10 must have funksjoner i et CRM

Customer relationship management (CRM) er, som navnet tilsier, et system som hjelper deg å håndtere relasjonen til dine potensielle og eksisterende kunder. Det finnes flere forskjellige CRM-systemer på markedet og du må finne det som passer best for deg, din bedrift og deres behov. Allikevel er det noen funksjoner du bør ha tilgang til uansett system – og vi gir deg tips om hvilke.

Selv om valg av CRM-system bør tilpasses hva selgerne og bedriften behøver, er det noen funksjoner som er svært nyttige og som du bør passe på at ditt system tilbyr.

10 funksjoner du må ha i ditt CRM

1. Database for kontakter 

Du finner nok ikke et CRM som ikke har kontakthåndtering som kjernefunksjon. Alle CRM-systemer tillater selgeren å opprette kontakter og kunder, og å legge inn informasjon om dem. Og det av god grunn.

En kontaktdatabase er nødvendig fordi det gir deg kunnskap om menneskene  du skal selge til – som hvem det er og hva kontakten har foretatt seg på deres nettside. De beste CRM-systemene har utformet og sortert dette på en måte som gjør at det er enkelt og intuitivt å finne frem.

2. Salgsmuligheter eller Deals

Deals er betegnelsen på salgsmulighetene du har, fra “en av mine kontakter er muligens interessert i noe” og helt til “frem med champagnen, vi har closet en deal”.

De fleste CRM-systemer kan skreddersys til din personlige salgsprosess. Uavhengig om det er tre eller 15 trinn i prosessen, må du ha mulighet til å tilpasse systemet etter hvordan din salgsvirkelighet er.

Det er en fordel om systemet gjør det enkelt å flytte hver deal fra én tilstand til en annen. De beste systemene på markedet har drag and drop-funksjoner som løser dette på en smidig måte.

3. Daglige nøkkeltall 

Selgere har hver dag behov for et overblikk over nøkkeltall. Det kan være nøkkeltall som:

• Salgsmål til en viss dato i forhold til hva som faktisk har blitt oppnådd
• Hvor mange deals som er i pipeline og verdien på disse
• Hvilken fase de enkelte dealsene er i

Denne funksjonen gir salgssjefen mulighet til å få overblikk over hvordan salgsteamene gjør det, samt hele avdelingen sett i ett. Selgerne selv får tilgang til en oversikt på individnivå.

4. Oppgavehåndtering

Det er ikke særlig moro eller særlig effektivt å hoppe frem og tilbake mellom regneark, Outlook, kalender og e-poster fra sjefen for å kunne gjøre sitt daglige arbeid. CRM-systemet du skal bruke bør ha en funksjon for oppgavehåndtering. Denne funksjonen effektiviserer selgerens daglige workflow og hjelper deg med å ligge i forkant med oppgavene.

Noen systemer gir også muligheten til å delegere oppgaver frem og tilbake mellom avdelinger eller personer.

5. Mulighet for lagring av maler

Ifølge rapporten State of Sales Productivity 2015, bruker selgere 31 % av tiden sin på å utarbeide eller lete etter allerede utarbeidet salgsmateriale. For å bli så effektiv som mulig og unngå å kaste bort tid, velg et CRM-system som gir deg mulighet til opprette og ta vare på maler.

Disse malene kan enten være standardiserte, eller så kan du skreddersy dine egne etter hva du selv foretrekker og hva du mener passer best for kundene dine. Ved å bruke samme mal hver gang du sender en e-post, vil du fremstå mer profesjonell og mottakeren vil fort kunne koble hvem du er.  

6. Automatisert datainnsamling 

En vanlig grunn til at man velger å investere i et CRM-system, er muligheten til å holde styr på e-poster og telefonsamtaler til leads og kunder.

Vær oppmerksom på at mange systemer krever at dette gjøres manuelt ved at selgeren må kopiere inn alle e-postene sine og registrere alle samtaler.

Hvis du sender mange e-poster og tar mange telefoner, bør du derfor velge et system som automatisk sparer på all denne informasjonen. De beste CRM-systemene kan også vise all interaksjon på en tidslinje, slik at man enkelt kan få oversikt over kontakten man har hatt med et prospekt.

7. Rapportering

Ditt CRM bør kunne levere deg god innsikt. Systemet må gi deg den dataen og de rapportene som du har bruk for. Det må være enkelt å få overblikk, enkelt å trekke ut relevant data og enkelt å eksportere og dele.

8. Mobil 

Selgere som har direkte adgang til CRM fra mobilen, er 15 % mer effektive. Om systemet kun kan brukes via PC, gjør det selgerens hverdag mindre fleksibel og det kan føre til at selgeren venter lenger med å registrere data. På den tiden kan man fort ha glemt noe informasjon som burde ha vært registrert.

CRM på mobil kan også være hjelpsomt når du er på farta og du for eksempel trenger informasjon om en av dine kontakter der og da – noe selgere jo ofte er

9. Automatisk møtebooking 

Meetings er verktøyet som sparer deg for både tid og frustrasjon i forbindelse med booking av møter. Meetings gir nemlig prospekter og kunder mulighet til å booke et møte direkte i kalenderen din.

Det fungerer slik at din kalender legges ut på nettsiden og i e-postsignaturen din, slik at de som vil ha et møte med deg kan se hvilke tider du er tilgjengelig. Så kan de rett og slett velge en dato, et tidspunkt og angi lengde for møtet, og vips, så er møtet booket og automatisk lagt inn i kalenderen.

Dette fungerer med kalenderne i Google og Office 365.

10. Integrasjon med marketing automation-verktøy

Systemet ditt bør kunne integreres med dine andre systemer, og spesielt markedsføringssystemer (CMS). Dette er viktig fordi CRM handler om å håndtere en langvarig og god relasjon med dine kunder. Relasjonen skal passes på helt fra kundens aller første besøk på din nettside og til kunden er en fornøyd og lojal kunde.

Ved å integrere det med et marketing automation-verktøy blir det enklere å samarbeide med markedsavdelingen og dele informasjon over de to avdelingene.

Markedsavdelingen jobber med å varme opp leadsene før de sendes over til salgsavdelingen, og du som selger vil derfor kunne få uvurderlig informasjon om akkurat hva prospektet har vist interesse for og hvordan hun har samhandlet med bedriften.

Ønsker du flere gode tips til hvordan du kan bli en mer effektiv og god selger? Vi har snakket med 9 salgseksperter for å få deres råd om hvordan du kan close flere deals. Last ned nedenfor, da vel!