Herausforderungen und Lösungsansätze im Change Management

Die Digitalisierung fordert von Unternehmen einen stetigen Wandel, um mit neuesten Entwicklungen Schritt zu halten. Folglich befinden sich die meisten Unternehmen permanent in mindestens einer geschäftlichen Transformation. Diese Veränderungsprozesse werden auch als Change Management bezeichnet. Unternehmen stellen häufig eigene Teams zusammen, um diesen Prozess zu begleiten und zu überwachen. Doch Change Management ist herausfordernd – unerwartete Hindernisse oder schlecht geplante Prozesse können dafür sorgen, dass erwartete Erfolge ausbleiben. Um diesen Schwierigkeiten entgegenzuwirken, möchten wir in diesem Artikel häufige Herausforderungen im Change Management genauer vorstellen und Ihnen Lösungswege zum Überwinden dieser Hindernisse an die Hand

1. Bereitschaft und Einbindung der
Mitarbeitenden

Die größten Herausforderungen im Change Management liegen häufig in der richtigen Vorbereitung des Change Management-Plans. Das fängt bereits bei der Einbeziehung der Mitarbeitenden an. Als treibende Kraft im Projekt sollten Sie Ihr gesamtes Unternehmen auf den Veränderungsprozess vorbereiten. Sprechen Sie offen über Ihre Pläne und stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Ihre Ziele und Wünsche für das Unternehmen vor. Gehen Sie dabei auf Fragen und Sorgen ein und erklären Sie genau, welche Veränderungen das Change Management-Projekt für die einzelnen Abteilungen bedeutet. Sie sollten damit rechnen, dass geplante Veränderungen größere Auswirkungen haben als zunächst vermutet.

Um eine Akzeptanz für die geplanten Anpassungen im gesamten Unternehmen sicherzustellen, empfehlen wir, ein Change Readiness Assessment durchzuführen. Dadurch werden Sie in der Lage sein, festzustellen, inwieweit Ihr Unternehmen tatsächlich für die geplante technologische Initiative bereit ist. Dabei sollten Faktoren wie Wissen um die Notwendigkeit der Veränderungen, Aufgeschlossenheit und Kapazitätsfragen berücksichtigt werden. Sehen Sie sich zur Vorbereitung Ihres Change Management-Plans ebenfalls die Ergebnisse früherer Veränderungsprojekte an. Ihre Mitarbeitenden sollten Ihre Ziele nachvollziehen können und bereit sein für eine technologische Umstellung in Bezug auf Wissen, Fähigkeiten, Richtlinien, usw. Dabei können auch Schulungen helfen. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihren Mitarbeitenden ein Bewusstsein für die Wichtigkeit der Veränderung schaffen. So können sie die Bereitschaft der einzelnen Mitarbeitergruppen sicherstellen.

2. Die richtige Kommunikation

Kommunikation ist für erfolgreiches Change Management ausschlaggebend, wird aber häufig unterschätzt. Dabei ist es besonders für die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden von großer Wichtigkeit, alle Involvierten im Unternehmen über die Veränderungspläne zu informieren. Fehlende Kommunikation kann eine Change Management-Strategie vollständig ins Wanken bringen. Mitarbeitende sollten nicht übergangen oder mit neuen Technologien überrascht werden.

Sorgen Sie als Verantwortlicher außerdem dafür, dass das Change Management-Team oder die Projektleiter einen Kommunikationsplan entwerfen. Dieser soll die Zugänglichkeit der betroffenen Mitarbeitetenden zum Projekt fördern und sie über alle Veränderungen so genau wie möglich aufklären. Beim Erstellen des Kommunikationsplans sollte bedacht werden, dass jede Abteilung und die darin enthaltenen Plätze ganz unterschiedliche Bedürfnisse und Botschaften haben können.

• Die richtige Kommunikation kann auf unterschiedliche Weise durchgeführt werden:
• Regelmäßige Meetings mit allen Beteiligten innerhalb des Unternehmens, um anstehende Änderungen anzusprechen, Feedback einzuholen und die Veränderungen möglichst effizient zu planen.
• Informative E-Mails, um Mitarbeiter über anstehende und geplante Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
• Ein dokumentierter Änderungsplan mit wichtigen Informationen über die anstehenden Veränderungen, der an alle Beteiligten verteilt wird.
  
  

3. Der korrekte Umgang mit Widerstand

Gehen Sie davon aus, dass es beim Change Management zu Widerständen durch einzelne Mitarbeiter kommt. Nicht alle Mitarbeiter stehen Veränderungen grundsätzlich aufgeschlossen gegenüber. Auf Uneinigkeiten in der Entscheidung zur Veränderung sollten Sie allerdings aktiv reagieren, um den Erfolg Ihres Projekts nicht zu gefährden. Ihre Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl bekommen, nicht angehört zu werden. Geben Sie allen die Möglichkeit, Feedback zu geben und Unsicherheiten bezüglich des bevorstehenden Projekts entsprechend zu kommunizieren.

Wir empfehlen das Erstellen eines umfassenden Plans, der mögliche Reibungspunkte aufzeigt und Lösungen bereithält, wie während des Veränderungsprozesses mit diesen umgegangen werden kann. Auch hier sollten Sie sich die Frage stellen, wie die Führungskräfte zur Problemlösung beitragen können. Prüfen Sie während des laufenden Projekts immer wieder, welche Vorgehen gut funktionieren, welche Probleme angegangen werden müssen und welche Schritte erforderlich sind, um sie zu lösen. Das zeigt Ihren Mitarbeitern, dass sie nicht übergangen werden und ihre Ideen und Meinungen in den Veränderungsprozess mit einfließen und berücksichtigt werden.

4. Trainingsqualität

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass das Unternehmen gründlich auf die bevorstehende Umstellung vorbereitet wird. Dabei sollten Sie Schulungen anbieten, die nicht nur darauf ausgelegt sind, die Funktionen einer digitalen Lösung zu vermitteln, sondern außerdem die für das Unternehmen entstehenden Vorteile thematisieren. Zur erfolgreichen Implementierung sollten sämtliche Mitarbeiter einbezogen werden, um aktiv am Veränderungsprozess teilzunehmen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie Sie ihnen am besten helfen können und unterstützen Sie auch unterschiedliche Lernpräferenzen. Gemeinsam können die Projektteams an passenden Schulungsanforderungen arbeiten. Die Schulungen sollten auf den aktuellen Fähigkeiten der Gruppe, ihrem Wissen über die neue Lösung und dem für die erfolgreiche Umsetzung der Änderung erforderlichen Wissen basieren.

5. Einbindung der Führungsebene

Es ist wichtig, dass das gesamte Unternehmen ausreichend informiert ist, damit Change Management funktioniert: Das gilt nicht nur für die betroffenen Mitarbeiter. Gerade bei technologischen Veränderungen kommt Führungskräften eine entscheidende Rolle zu. Das zuständige IT-Team sollte stets die Zustimmung der oberen Führungsebene einholen, bevor ein Projekt begonnen wird. Experten sprechen bei der Unterstützung durch das obere Management sogar vom wichtigsten Erfolgsfaktor für Change Management-Projekte.

Bestenfalls sollte die Führungsebene an dem gesamten Prozess aktiv mitwirken und direkt mit den Mitarbeitern kommunizieren. Dies kann die Bereitschaft für Veränderungen erheblich fördern, da die Mitarbeiter sehen, dass auch die Führungsebene vollkommen hinter dem Projekt steht.

6. Kontinuierliche Optimierung der Change Management-Strategie

Vergessen Sie nicht, Ihren laufenden Change Management-Prozess immer wieder zu überprüfen und nach Bedarf zu optimieren. Überprüfen Sie regelmäßig die Veränderungsstrategie Ihres Unternehmens. Sammeln, überarbeiten und analysieren Sie wichtige Daten, um festzustellen, ob Ihre Strategie funktioniert. Sollte Ihr Veränderungsplan bereits Erfolge zeigen, vergessen Sie nicht, dass es wichtig ist, auch zukünftig flexibel zu bleiben. Beachten Sie Ihre Ergebnisse auch bezüglich künftig anstehender Projekte. So werden Sie nach und nach Ihre Change Management-Strategien verbessern. Bei der regelmäßigen Überprüfung Ihrer Change Management-Strategie sollten vor allem die folgenden Punkte beachtet werden:

• Dauer des Veränderungsprozesses
• Möglicherweise aufgetretene Störungen im regelmäßigen Betrieb
• Etwaige Zwischenfälle
• Größe des Widerstands gegenüber dem Prozess und Möglichkeiten, diese in Zukunft zu verringern

Nachhaltige Veränderung durch Change Management: Unser Fazit

Erfolgreiches Change Management ist zwar herausfordernd, aber definitiv nicht unmöglich. Meistern Sie Hindernisse und Schwierigkeiten, indem Sie diese nicht unterschätzen und ihnen schon vor der Umsetzung Ihres Projekts entgegenwirken. Sorgen Sie dafür, dass Sie über einen gut ausgeklügelten Projektplan verfügen. Kommunizieren Sie Ihre Ziele offen und beziehen Sie alle Mitarbeitenden individuell in das Projekt ein. So sichern Sie sich nicht nur den Rückhalt der Belegschaft und der Führungsebene, sondern profitieren außerdem von hilfreichen Ideen und Ansätzen für das bevorstehende Change Management-Projekt.

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Headerbild: Unsplash / Javier Allegue Barros