Skip to content

CRM-Datenqualität: Kontaktdaten überwachen und bereinigen

5 mins read

Für den Erfolg eines Unternehmens ist die Qualität der Daten essenziell. Die Datenqualität bestimmt, wie gut vorhandene oder erworbene Daten für Analysen, Anwendungen und Aufgaben geeignet und welche Daten veraltet oder nutzlos sind. Je mehr nutzlose Daten sich in Ihren Datensätzen befinden, desto unübersichtlicher werden die Informationen und desto mehr Ressourcen werden unnötig verbraucht.

Ihre Daten können Sie anhand mehrerer Kriterien bewerten, um eine bessere Qualität zu erreichen. Die Customer Relationship Management-Plattform HubSpot hilft dabei, die Übersicht zu behalten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dort können Sie all Ihre Kontakte speichern sowie nach Kategorien einordnen und qualifizieren. Außerdem haben Sie mit Hubspot eine gute Übersicht über Ihre Leads und können die Beziehungen zu Ihren Kunden besser pflegen.

Wie erreichen Sie eine gute Datenqualität?

Im CRM-System lassen sich Kontaktdaten, Unternehmensinformationen, Kundenhistorien und Details zu Verkaufschancen abbilden. Es ist wichtig, dass diese Daten vollständig und korrekt sind. Ansonsten werden sich nicht nur Ihre Kunden über unpassende Kontaktaufnahmen ärgern – auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird sinken. Es gibt bestimmte Maßnahmen, die für die Steigerung der Datenqualität wichtig sind. Diese drei wichtigsten Kriterien sollten Sie einhalten:

  • Aktualität
  • Korrektheit
  • Verfügbarkeit

Achten Sie darauf, dass Ihre Daten regelmäßig aktualisiert werden. Sie und Ihre Mitarbeiter sollten zu jeder Zeit und schnell auf die Datensätze zugreifen können. Über die Automatisierung des CRM-Systems steigern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Datensätze korrekt und fehlerfrei sind. Durch die verbesserte CRM-Datenqualität können Sie operative Prozesse zuverlässiger steuern. Das Erstellen von Geschäftsberichten und Systemausführungen für Business Analytics und Business Intelligence kann besser gemanagt werden als mit unbrauchbaren, ungenauen oder falschen Daten.

Daten sind dann unbrauchbar, wenn sie beispielsweise veraltet, unvollständig oder mit irrelevanten Informationen gefüttert sind. Gute Daten verfügen dagegen über eine aktuelle, genaue und vollständige Menge an Informationen, die gut analysiert und genutzt werden können. Solche Datensätze können für eine gute Kommunikation mit den Kunden, eine bessere Marketingstrategie und viele andere Dinge ausschlaggebend sein.

Folgende Vorteile erhalten Sie durch eine hohe Datenqualität im CRM-System:

  • mehr Umsatz
  • weniger Einbußen bei der Produktivität
  • bessere Steuerung von Prozessen im Unternehmen
  • genauere Zukunftsprognosen
  • verbesserte Kommunikation mit den Kunden
  • höhere Zufriedenheit bei der Kundschaft
  • mehr Zufriedenheit im Unternehmen
  • übersichtlichere Sammlung der Daten
  • geringere Fehlerquote, z.B. bei der Verschiebung von Daten

Eine gute Datenqualität als neuer Standard

Die Datenqualität ist für alle möglichen Arbeitsschritte bei der Verarbeitung von Daten essenziell, beginnend mit der Datenerhebung über die Qualität der Datenquellen bis zur Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung der Datensätze. Da die Qualität der Daten Einfluss auf so viele Bereiche hat, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Daten entsprechend qualitativ hochwertig und sicher sind. Dadurch können Sie Marketingaktionen zielgruppengerechter auf die Erwartungshaltung der Kunden anpassen. Produkte und Dienstleistungen werden maßgeschneidert abgeliefert.

Damit gute Datenqualität zu einem neuen Standard in Ihrem Unternehmen wird, gibt es gewisse Fehlerquellen, die Sie vermeiden sollten, da sie Ihre Datenqualität reduzieren können. Oft entstehen diese Fehler bei der Eingabe von Daten durch Mitarbeiter. Das gilt vor allem dann, wenn mehrere Abteilungen zugleich am Prozess beteiligt sind und dabei unterschiedliche Vorgehensweisen oder Erwartungen an die Datenanalyse haben. Die Automatisierung Ihrer Systeme und eine gute Absprache können hierbei Abhilfe schaffen und die Fehlerquote deutlich verringern.

Häufig kommt es gerade bei Systemumstellungen oder Zusammenführungen von Daten zu Fehlern, weil hierbei Informationen aus unterschiedlichen Quellen erweitert, ausgetauscht oder kombiniert werden müssen. Achten Sie auf eine geordnete Umstellung, bevor Sie den Prozess beginnen. Ist die CRM-Datenqualität Ihres Unternehmens unzureichend, können hohe Kosten entstehen, beispielsweise durch Duplikate bei Kundenkontakten. Sorgen Sie dagegen für ein aufgeräumtes CRM, tun Sie nicht nur Ihren Mitarbeitern, sondern auch Ihrem Geldbeutel einen Gefallen.

New call-to-action

Wie Sie möglichen Fehlern entgegenwirken

Probleme, die etwa durch eine schlechte CRM-Datenqualität entstehen, sind ärgerlich und müssen nicht sein. Sie führen schlimmstenfalls dazu, dass die Daten nicht mehr oder nur noch unzureichend genutzt werden können und Sie sich eventuell über entstehende Kosten ärgern müssen. Sorgen Sie daher für eine frühzeitige Bereinigung und umgehen Sie mögliche Fehlerquellen.

Die Integration eines CRM-Systems, das zur Quelle Ihrer korrekten Daten wird, ist eine der Maßnahmen, die Sie schon im Vorfeld ergreifen können, um Fehler zu vermeiden. Solche Systeme zu implementieren ist übrigens nicht so aufwendig, wie Sie vielleicht denken. Noch dazu wird die Umstellung einige Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen und Ihre Kunden mit sich bringen. Immerhin wird der Datenaustausch durch die Verwendung eines CRM-Systems automatisiert und dadurch direkt viel weniger anfällig für Fehler.

Durch das Festlegen von Pflichtfeldern in Ihren Eingabemasken stellen Sie sicher, dass Informationen, die Sie für die Datenverarbeitung brauchen, auf jeden Fall vorhanden sein werden. Dies sorgt schon im Vorfeld für Vollständigkeit bei Ihren Datensätzen.

Durch automatische Überprüfungen kann bei der Eingabe sichergestellt werden, dass das richtige Format bzw. die richtige Information im Feld eingetragen wird. Durch ein Drop-down-Menü in Eingabemasken kann eine solche Eingabeauswahl gut eingeschränkt werden.

Kriterien für die CRM-Datenqualität

Neben den oben genannten Faktoren, die wichtig sind für eine gute CRM-Datenqualität, gibt es noch einige andere ausschlaggebende Kriterien, die Sie dringend beachten sollten, um die Erfolgsstrategie Ihres Unternehmens weiter auszubauen. Aber keine Sorge: Diese Kriterien werden selten alle gleichzeitig angewandt. Am besten konzentrieren Sie sich auf die zwei bis drei Punkte, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Anhand Ihres Erfolges können Sie dann nach und nach weitere Punkte hinzufügen oder die bestehenden modifizieren.

Wie kann die CRM-Datenqualität gemessen werden?

Hier sind die elf wichtigsten Kriterien, die Sie beachten sollten, um eine hohe Qualität in Ihren Datenbeständen zu erreichen:

Vollständigkeit: Zur CRM-Datenqualität gehört die Vollständigkeit der Daten. Notwendige Einträge können ausgefüllte Informationsfelder wie Name, Adresse, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sein. Solche Infos müssen Pflichtfelder sein, die zu 100% ausgefüllt werden müssen, damit Kontakte korrekt angeschrieben und eingeordnet werden können.

Eindeutigkeit: Es muss eindeutig bestimmt werden, welche Daten Ihr Unternehmen wirklich benötigt und auf welche Sie verzichten können. Die Eindeutigkeit bestimmt, dass ein Datensatz klar identifizierbar sein muss und Sinn ergibt. Manche Daten werden nämlich nur einmalig gebraucht und müssen daher nicht ewig im Datensatz abgespeichert werden. Zudem sorgen kürzere Formulare mit weniger Pflichtfeldern für mehr Akzeptanz und damit für eine höhere Teilnahme-Wahrscheinlichkeit.

Korrektheit: Die Korrektheit der Daten sagt aus, ob ein Kunde die Daten realistisch ausgefüllt oder falsche Angaben gemacht hat. Es ist wichtig, dass alle Daten mit der Realität übereinstimmen. Durch den automatischen Abgleich verschiedener Daten können Sie möglicherweise Fehler identifizieren.

Aktualität: Durch die Aktualität eines Datenbestandes wird sichergestellt, dass alle ausgefüllten Daten unverändert sind. Es ist wichtig, die Daten immer wieder zu kontrollieren und zu aktualisieren. Sollten sich Daten ändern, aber in Ihrem System veraltet sein, kann es sein, dass Sie Ihre Kontakte nicht mehr erreichen.

Genauigkeit: Die Genauigkeit bestimmt die Exaktheit der Daten. Dabei ist es wichtig, dass ein vorgegebenes Datenformat präzise eingehalten wird. Wurden bei Zahlen aufgerundete Werte gegeben oder genauere mit Zahlen hinter dem Komma? Hierbei ist es wichtig, das vorgegebene Format präzise einzuhalten, denn die Genauigkeit bestimmt, inwieweit die Daten in der geforderten Exaktheit vorliegen. Das korrekte Format können Sie in Formularen durch die Wahl eines geeigneten Feldtyps vorbestimmen (z.B. eine Auswahlmöglichkeiten beim Feld „Anrede“ anstelle eines Freifelds).

Konsistenz: Unternehmen profitieren von einem einheitlichen Datenbestand. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Konsistenz der Daten nicht variiert. Stellen Sie sich die Frage, inwiefern Datensätze voneinander abweichen. Fehlen bestimmte Informationen wie die Postleitzahl eines Kontakts? Für alle Einträge sollte dieselbe Aufzeichnungsdichte gelten.

Redundanzfreiheit: Dass die Daten redundanzfrei sein sollen, bedeutet darauf zu achten, dass Kunden zum Beispiel nicht zweimal gezählt werden. Duplikate müssen aufgelöst werden. Ein Duplikat bedeutet, dass eine Person zweimal in verschiedenen Schreibweisen, zum Beispiel als „Klaus Müller“ und als „Kluas Müller“ (mit Tippfehler) vorhanden ist. Dadurch wird ein Kontakt als zwei Personen gezählt. Natürlich müssen Sie vor dem Zusammenführen prüfen, ob es sich zweifelsfrei um die gleiche Person handelt, beispielsweise weil die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer identisch ist.

Relevanz: Bei der Relevanz der Datenqualität geht es darum, dass der Informationsgehalt den Informationsbedarf erfüllt. Werden Informationen für einen Geschäftsbericht nur für ein bestimmtes Quartal benötigt, sind Belege aus anderen Quartalen überflüssig. Sie würden lediglich das Ergebnis verfälschen.

Einheitlichkeit: Natürlich sollten Ihre Datensätze einheitlich sein und durchgehend gleich präsentiert werden. So bleiben Ihre Daten übersichtlich und gut geordnet.

Zuverlässigkeit: Damit die Qualität der Daten besonders hoch ist, muss die Herkunft der Daten immer seriös und nachvollziehbar sein. Dabei sind besonders die Quellen der Daten wichtig sowie eine gute Recherche. Stammen die Daten aus eigener Quelle oder von fremden Seiten? Wie wurde nachgeforscht und wie sind Sie mit dem Urheberrecht der Quellen umgegangen?

Verständlichkeit: Um sicherzustellen, dass Kundendaten so brauchbar wie möglich sind, muss darauf geachtet werden, dass Datenanfragen und ausgefüllte Datensätze immer gut verständlich für sämtliche Empfänger sind. Lassen Sie dabei keine Interpretationsspielräume zu.

Regelmäßige Prozesse, die für eine hohe Datenqualität wichtig sind

Es gibt drei Prozesse, die Ihr Unternehmen kontinuierlich durchführen sollte, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Das sind:

  • Datenanalyse
  • Datenbereinigung
  • Datenüberwachung

Eine Datenanalyse erkennt Fehler sowie unvollständige und fehlerhafte Punkte in den Datenbanken. Anschließend werden diese fehlerhaften Daten durch eine Fehleranalyse beseitigt. Dabei kommen verschiedene Algorithmen zum Einsatz, die dank des automatisierten CRM-Systems ohne großen Aufwand funktionieren. Bei der Datenüberwachung wird dann regelmäßig die Qualität, Vollständigkeit und Aktualität der Datensätze überprüft.

CRM-Datenqualität: Unser Fazit

Wie Sie diesem Artikel entnehmen konnten, kann die Qualität Ihrer Daten einen großen Unterschied für den Erfolg Ihres Unternehmens bedeuten. Sie haben nicht nur weniger Einbußen durch fehlerhafte oder überflüssige Daten, sondern ermöglichen es Ihren Analytikern, präzisere Prognosen zu entwickeln. Verbessern Sie so Ihre Marketingstrategie. Ihre Mitarbeiter und Kunden werden es Ihnen danken, wenn Sie mithilfe eines integrierten CRM-Systems Prozesse automatisieren. Zudem können Fehler vermieden und schnellere sowie bessere Ergebnisse erzielt werden.

Mit unseren genannten Tipps können Sie Ihren Umgang mit Daten verbessern und eine hohe CRM-Datenqualität erreichen. Plattformen wie HubSpot helfen Ihnen dabei, diese qualitativ hochwertigen Datensätze in eine perfekte Übersicht zu bringen, die Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit aufrufen können.

Die Datenqualität zu überwachen und regelmäßig zu bereinigen ist sehr wichtig. Wir hoffen, dass wir Ihnen viele wertvolle Tipps geben konnten, um dies zu gewährleisten. Haben Sie noch weitere Fragen oder Anliegen zum Thema CRM-Datenqualität? Dann wenden Sie sich gerne an unser kompetentes Team aus CRM-Experten. Wir können Ihnen jederzeit weiterhelfen und Ihnen gewinnbringende Informationen liefern.

New call-to-action