Slik jobber våre eksperter med CRM-migrasjoner

Valg av CRM kan være en stor avgjørelse å ta. CRM-markedet har hatt en kraftig økning over de siste årene, noe som igjen vil være med å forme valget du tar. Ved valg av et nytt CRM, eller bytte fra ett til et annet, er vårt råd at du tar et steg tilbake og ser på hvilke behov du ønsker å fylle for din bedrift med CRM-et.

Når det kommer til integrasjoner og prosessene bak CRM-implementeringen er det selvsagt å ta en prat med Jonaz Kumlander ved vårt svenske kontor. I løpet av de 20 årene Jonaz har jobbet som IT-arkitekt har CRM-systemer stått sentralt. Han har jobbet med alt innen integrasjoner, utviklinger og prosesser knyttet til CRM og har en bred ekspertise innen martech. I dag utfyller Jonaz rollen som Senior Tech Strategist og rådgiver for våre kunder med mer komplekse tekniske løsninger.

Fra et system til et annet – en utfordring

En migrasjon fra et system til et annet vil som regel være en omfattende jobb som påvirkes av hvor mye data som skal flyttes. Når det er snakk om å flytte data fra et CRM til et annet vil også måten CRM-ene er bygget på være en viktig faktor. 

SuperOffice er for eksempel  et mer tradisjonelt CRM-system med en relasjonsdatabase som grunnlag. HubSpot er på den andre siden et mer moderne CRM som stadig er under utvikling og kommer med spennende funksjoner. Å migrere data fra SuperOffice til HubSpot krever derfor en god del kompetanse og erfaring.

– En utfordring i alle migrasjoner er at objektmodellen kan variere og at det er forskjellig hvordan data lagres. Mange systemer vil for eksempel skille mellom et lead og en kontakt i to objekter, mens du i HubSpot lagrer alt på en kontakt der du følger kontaktens reise fra lead til kunde, forteller Jonaz.

I en migrasjon eller implementering er disse utfordringene noe våre eksperter jobber tett med og alltid fokuserer på å løse for våre kunder – din data er verdifull, og det er derfor viktig at vi hjelper deg med å sikre denne.

Jonaz legger i tillegg til at en av de store fordelene med HubSpot er at du fra start av har et CRM som har et åpent API, da dette gjør det mer fleksibelt for utvikler.

Derfor er HubSpot vårt anbefalte valg

I løpet av sine 20 år som IT-arkitekt Jonaz vært borti de fleste CRM-systemene. I dag er HubSpot CRM det systemet vi i Avidly selv bruker og ofte anbefaler for bruk videre til våre kunder. Jonaz ser ikke bare fordeler for kundens bruk, men også fra et utviklerperspektiv.

– HubSpot er et moderne system bygget på moderne teknologi med fokus på automatisering og effektivitet. Dette gir store fordeler både for brukere, men også for meg som utvikler.

HubSpot har et åpent API som har mer funksjonalitet enn brukergrensesnittet gir, noe som gjør det enkelt for integrasjoner eller migrasjoner. En annen stor fordel med HubSpot er at det bidrar til å fjerne siloene mellom de forskjellige avdelingene i bedriften din, da alle  har tilgang på den samme innsikten. All automatisering utføres derfor på denne måten med samme informasjon. 

Dette er også noe Jonaz ofte opplever tilbakemeldinger på etter at vi har gjort implementeringer eller migrasjoner av HubSpot CRM.

– Kundene vi er i kontakt med ønsker seg et CRM som brukerne elsker og derfor bruker, noe som skaper store fordeler med å ha god og oppdatert informasjon på plass, forteller Jonaz.

Det er heller ingen tvil om at det blir mer og mer viktig at avdelingene jobber tettere sammen gjennom den digitale kjøpsreisen. Her merker Jonaz også en stor pågang på nettopp valget av HubSpot.

– Det er å ofte selskaper som ønsker et godt samarbeid mellom marked og salg som velger et system som kan støtte begge prosessene på en god måte. Med et CRM jobber avdelingene mot den samme databasen og dermed tar sine beslutninger på bakgrunn av den samme informasjonen, forteller Jonaz.

Gjør deg klar for et nytt system

Ved en migrasjon vil det kreve at riktig forarbeid gjøres før migrasjonen trer i kraft. Det vil som regel ikke være gunstig å bare flytte informasjon fra det gamle miljøet til det nye. Vi sørger derfor alltid for at det brukes ressurser på å heve kvaliteten på informasjonen og dataen, slik at vi ikke flytter over dårlig oppdatert informasjon.

– Vi jobber alltid med å rydde opp i det gamle miljøet før vi migrerer. Samtidig som vi sammen med kunden jobber med forståelsen rundt HubSpot CRM, slik at vi sammen får en god dialog rundt hvilke objekter og felt som skal migreres og hvor disse skal havne i HubSpot, forteller Jonaz.

Tips og triks fra Jonaz til ditt CRM-prosjekt

Jonaz har med tiden bygget seg opp en god innsikt når det kommer til CRM-prosjekter, uansett størrelse og omfang, og har fanget opp noen enkle tips som vil være til stor hjelp.

• Ha en god plan bak CRM-prosjektet og sikre at strategien følges. Ta riktig høyde for å planlegge og utføre datamigrering slik at verdifull data ikke går tapt og det skapes et godt datagrunnlag fra start.
• Rydd opp dataene i det gamle systemet før du migrerer slik at det ikke legges unødvendig energi og ressurser på å flytte over data som ikke er av verdi. Dette sørger også for at det nye CRM-systemet holder en god og ryddig standard fra start.
• Utdann og engasjer brukerne tidlig. Du er godt tjent med å få de som faktisk skal bruke systemet til å se verdien av det fra første stund. Bygg opp under hvor viktig systemet er for de daglige arbeidsoppgavene og hvordan CRM-et effektiviserer disse. 
• Diskuter hvilke prosesser ditt CRM skal støtte, men også hva det ikke skal støtte, slik at prosjektet leverer i henhold til de riktige forventningene.
• Husk at CRM-et primært skal hjelpe alle brukere i hverdagen til å ha bedre informasjon tilgjengelig og bli mer effektive i CRM-arbeidet, i stedet for å være et verktøy for ledelsen. Et CRM er fint for å kunne rapportere på ROI og hente ut data som er av interesse for ledelsen, men CRM-et er først og fremst en «gave» til de ansatte og deres arbeidshverdag.

Valgets kval

Vi håper denne artikkelen har vært til inspirasjon og at det er kunnskapsrikt å få en liten innsikt i hvordan våre eksperter jobber med CRM-prosjekter i forskjellige omfang. Hvis du er i tankene om å enten bytte fra et CRM til et annet, eller implementere et helt nytt CRM for første gang, så er vårt tips til deg: Finn ut hvilket behov bedriften din har og hvordan et CRM-system kan fylle disse.

Det finnes mange forskjellige CRM-systemer og det som svarer til din bedrifts behov vil være det valget som er verdt å gå for. Ikke vær redd for å rådfør deg med eksperter som har god kjennskap til de forskjellige løsningene. Vi ønsker deg lykke til i jakten på ditt neste CRM-system.