Hvordan ser en prosess for å bytte CRM-system ut?

Altfor mange norske selskaper anser CRM-systemet sitt som et nødvendig onde og ikke et verktøy for å forbedre kunderelasjoner, øke salg og automatisere arbeidsprosesser.

Det kan henge sammen med at mange selskaper ikke har et oppdatert CRM-system som svarer til dagens standard. Dersom dette også gjelder deg, er det kanskje på tide å bytte til et nytt system med flere muligheter for automasjon, personlige tilpasninger og bedre brukervennlighet.

For å gi deg en god start på overgangen fra et gammelt til et nytt CRM-system har vi skrevet ned våre beste tips til hvordan prosessen kan, og bør se ut.

Onboarding

Onboardningsfasen er ofte den viktigste av alle prosessens faser. Det er her du legger grunnlaget for overgangen og har mulighet til å sikre at den blir så god som mulig.

I denne fasen er det en rekke spørsmål du må stille deg og finne svaret på.

• Hvorfor ønsker dere å bytte CRM-system?
• Hvilke prosesser ønsker dere å forbedre/automatisere?
• Hva skal til for at prosessen blir vellykket?
• Hva er deres største bekymring?
• Hvem skal lede migrasjonen fra det gamle til det nye systemet?
  
  

Definer og fordel oppgaver

Når onboardingsprosessen er overstått bør dere gå videre til å kartlegge alle oppgaver som må utføres, definere hva disse innebærer og fordele ansvaret på relevante nøkkelpersoner. I tillegg er det viktig å sette en realistisk tidslinje for prosjektet. Målet deres bør være å sitte igjen med en fullstendig oversikt over alle store og små oppgaver som må utføres før migrasjonen skal avsluttes.

I denne fasen er det viktig å tenke nøye gjennom hvilke unike og spesialtilpassede funksjoner deres bedrift har behov for. I en tidlig fase er det enklere å legge til rette for at alle behovene deres kan implementeres i den ferdige løsningen.

Les også: Slik går lederen foran som et godt forbilde i omstillingsprosessen

Gjennomfør migrasjonen

Denne delen av prosjektet varierer fra virksomhet til virksomhet, men det er noen punkter så å si alle må gjennom:

• Eksportere og importere data
• Teknisk oppsett (tilganger og tilpasninger)
• Oppsett av automatiserte prosesser
• Produsere håndbøker og dokumentere retningslinjer
• Implementere systemet som en del av virksomheten
• Rutine og prosess for rapportering
• Opplæring
  
  

Les også: HubSpot CRM vs integrert CRM

Sikre god opplæring

Teamet som skal bruke det nye CRM-systemet må få en grundig opplæring. Det er viktig at alle brukere har fått en innføring i hvordan systemet er satt opp, hvordan det fungerer og hvordan de kan navigere i det. For å oppnå dette må du sette av tid til obligatorisk opplæring for alle ansatte som skal bruke systemet.

Gjennomfør grundig oppfølging

For å sikre en vellykket implementering av ditt nye CRM-system må du sørge for grundig oppfølging av alle involverte beslutningstakere, prosjekteiere og tidslinjer. Avhengig av hvor stor din virksomhet er og hvor mange beslutningstakere du har involvert, må det settes av tid til regelmessige møter. Frekvensen avhenger av omfanget.

Den beste måten å holde oversikt over progresjonen på er ved å opprette et delt dokument hvor alle kan oppdatere sine ansvarsområder.

Det er også vesentlig at du oppretter en arena for å stille spørsmål.

Les også: De største fallgruvene for markedsføringsbudsjettet ditt

Offboarding

Når du har vært gjennom stegene vi har skissert opp her, er det på tide å avslutte implementeringsprosessen og gå over til å bruke programvaren som integrert del av arbeidshverdagen. Før du anser implementeringsfasen som overstått kan det lønne seg å høre med nøkkelpersonene du definerte i startfasen for å få innsikt i om det er noe de er usikre på.

I tillegg bør du sikre at alle nødvendige dokumenter er tilgjengelig for alle som kan ha behov for dem. Du må også ta en siste runde for å sikre at alle har riktige tilganger.