Slik går lederen foran som et godt forbilde i omstillingsprosessen

Hvis virksomheten din ikke allerede har vært gjennom en omfattende omstillingsprosess mot en mer digitalisert hverdag, vil det bli absolutt nødvendig å påbegynne dette arbeidet i løpet av de kommende årene. Denne omstillingsprosessen er på alle måter ledelsens ansvar, og det er på tide at daglige ledere tar eierskap til utviklingen.

Walk the talk

Å ta ansvar for omstillingsprosessen mot en mer digital hverdag innebærer at du som leder, i tillegg til å sikre finansiering, vurdere hvilke digitaliseringsprosesser som skal prioriteres og tilgjengeliggjøre nødvendige ressurser, må gå foran som et godt forbilde for dine ansatte. Dersom du lykkes i å vise at du støtter utviklingen, har tro på fremtiden og er en pådriver for endringsprosessen, vil dine ansatte følge etter.

Din innstilling til endringen er avgjørende for hvor vellykket endringsprosessen blir fordi digital omstilling først og fremst handler om holdningsendring og ikke om å ta i bruk nye digitale verktøy. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) understreker at det å bli en digital virksomhet ikke bare handler om digitalisering av enkelte prosesser og tjenester, men om å tenke nytt og løse oppgaver på helt nye måter. Når de ansatte skal endre rutiner og ta innover seg en ny arbeidshverdag er det å ha en engasjert leder en stor motivasjon. Det er viktig at de ansatte ser at lederen deres ikke bare prater om endring, men også er i stand til å «walk the talk».

Les mer: 3 grunner til at din ledelsesstrategi må digitaliseres.

Lederens utfordringer

Ifølge PwCs rapport om lederens utfordringer i digitale omstillingsprosesser er det helt sentralt for måloppnåelsen at lederen evner å kommunisere behovet for endring på en måte som når frem og motiverer til endringskultur blant de ansatte.

Som leder må du

• ta eierskap til strategien
• vise initiativ og motivasjon for endring
• sikre samarbeid med utøvende enheter
• rådføre deg med virksomhetens eksperter
• involvere brukere på alle nivåer
• sørge for at beslutninger tas på riktig nivå
• sikre finansiering
  
  

Ta eierskap til strategien

En vellykket digitaliseringsprosess avhenger av at ledelsen tar tydelig eierskap til den strategien som er lagt. Selv om IT-avdelingen i mange tilfeller er svært involvert i prosessen, vil det til syvende og sist være toppledelsens ansvar at endringen utføres.

Dette fordi det er ledelsen som er ansvarlig for virksomhetens lønnsomhet, fortjeneste og konkurransekraft, men også fordi det er ledelsen som til enhver tid sitter på den helhetlige oversikten over tilstanden i selskapet. En digitaliseringsprosess er helhetlig og kan ikke gjennomføres uten en overordnet forståelse for selskapet som helhet.

Vise initiativ og motivasjon for endring

De ansatte vil ikke prioritere å ta endringen seriøst, med mindre ledelsen viser at dette er viktig. Som leder er dette noe du kan vise ved å ta initiativ til endringsprosesser og understreke egen motivasjon overfor dine ansatte.

Dette handler på mange måter om å være et godt forbilde og om å gå foran som et godt eksempel. Dersom det ikke er sammenheng mellom det du sier og det du selv gjør, vil dine ansatte miste motivasjonen for å følge planene og forholde seg til retningslinjene som er lagt. Dette innebærer blant annet at du selv må være den ivrigste brukeren av alle nye systemer og rutiner du innfører.

Les også: Hvilke digitale markedsføringsaktiviteter bør du investere i for best mulig avkastning?

Sikre samarbeid med utøvende enheter

For at en digitaliseringsprosess skal bli vellykket må de avdelingene som påvirkes av endringen være involvert. Det betyr at brukerne av de nye systemene må ha en arena hvor de kan komme med innspill og formidle sine behov, men også at avdelingen som skal utføre de store, strukturelle endringene har hatt muligheten til å påvirke prosessen.

I de aller fleste tilfeller vil det for eksempel bli aktuelt å involvere IT-avdelingen i en digital omstillingsprosess. Her sitter ekspertene som har oversikt over eksisterende lisenser og kunnskap om alternativene som finnes. Hvis du som leder klarer å sikre et godt samarbeid med avdelingen er du et steg nærmere en vellykket omstilling.

Rådfør deg med virksomhetens eksperter

I en omstillingsprosess er det også viktig at du benytter deg av alle tilgjengelige ressurser. Alle virksomheter har synlige og mindre synlige eksperter som sitter på masse nyttig kunnskap, enten om konkrete systemer eller om virksomhetens særegne rutiner og behov.

Sørg for at du har fått innspill fra alle relevante parter underveis i planleggingsprosessen. Det vil både sikre det best mulige resultatet, men også sikre god vilje og motivasjon i hele organisasjonen.

Involver brukere på alle nivåer

Digital endring handler som nevnt ikke om å kjøpe en lisens på en ny programvare, men om å tenke og jobbe på nye måter. Dette gjelder hele organisasjonen, ikke bare én avdeling.

Derfor er en vesentlig faktor for suksess at hele virksomheten og alle nivåer av selskapet har vært involvert i prosessen. Alle ansatte må oppleve at de har hatt fått muligheten til å informere om sine behov og at deres ønsker blir hørt slik at omstillingsprosessen blir en positiv opplevelse for hele virksomheten. 

Sikre at beslutninger tas på riktig nivå

Selv om hele virksomheten bør være involvert i planleggingen og utformingen av den nye arbeidshverdagen, er omstilling og digitalisering til syvende og sist helhetlige prosesser som krever en overordnet forståelse for hvor behovet ligger, hvilke prioriteringer som er lønnsomme og hvordan budsjettet kan fordeles.

Dermed må det sikres at alle beslutninger tas på riktig nivå og at ingen aspekter bli oversett.

Sikre finansiering

Til slutt er det selvsagt også helt nødvendig at endringene du og selskapet for øvrig planlegger å gjennomføre kan finansieres. Som leder er det ditt ansvar å involvere økonomiavdelingen i forkant av planleggingsfasen slik at det kan gjøres plass til alle mål og ønsker i det til enhver tid gjeldende budsjettet.