM-Experten, der sich mit der Plattform auskennt, fällt die Einarbeitung noch leichter. Mit dieser Vorgehensweisen profitieren Sie und Ihr Vertriebsteam bestmöglich von den Vorteilen der CRM-Software.

Sollten Sie Unterstützung bei Ihrem CRM-Projekt benötigen, können Sie sich jederzeit an unser erfahrenes Team aus CRM-Experten wenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Ihre Anfrage.