10 wichtige Change Management Tools

Veränderungen sind selten einfach. Insbesondere in einem geschäftlichen Umfeld umfassen Veränderungsprozesse eine ganze Reihe von Aspekten und erfordern das Engagement sowie die Mitarbeit aller Betroffenen. Um den Übergang von einem Ist-Zustand zu einem gewünschten Zielzustand so reibungslos wie möglich zu gestalten, benötigen Sie die richtigen Tools und Ressourcen. Nachfolgend haben wir Ihnen die nützlichsten Change Management Tools und Vorgehensweisen zur effektiven Bewältigung Ihrer Veränderungsprozesse zusammengestellt.

Was sind Change Management Tools?

Change Management Tools können von Unternehmen eingesetzt werden, um einen bevorstehenden Veränderungsprozess besser zu planen und zu strukturieren. Außerdem helfen sie dabei, Probleme zu bewältigen, die im Rahmen von Prozess-, Personal- oder Software-Veränderungen auftreten können. Erfolgreiche Change Management-Beispiele aus der Praxis zeigen, dass Veränderungsprozesse Zeit benötigen und Erfolge in der Regel nicht unmittelbar sichtbar werden. Die richtigen Tools und Ressourcen sind eine Voraussetzung, um auftretende Herausforderungen zu bewältigen und an der begonnenen Strategie festzuhalten, um diese schlussendlich erfolgreich umzusetzen.

Change Management Tools werden zum Beispiel dafür benötigt, Feedback einzuholen, Schulungsprogramme umzusetzen sowie Pläne und wichtige Daten zu visualisieren. Solche Tools können Analyse-Maßnahmen oder auch eine unterstützende Software sein.

Die Prozesslandkarte

Eins dieser wichtigen Change Management Tools zur besseren Umsetzung von Plänen ist die sogenannte Prozesslandkarte. Prozesslandkarten oder auch Flussdiagramme dienen der Visualisierung unterschiedlicher Prozesse. So kann auch unbeteiligten Personen schnell eine gute Übersicht über aktuelle Geschehnisse und wichtige Informationen geboten werden. Das generiert womöglich sogar weitere Interessenten am Change Management-Projekt.

Vor allem in der Vorbereitungsphase eines Veränderungszyklus können solche Diagramme Sie darin unterstützen, den aktuellen Stand der organisatorischen Prozesse darzustellen. Bei einer Prozesslandkarte können jederzeit Änderungen und Ideen hinzugefügt werden. Prozesse lassen sich so leichter nachvollziehen und analysieren.

Culture Mapping

Auch beim Culture Mapping handelt es sich um ein Instrument zur Visualisierung. Hierbei liegt der Fokus allerdings auf der Unternehmenskultur, welche durch Werte, Normen, Mitarbeiterverhalten und andere Faktoren geprägt ist.

Mithilfe von Culture Mapping können Sie wichtige Informationen erhalten, die für Ihre Veränderungsinitiative bedeutsam sind. So können Sie beispielsweise feststellen, welche Mitarbeitenden Befürworter Ihres Veränderungsprozesses sind und wer den Anpassungen kritisch gegenübersteht. Mit diesem Wissen ist es Ihnen möglich, Hindernisse und Risiken im Vorfeld zu minimieren.

Beim Culture Mapping ermitteln Sie zunächst die unterschiedlichen Subkulturen des Unternehmens, also zum Beispiel Marketing, IT, Vertrieb oder andere Bereiche. Anschließend bestimmen Sie in jeder Gruppe fünf bis sechs Personen, welche die Subkultur am besten repräsentieren und befragen diese. So erhalten Sie Informationen zu kulturellen Blockern und Möglichkeiten. Die dadurch gewonnenen Informationen organisieren Sie schließlich in einer sogenannten Culture Map, um sie zu analysieren.

Stakeholder-Analyse

Ziel einer Stakeholder-Analyse ist es herauszufinden, wer die Stakeholder Ihres Change Management-Projekts sein werden und weshalb das Projekt ihnen wichtig ist. Dazu ermitteln Sie die Stakeholder und kategorisieren diese mithilfe unterschiedlicher Faktoren, wie zum Beispiel ihrer geografischen Lage, dem Einkommen, dem Beruf, rechtlichen Anforderungen und anderem.

So wenden Sie die Stakeholder-Analyse an:

1. Identifikation: Überlegen Sie sich, wer alles von ihrem Change Management-Prozess betroffen sein könnte. Berücksichtigen Sie dabei auch Personen, die nicht direkt Teil Ihres Unternehmens sind.
   
   
2. Priorisierung: Ihre Stakeholder werden in unterschiedlichem Ausmaß von den Folgen des Change Managements betroffen sein. Einige haben dabei vielleicht direktes Interesse an Ihrem Projekt, während andere weniger interessiert sind. Im zweiten Schritt sollten Sie Ihre Stakeholder daher auf der Grundlage von Interesse und Engagement nach Prioritäten ordnen.
   
   
3. Stakeholder-Map: Nach der Priorisierung können Sie Ihre Stakeholder in einer Stakeholder-Map kategorisieren. Verschiedene Kategorien könnten zum Beispiel Kunden, Mitarbeiter, Zulieferer und das Management sein.

Kraftfeldanalyse

Die Kraftfeldanalyse, auch Hindernis- und Hilfsmittelanalyse genannt, ist ein Tool zur Entscheidungsfindung. Bei der Kraftfeldanalyse wird untersucht, welche Kräfte bzw. Faktoren für und gegen eine Veränderung oder die Umsetzung einer vorgeschlagenen Lösung sprechen. Das kann gerade im Change Management, wo es um tiefgreifende Veränderungen geht, sehr wichtig sein.

So funktioniert die Kraftfeldanalyse:

• Schritt 1: Definieren Sie Ihren Veränderungsplan. Welches Ziel haben Sie und in welchem Zustand soll sich Ihr Unternehmen am Ende befinden?
• Schritt 2: Überlegen Sie sich, welche Kräfte Ihnen dabei helfen könnten, Ihren Plan in die Wirklichkeit umzusetzen. Berücksichtigen Sie dabei interne und externe Faktoren, die darauf Einfluss nehmen.
• Schritt 3: Machen Sie sich im dritten Schritt auch über die Kräfte Gedanken, die gegen die Veränderung sprechen. Welche Faktoren hindern Sie bei der Umsetzung Ihrer Pläne? Auf welche Hindernisse könnten Sie zukünftig noch stoßen? Denken Sie langfristig.
  
  

Welche Arten von Change Management Software gibt es?

Je nach geplanter Veränderung variiert auch die Ausprägung des Change Managements. Aus diesem Grund gibt es eine Vielzahl an Optionen für Change Management Software, die in verschiedenen Bereichen unterstützt.

• Die Erstellung von Anleitungen und Erklärungen
• Kommunikation während des Change-Prozesses
• IT-Rollouts und Upgrades
• Planung und Verfolgung des Projekts
• Schulung und Einarbeitung

Wenn Sie Change Management Software einsetzen möchten, sollten Sie sich zunächst überlegen, in welchen Bereichen diese angewendet werden soll und was die Software können muss. Wählen Sie ein Tool, das Ihre Bedürfnisse bestmöglich abdeckt, um zu vermeiden, von einer Software zur nächsten zu springen. Denn dies kann sonst Ihren Veränderungsprozess weiter verkomplizieren.

Diese 6 Software-Lösungen helfen beim Change Management

ClickUp
Bei ClickUp handelt es sich um ein hochgradig anpassbares Projektmanagement-Tool, das sich hervorragend dazu eignet, Change Management-Prozesse abzuwickeln. Auf der Plattform können Sie die einzelnen Phasen und Stufen Ihres Veränderungsprozesses erfassen. Dazu bietet ClickUp zum Beispiel eine Timeline-Ansicht, welche geplante Initiativen und deren Startdatum anzeigt. Mehr als 1000 Integrationsmöglichkeiten ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch mit vielen anderen Plattformen wie beispielsweise Slack, Outlook, Google Drive oder HubSpot.

Venngage
Venngage ist eine Designlösung, mit der Sie Ihre Change Management-Prozesse visualisieren können. Die Plattform enthält Vorlagen zur Erstellung von beispielsweise Handbüchern, Zeitplänen, Prozessen oder Änderungs-Managementplänen. Venngage kann Sie in Ihrer Kommunikation unterstützen, da die Software es Ihnen ermöglicht, Veränderungsprozesse darzustellen und greifbar zu machen.

Viima
Viima ist eine Plattform zur Erfassung, Priorisierung und Analyse von Ideen. Sie eignet sich dabei insbesondere für die Entwicklung von Veränderungsstrategien kleiner bis mittelgroßer Unternehmen und fördert die Zusammenarbeit. Mit Viima können Sie Ihren Mitarbeitenden die einzelnen Schritte des Veränderungsmanagements näherbringen und außerdem die Kommunikation erleichtern.

WalkMe
Bei WalkMe handelt es sich um ein Change Management Tool für die Implementierung von Software, die Schulung von Mitarbeitern und digitale Umgestaltung. Die Anleitungs-Tools von WalkMe helfen dabei, Fehler zu vermeiden und erwünschte Verhaltensweisen zu fördern. Dies erreicht das Tool unter anderem durch benutzerdefinierte Desktop-Benachrichtigungen, einfachen Helpdesk-Zugang sowie eine selbstgesteuerte Onboarding-Liste.

Whatfix
Whatfix ist ein Change Management Tool, welches Unternehmen bei der Einführung und Umstellung auf eine neue Software unterstützt. Auf der Plattform können Onboardings und Schulungen erstellt werden, die Mitarbeitende an die Nutzung der neuen Technologie heranführen.

Wrike
Das Change Management Tool Wrike erlaubt eine genaue Projektplanung und -verfolgung. Mithilfe der Plattform können Silos in Unternehmen aufgebrochen und die Zusammenarbeit verbessert werden. Das Tool bietet eine 360-Grad-Sicht auf den Change-Prozess und ermöglicht die Planung von Strategien, Timelines und Budgets.

Fazit

Change Management muss keine Kopfschmerzen bereiten. Zwar erfordern tiefgreifende Veränderungen in jedem Fall eine gute Planung und Übersicht über verschiedenste Faktoren, aber die richtigen Change Management Tools können Sie dabei unterstützen, Ihren Veränderungsprozess erfolgreich umzusetzen. Wichtig ist, dass Sie zu Beginn Ihre Ziele festlegen und definieren, wie Sie diese erreichen möchten. Die Wahl der richtigen Change Management Tools kann dabei den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

Planen Sie tiefgreifende Veränderungen in Ihrem Unternehmen, wissen aber nicht, wie Sie am besten vorgehen sollen? Dann wenden Sie sich für ein unverbindliches Beratungsgespräch gerne an unser kompetentes Team. Wir bieten Ihnen in jeder Projektphase Konsultation und Unterstützung!

Headerbild: Unsplash / Jeff Sheldon